采购审计那些棘手事儿
来源：内审网
经常会有同行小伙伴一起交流探讨采购审计相关话题，从采购计划到采购付款，从采购到货验收到供应商管理，而尤其让我印象深刻的，不少审计伙伴，似乎对采购价格高低的评判颇为棘手。
到底该如何确定公司物资采购价格高低与否呢？
我一般会直截了当的建议：审计人员亲自组织独立询比价。因为，经验和教训反复告诉我们，一个单纯的采购流程性审计，往往得不到管理层应有的重视，一些不痛不痒的签字、审批优化建议，往往让被审计部门（单位）心生鄙夷。
没有调查就没有发言权，如果你不打算仅仅对采购流程提建议，而想完成一份有血有肉有灵魂的采购审计报告，那么，我会强烈建议你，转换身份，把自己当成一个真正的采购人员，言谈举止、方方面面都要表现出你的采购身份。
在此之前，你需要进行充分的准备，采购知识、采购技能。在此分享一篇采购询比价方面的实战总结文章，以供参考。
一、询价比价与议价的重要性
很多企业，特别是生产制造型企业的物资材料成本很高，除主要的生产原料外还有辅助性的大宗物资原料和制造设备用的各类零备配件，有机械的、电器的种类繁多，采购数量多价值高，像我们公司要生产产值5个亿的产品，除主要的生产原料外，其辅助性化工原料，包装材料等大宗物资和零配件年采购量要达1个多亿的采购量。
若能降低2%的物资材料成本，就可获利200多万元，所以，物资材料成本的变化直接影响经济效益，成本的下降比增加销售收入更有效于提高企业的经济效益，在这市场竞争激烈，市场供需价格频变的形势下，掌握好企业物资材料的采购价格至关重要，而充分利用询价比价议价的技能，做好询价比价与议价工作则是一个采购员的基础工作，也是企业控制好物资材料价格的核心。
二、影响询价比价议价的因素分析
（1）没有充分地做好供应商的调查。
供应商的选择是控制物资采购价格的首要环节，要做好供应商的选择，首选要做大量的市场调查，这种工作是很烦琐的，现在市场上五花八门，你若随便找几个供应商问问是很简单的，你若要精心去研究分析，寻找合适的供应商并非易事，有时你会越问越烦，要从网络，电视，广告等信息中去筛选出你合适的供应商。
不仅要有规范的供应商选择制度，还需要你认真的工作态度和工作技巧。
（2）询价比价议价缺乏技巧。
询价比价与议价是控制好物资采购价格工作的核心，他需要采购人员掌握一定的业务枝巧，采购人员的基本技能是影响采购物资价格的主要因素。
（3）采购人员的本身素质问题。
采购人员的素质是控制物资采购价格确保各种采购技能实施的首要条件。采购人员心存私心，哪怕有很高的技能也不可能为企业获取低廉的价格，他只会给自己谋取私利。
三、询价比价与议价在企业中的实践与应用
为消除询价比价议价在物资采购中的影响，控制物资采购价格，降低生产成本，取得更好的效益，我们将一些应用与实践经验总结如下：
（一）做好询价对象即“供应商的选择”工作
1. 广泛开展供应商的调查。在接到物资需求请购单时，首先要对所采购的物资市场供应情况进行了解，从电视广告、网络信息以及平时收集的信息上获取所采购物资的市场供应情况。
了解产品的市场价格，往往是通过生产厂家及代理商对产品自身的介绍，可以分析出产品本身的品质要求，可选择个别供应商进行试探性的咨询，从而进一步地认识该产品在市场上的价格及其衡量质量的主要指标或方法。选择供应商时不宜过多，但是在调查了解是越广泛越好，选择的余地越大。
2. 主要供应商与次要供应商。从调查获取的信息中，根据价格、质量、信誉综合评估出首选的供应商和替补供应商，对企业的主要生产物资及部件必须要有二至三家的供应商，决不能单靠一家，一定要有替补的，采购员永远要做到手中有牌，不受供应商牵制。
3. 直接生产厂家与总代理、经销商。供应商的首先是直接生产厂家，其次是总代理，再次是经销商。对请购的物资首先要找到生产厂家，对于厂家设立代理商经销的他会告诉你片区经销商的联系方式。
有的企业是以先入为主的，经销商有档案报过价的，生产厂家就不报价，因此，最好是先找生产厂家，更要注意哪些自称的总代理，一定要经过生产厂家证实的才能确认其是否是真正的总代理，光靠一个证书说明不了真假。尽可能地与厂家直接采购，除非有时因时间或运输问题。
