审批超时罚钱也没毛用，咋办？围观大家热议和机制设计8大原则
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既然没毛用，那就说明有问题！
前两天，流程管理实践微信群有网友提到一个有关流程审批效率提升的问题，我觉得很有价值，所以做了一个简单整理，分享给大家。
Q先生：
各位老师，下午好！
请教一个问题，我们公司遇到的困难是，流程每个节点审批时间很长。
虽然公司有相关制度，规定如果在某个审批节点上停留超过24小时，就扣该节点上的审批人100块钱，但是效果不佳，很多领导还是超过24小时后才审批。
为什么超过24小时呢？领导说他很忙没时间，而且越是高层就越忙，审批得就越久。领导审批慢，导致整个审批流程都好慢，即使只有6个审批节点的流程，都可以拖到一个月之后才审批完。
不知各位老师有什么更好的方法吗？
路人甲1号：
领导不差钱，嘿嘿......
路人甲2号：
100块钱对领导不起作用。
不怕事大者：
100块钱罚了吗？
被罚后，领导有啥看法？
是觉得无所谓，还是抱怨不合理？
Q先生回复：被罚后无所谓。
建议者1号的思考：
1. 我们是按照部门排名，月度公告。
2. 低效TOP部门领导罚1000元，其上级领导罚2000元。
3. 基于管理成本考虑，我认为OA审批流不像一些业务流程，不能把时效标准做的太细太个性化，所以一刀切直接规定24小时一般也是合理的。
4. 例外情况也需要预留应对措施，比如我们设置了暂存功能。审批人如果一时无法完成审批意见，需在24小时内说明暂存的原因，然后在48小时内完成审批。
5. 其实，我觉得要反思审批效率考核的初衷是什么，是为了揪出低效分子（执行意识或审批量问题），还是为了揪出低效流程（设计合理性问题），后续的改善策略更重要。
建议者2号的思考：
1. 奖比罚好使
特别不建议你们做罚项，这样触发别人的抵触心理，最后就是破罐子破摔了。
另外，你奖励的话，可以不是物质上的，而是精神上的，比如流程调整之类的工作可以优先支持审批高效的部门。
从报告的角度来讲，通过这个机制有多少部门提高了效率呢？做一个对比图标，也是很有面子的。
但是罚的话，比如做一个图表描述多少领导没按时完成，得罪人不说，我要是大老板看到这个图表，我一定会问流程部门：“这么多人都不合格，你们流程部门是干吗的？你们的作用是什么？”
2. 一刀切24小时是否合理
你可能没体验过打开OA就有50-100条待处理流程的感觉，所以你就很难理解领导。紧急与非紧急是否需要区分呢？比如，是否高层领导宽限到48小时，中层24小时，基层12小时？
建议者3号的思考：
1. 移动审批；
2. 审批效率排名，纳入考核中；
3. 区分流程紧急度；
建议者4号的思考：
1. 设置秘书预审或待审，分类分层。
建议者5号的思考：
1. 按紧急度分类
我们公司目前的做法是给领导开通手机端审批权限，流程分正常、重要、紧急3个审批时效标准，由申请人直接根据业务紧急程度来定。
流程到达该节点和超过审批时效时，系统会自动短信提醒。也不用担心申请人都选择紧急的问题，因为大多数流程后面是要到他们上级领导的，如果他把不紧急的事情设置成紧急给他们审批，次数多了肯定就会被上级质问，每次搞得那么紧急，到底是真的有那么急，还是申请人把事情拖延得很紧急。
2. 定期通报
每周可以从OA系统导出数据，对每个部门领导的审批数量及审批时效做分级及排名，然后邮件汇报给各部门总监及总经理，让各部门都清楚自己部门是怎么样的一个效率。
金国华老师简评：
首先，审批类流程绩效是要管理的。
同时，我认为审批流程绩效管理机制设计的确需要考虑几个原则：
1. 有时候，一刀切是必要的；
2. 渐进策略，比如设置半年提效指标；
3. 能通报不考核，即使需要考核或罚款等高压手段，也建议是中短期行为；
4. 高效办公文化塑造需要水滴石穿地坚持，十年如一次定期通报；
5. 勿忘初心，惩罚不是目的，批评个人不是目的，所以建议通报部门整体时效而非个人时效（高层除外），但部门领导可以在后台看到本部门个人绩效数据，便于部门内部做要求；
6. 分层管理。高层横向比较即可，比如24小时完成比例，48小时完成比例等，中基层则可以定义标准时效并开发自动提醒功能；
7. 监控是手段不是目的，所以要把更多精力放在赋能上，与业务部门一起持续简化流程；
8. 保留申诉通道，个别流程可以不纳入监控范围，但必须经规定批准。
做任何事情，不要忘了初心，也不要丢掉同理心，而且要共进退！
说明：感谢林柯、郑小岛、梁良、徐晓珍、薛文、邓志敏、孙太荣、王燕燕、王睦成、林泽鸿、张婷、李海鹏、杨远、李家影参与本议题的讨论并贡献智慧。
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