PPT威力最大的功能,新人1天练成老司机
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PPT水太深,不像Excel和Word,掌握了功能就能按操作流程实现想要的结果。
而PPT,不同的人使用相同的功能,会设计出截然不同的幻灯片。除了换脑,还有什么方法拯救那巨丑无比的幻灯片?
其实PPT虽然水深,却也并非没有套路。如果想“速成”,我首先推荐玩转SmartArt功能。被PPT“折磨”的这些年里,仔细想来,这个功能帮了我很大忙,节约了不少时间。好处如下:
1、快速厘清内容逻辑,并且在没有设计功底的前提下,尽可能地做好可视化表达;
2、大大提高了排版效率,无论是文字还是图片都可以一键排版;
3、即使是不熟悉PPT功能的人,也能利用SmartArt快速设计图形。
1、内容可视化表达
在Word中可以洋洋洒洒写上数千字,但PPT却是文字越少越好,而且尽量可视化。
而可视化的本质,其实是以图形的方式,呈现出内容之间的逻辑关系。
SmartArt就是为表达逻辑而量身定制作的功能。在【选择SmartArt图形】窗口,不难发现图形的分类名不仅能体现图表用法,还体现了逻辑关系。
例如【列表】,顾名思义就是让内容以列表的形式呈现,而列表通常是并列关系的内容。
同样的道理,如果你的幻灯片内容表达的是一件事的完成流程,那么最好选择【流程】类型的图。
如果你理解到SmartArt图的逻辑表达,就能领会到它的威力。简单的几个图形,帮助你逻辑清晰又兼具美观地表达出复杂的内容。
例如想表达在某一件事情上的投入,直接使用【关系】类型中的【漏斗】图。
想表达某一件事情的流程,并且列出每个流程的要点,选择【流程】图中的【交替流】。领导都忍不住夸我条理清晰。
想表达事件的闭环逻辑,选择【流程】中的【连续循环】,我可真是设计小天才。
会选择SmartArt图的类型,就能发挥这个功能的最大威力了吗?错,下面是我根据这些年的使用心得,整理出来的套路:
第1步:先分析、整理一下要表达的内容。
这段密密麻麻的文字看到就眼睛痛,如果看PPT的人跟你有仇,那倒是可以直接放到PPT上。
梳理一下文字的逻辑关系,秘诀是将核心内容以关键词的形式提取出来。注意,不一定要原模原样使用原文中的关键词,可以适当地归纳总结一下。
第2步:分析内容的关系。
整理出来的内容是流程关系,并且是一个向上的流程。因为每一个阶段都在向专业理财迈进。
第3步:选择图形
到了这一步,如果你只想做到及格,那么选择一个表达流程的图形就行,注意方向不要错就可以。
如果你想做得更完美,就需要选择一个能表达向上流程的图形,即使没有现成的图形种类,也要选一个相近的,方便变形。
这个图形我选择的是【步骤下移流程】图,然后通过改变图型的方向实现了理想效果。
2、排版文字
在理解了SmartArt图的逻辑表达功能后,你就能明确你的文字需要选择什么图形。此时为了提高效率可以使用【转换SmartArt】功能,实现文字一键排版。
选中文本框中整理好的文字,右击鼠标,选择需要用的图形类型。
3、快速设计图形
之前在网上看到某老爷爷用Excel画画,也有很多大神用PPT画出可媲美PS的作品。然而对于我等普通人,还达不到这种高度。
但借助SmartArt图,画点稍微复杂的,能合理表达信息的图形还是可以实现的。思路就两步:
第一步:选择一个无限接近于你脑海中理想图形的图
因为很多情况下,我们需要的图可能并没有现成的,就像我在前面制作向上的流程图那样,只能选择一个比较接近理想图形的种类。
第二步:绞尽脑汁用各种手段改图
在【SmartArt工具-设计】选项卡下添加形状、改变形状的布局……
在【SmartArt工具-格式】选项卡下改变图形的形状。例如矩形太普通,变成水滴形。
第三步:可以将SmartArt图变成普通图形
变形成功后,可以【转换为形状】,此时图形不再具有SmartArt图编辑功能,但可以作为独立的图形存在。
好处是让编辑更灵活,也能让讨厌的“文本”二字消失。还可以去骗骗别人,说这是你凭本事,徒手画出来的图。