每日一题:Excel分类汇总,记住:先排序!

感觉心累的问题

经常看到有的朋友在表格里操作:几行插入一个空行,加上汇总,再几行插入一行,加上汇总,然后他感觉很麻烦,很累,于是在答疑群里咨询:有没有什么简便的方法,很快就能做出来?

我看到这样的问题,我也是感觉很累,心累,为什么不抽出一点点的时间,学习一下Excel呢?这个问题,在Excel中有现成的功能,叫:分类汇总,完成所有的操作,正常不会超过30秒,下面我们就学习一下分类汇总。

首先我们要记住一句话:分类汇总要先排序!

分类汇总

如下图,是原始数据,我们想要按科目名称来做一个小计:也就是每个科目名称下边插入一个空行,然后把借方金额汇总到小计里。

1、首先,我们要做一个排序,CTRL A选择所有数据,打开数据菜单,点击排序,会弹出一个窗口,然后按下图设置,点击:确定。

2、现在看看数据,所有相同的科目,都排列到一起了,看到这里,应该就明白,为什么分类汇总要先排序了吧!
3、按CTRL A选择所有数据,打开数据菜单,点击分类汇总按钮,弹出如下窗口,有一些默认值,先不用管。
4、然后选择分类字段为:科目名称;选择汇总方式:求和;待定汇总项:借方,如下图。
5、现在,点击按钮:确定,回到原始数据中,看看,分类汇总做出来了。

复制与粘贴

分类汇总后,我们经常需要把汇总的数据,复制粘贴出来。

1、点击左上角的数据2,会把数据折叠起来,只保留汇总数据,如下图:

2、直接选择所有数据,复制粘贴,你会发现,会把所有的数据都复制粘贴过来;

正确的操作步骤是:在上图状态下,选择所有数据,然后按F5键,选择定位条件。

3、然后在弹出窗口中选择:可见单元格,也就是不选择隐藏单元格。

4、点击确定后,然后按CTRL C,复制,你发现出现很多虚框,这就代表了只选择了可以看到的单元格,隐藏单元格过滤掉了。

5、现在新建一张表格,按CTRL V,粘贴,汇总数据就复制粘贴出来了。

更多操作,请看视频课程!

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