教学管理菜鸟成长记18-规范录入工作表数据1
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关键词：EXCEL2016；保护单元格区域；数据有效性；操作难度***
话说昨天孙大圣介绍小菜去找净坛使者，这不一大早小菜就拎着平谷桃和广西横县茉莉花茶直奔高家庄而来。
“四师弟，你太客气了，来就来吧还带这些个东西，你二师兄这别的没有，就是吃的多，以后带好嘴来就行了。”八戒正抱着88寸大电视看昨天晚上世界杯的进球集锦呢。
“二师兄，应该的。大师兄说您在Excle上有专长，我的工作中经常要遇到的也是数据的分析处理，这不一大早就向您请教来了！”
“好说好说，其实我也就是在取经小分队里总是被猴哥支使来支使去，干些费时费力的活，你要想把活干好就得研究琢磨啊，时间一长我就总结出一些小窍门以后，闲下来干什么啊？就吃猴哥翻跟斗云到国外代购回来哪些水果零食什么的，时间一长，糖分摄入太多，就成了现在的模样，别人还以为我好吃懒作，哎……说多了都是累啊！”
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“二师兄您太有毅力了，前些天晚上我看了会世界杯的比赛，墨西哥的反击打得那叫一个犀利，把德国队弄得一点脾气都没有。是不是就像您所说的不管干什么都得研究琢磨？”
“四师弟你说得很对，不过切记还要打好基础，你看墨西哥的反击打得好，关键还是人的技术基础好啊，你看那球停的、带的，这要是中国队来，能直接从对方禁区停到本方禁区，直接助攻……”
“听说你修炼过独孤九剑，但基础还需要进一步修炼的。闲话少说，今天你二师兄以教学任务书表为例给你讲讲工作表中怎么规范地录入数据。”
我们可以将Excel工作表看作是一个数据库，首行就是定义的字段，记住每列要记载的内容应该是有区别的，比如像下面的工作表就是有问题的，把同类型字段分成了不同的列来记载。
图18-1：不规范字段设置示意图
规范的工作表应该是长这样的，每行数据记载的是一个事项：
图18-2：规范字段设置示意图
下面问题来了，小菜，你们教务处下发到各系部的任务书应该是长这样的：
图18-3：下发系部任务书示意图
系部填写后再返回教务处汇总，你是不是有这样的烦恼？各系部填写的数据各式各样，比如工号漏填一位，教授职称会有正高、教授多种表达，更有甚者会把不应该修改的数据动了，难道咱们拿到这些数据还要再核对一遍？
NONONO！让二师兄给你露小手。
18.1数据有效性-限定录入数据长度
首先我们限定A列只能录入5位的工号，看看怎么简单操作就可以实现这个功能。
步骤1：允许文本长度设置。
选中A列，数据—数据验证—数据有效性，在“允许”处选择“文本长度”，“数据”处选择“等于”，在“长度”处录入5。
图18-4：允许文本长度操作示意图
步骤2：设置输入信息和出错警告。
点击“输入信息”标签，设置标题和输入信息。
图18-5：输入信息示意图
出错警告的设置类似，可以选择出错以后的操作，本例选择“停止”。
图18-6：出错警告示意图
好了，确定以后，我们再录入数据，每个单元格是不是有提示？而且如果不按规范录入，软件会停止操作，刚才录入的错误信息会弹出。
图18-7：输入信息和出错警告结果示意图
来个会动的图
这个小小的操作是不是很有用？更好玩的还有呢！
18.2数据有效性-限定录入数据内容
有的时候，我们明确知道某字段下数据是已经是有明确选项的单选题，那我们也可以借助数据有效性来实现数据的规范录入。
步骤1：选中C列，数据—数据验证—数据有效性—序列，在来源处按需要录入信息，注意各信息间用英文的逗号“,”进行分割；
图18-8：序列设置示意图
步骤2：在“出错警告”标签下录入错误信息提示；确定后即可。
图18-9：出错警告操作示意图
实践中只能选择指定序列进行录入，如果错误录入会有提示
图18-10：数据有效性序列设置结果示意图
图18-11：录入序列错误提示示意图
再来个会动的图
“二师兄，您这个小招式太管用的，但是您还没有告诉我怎么防止其他单元格数据被修改啊？”
“四师弟，别着急，到中午了，咱哥俩先好好喝杯茶，让你嫂子下厨好好操办一桌宴席，咱们喝两瓶啤酒凉快凉快……”
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