在2006年之前，文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2006年国家档案局在颁布的8号令中对保管期限划分作了改革。文书档案的定期保管期限采购国际通行的做法，实行标时划分。
档案的定期保管期限实行标时划分，主要是为了方便保管期限到期档案的鉴定销毁工作。以往短期保管档案（15年以下），一般要等到了15年以后才对其展开鉴定销毁工作；长期保管档案（16年-50年），一般要等到了50年以后才对其开展鉴定销毁工作。标时划分减少了模糊，明确了鉴定销毁的时间点。
保管期限划分的改革也使档案进馆的时间更为明确。2011年国家档案局公布的《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（令第9号）第七条规定“省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）档案”。
如果细心一点就会从8号令和10号令的规定中发现归档的文件材料是'一般的'，还是'重要的'是确定文件材料保管期限的重要依据。这就出现了如何看待'一般的'和'重要的”问题。'重要'与'一般'其实难以把握，为什么不说清楚一点，是什么就是什么。其实，使用'重要'与'一般'有其必然性和必要性。首先，全国一张表，无法尽详。其次，对个别事由、问题及其产生的文件材料的重要性描述只能是相对抽象的，只能使用'一般的''重要的'这样的模糊语言。模糊语言是公文语言中不确指的词语。例如∶各单位、条件具备的单位、适当的时机、适当的方式、基本上等等。■ 从文件形成者看，本机关比外机关重要；以机关名义发文比以内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；高层机关比基层机关形成的重要。
■ 从文件内容看，反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；反映本机关基本情况的比反映一般情况的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。
我们从这里可以看到一个基本事实∶重要的文件是反映具有'个性'的职能工作的文件；一般的文件是反映'共性'的工作情况的文件。同时，我们要明确，并非上级发的文件就一定重要，并非作者地位高就一定重要。关键是看是否与本单位职能有关系。划分保管期限确实是一项有难度的工作。我们还是采取'排除法'的'战略'，把 8号令、10 号令中比较明确的规定拎出来∶年度以上或专项活动的计划、总结、统计材料的保管期限为永久。这类材料是将来撰写年鉴、大事记、组织沿革等历史文献的主要参考材料。办会、办文中协办单位保存的文件材料的保管期限都不定为永久。在联合发文中由主办机关归原始的正本（实际上主要是联合签发的发文稿纸），其他协办单位只保存副本、复制件；主办单位将联合发文的保管期限定为永久，协办单位则将文件的保管期限定为 30年或10 年。会议未通过的文件不归永久保管。同级或不相隶属的单位发来的文件的保管期限均为 10 年。下级单位发来的文件的保管期限都不会定为永久。余下的文件材料的保管期限的划分需要根据文件材料的内容和针对的情况具体分析确定∶接待上级检查、视察的文件材料看级别。请示、批复、批示看针对问题的重要性。多数的请示、批复、批示都是重要的，一般都要划为永久保管期限。行政管理、执法、调研、纪检的文件材料看针对问题的重要性。财产、资产、财务管理，合同、协议看管理对象、约定内容的重要性、时效性。我们从上述内容可以了解到确定档案的归档范围和保管期限具有很强的灵活性。有的档案学者甚至说'鉴定永远不可能完全达到档案的真实价值'。现实情况确实如此。在我们难以准确把握的时候，对归档范围可以采取'不妨适当多留一些'的方针，'高抬贵手''给条生路'。确定档案的归档范围和保管期限的基本方法是∶本单位发文一般都要归档，而且多数要定为永久保管期限，而外来文的归档则可根据单位大小、归档量、查阅利用手段等实际情况相机而定。单位小、文件量少，到上级机关查档又不方便，不妨多留点材料，一般性的外来文也可以定为 10 年保管期限或者作为资料保存备查。
同时，可以实施鉴定工作的'宽严政策'；'自产'从宽，外来从严；保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严。在可归可不归以及上下两种保管期限之间把握不准的时候，可以采取'适当从宽'和'就长不就短'的办法，可归永久不归30年，可归30年不归10年。毕竟'书到用时方恨少'。
