613.Outlook技巧： 如果利用Outlook高效管理邮件？

Outlook技巧：

如果利用Outlook高效管理邮件？

Outlook中的信件猛增，如何让邮箱更好的管理，更容易被查询？分享自己的几个Outlook经验和方法，介绍给大家..

1.开启“对话”功能：

在Outlook2010开始，微软增加了海量邮件管理的功能，就是对话功能，位置如下图：

强烈大家打上勾，这样邮件的发送和回复就很清楚，在业务上进行跟踪就很方便，在MailList的显示中，如下图：

单击或双击三角箭头，就会展开邮件的发送和回复功能，简单的讲，就是方便知道某一个邮件和另外的邮件“有染”。

2.制定分类规则

例如将Peopleready和Speed的文件夹邮件自动放入对应的文件夹，效果如下：

方法也很简单：首先建两个文件夹

然后建立规则：

对应发件人的地址，放入对应文件夹即可。

需要知道的是：Outlook的规则分为两类，一种为服务器规则，即规则订好后，会自动同步到服务器上面，就算系统崩溃重新安装配置Outlook，文件分类和规则依然存在。还有一种为客户端规则，也就是说一旦重装，这类规则需要自己重新创建。

比如上图中的，我设定了一个只要抄送给我的邮件都是蓝色标记。

三个规则同时生效，就会产生下图的效果：

还需要知道的是：规则只在创建后生效，也就是说之前的已经从peopleready和Speed发来过的邮件是不会分类到文件夹中，只有创建规则后，发来的邮件系统才会归类。

那我就是想看所有的peopleready或Speed的邮件怎么办？那就是看第三招

3.创建搜索文件夹

先给大家看效果：

创建了一个叫peopleready的搜索文件夹，一点，右侧就是全部的peopleready邮件，保证是最全的。当然这个功能需要计算机够快，如果邮件很多，搜索可能会比较慢。

当然你活用设置很多搜索文件夹，比如我创建了一个我的头的搜索文件夹Marco OU，他发我的邮件就全部在里面。

比如创建一个每周一技的文件夹，当然条件就是邮件主题包含“每周一技”四个字。

简单的理解搜索文件夹就是创建一个临时索引，实现动态邮件归类，个人感觉比规则好，也推荐大家。

搜索文件夹创建方法如下：

以上三个方法，可以有效管理邮箱列表和内容…

4.邮件列表颜色标记功能

前些日子，有同事问我，如何一看邮件列表就知道那封信是谁寄来的，其实就是所谓的颜色标记功能，比如我的头Marco OU发来的邮件就是红色，如何设置的呢？很多同事都在规则里面去找，其实不是。

先给大家看一下效果：

看Maillist…都是红色的。怎么实现..告诉大家：

利用邮件的视图设置功能，步骤如下：

下图点击“条件格式”

添加一个Marco的条件..点击“条件进入”：

设置好你的条件。是不是很简单。。

灵活使用视图设置功能会提高你邮件的管理效率。如果你条件弄乱了怎么办？没事，重置一下就好，不会破坏邮件内容。