经销商开始会用低价套你，一旦做上手了，有的厂方就不会直接给你报价，你也碍于面子，不好意思向厂家直接询价，到这种时候，供应商就会抬价。
确实不方便向厂家直接进货的可以向地区总代理，只有哪些零星低值易耗品材料向经销商采购。
我们从市级地区总代理购得的轴承比当地县城的要低20%，因为县城进货的与我们是同一代理商，经他转手又要重新开票产生费用和加上适当的利润，还要投入人力精力联系发货提货等等，因此，价格自然会上升。
所以说，供应商的选择是询价比价的前提工作。
（二）询价技巧的应用
1. 电话询价的技巧。电话询价，也可以说是电话咨询，是最简便最能快速了解物品价格信息的途径，但是你作为一个采购员来说也不能乱用；乱打电话，会对你下一步的工作带来不利，所以说，打电话之前必须要考虑好，你电话询价的目的，要讲究策略，电话询价主要有三种情况：
一种是你对请购物资规格分类质量要求等性能确实不懂，主要是通过询价来了解产品的信息。
二是你对产品也有所了解，但是对某个质量性能要求的区别或价格市场悬距很大，需要第三方进一步论证，你的询价是带着目的的，这种叫做假装不懂，委婉迂回地提出某个问题，很巧妙地得到信息。
三是你对产品很了解需要再作对比，你可直接告诉对方型号、质量要求及数量，要求对方报出价格，一般供应商知道你很熟悉该产品，他不会报很高的价格，这样会达到你比价的目的。
电话询价可以是直接报价，也可以作为书面询价前的咨询，通过电话咨询了解对方的信息，确定选择需要报价的供应商。因为是咨询，当对方问及你的采购数量时，你可避而应之，告诉他我们是应生产部门要求在咨询该产品，是否使用与采购数量生产部门还未确定，要看该产品的特性是否合适，以此来达到对方耐心地向你介绍产品的特性及其价格。
2. 书面询价的要求。书面报价是进行询价比价最基础的核心工作，正确有效地获取供应商的报价，这是你掌握市场价格信息的第一手资料，你掌握的越充分，对以后的比价，议价谈判就越有优势，所以，你在发出书面报价时一定要做好书面报价单规格型号，质量要求，数量，提交货方式、交货期限，付款方式，报价期限等等，有特殊要求的还要特作说明，免得报价以后又要电话询问，有的厂商很忙，若是订货不多，你反复电话询问会带来不耐烦，而且显示你工作不老练，不规范，不会报低价给你的。因此，书面报价必须要严格地做好规范的询价单。
3. 订购数量的巧用。订购数量、品种、总金额对价格都有直接关系，你在发出书面询价单时，最好对市场应有所了解，你不能把你的底细一股脑地竹筒倒豆似的一下都倒出来，这样接下去的谈判就失去优势，在对方要求提高数量时你再慢慢的增加，这样会更有效，这就叫做力气用在刀锋上，所以要巧用你的数量，明确地说就是你有大订量时，一定要用好你量大的优势。
4. 询价中进一步了解商品信息。采购员并不是万能的，有些物品在拿到请购单之前我们根本是不了解，往往是通过对供应商的询问，从他们对产品自身介绍才有逐步了解，因此，你在比价、议价之前也就是在询价的过程中，充分地聆听供应商对产品的介绍，同时还需采用一些巧妙的手法，激励他说出奥妙所在。
比如：“你的产品为啥比别人高”或者说“你的产品价格为什么比别人的有优势”，供应商都会说出一些高与低的理由，从他们介绍的理由中你可以判别真伪；从而对产品有更充分的了解，这样才能确保采购的物资的品质质量和合理的价格。
5. 异地，不同区域的了解。假如你是集团公司，在异地也有同类的厂家，使用过同类的产品，你可以利用有利的人脉资源，让异地了解价格，这样是很有比较性的，有的产品他有地区价区别，了解到这些信息将对你的最终议价有强劲的优势。
（三）比价的基本方法
比价采购是指企业根据供应商的报价，进行对比，从而选择采购供应商，有助于提高企业的市场竞争力，保证采购物资的质量，有助于防止采购工作中可能出现的腐败。我们的经验要从以下方面进行对比：
1. 价格对比。比价首先是价格之比，第一是根据各供应商提出的价格进行对比，第二是有底价预算的与底价对比。第三是与成本价比。第四是与以往的采购价格对比，从不同的对比去判定价格的合理性。
2. 质量对比。在价格对比同时，还要对比各供应商产品的质量指标，是品牌产品还是同质类产品，并要根据你使用的要求来确定。特别是对同类质产品的使用一定要通过使用部门的认可。
同一种产品，质量指标要求不一样价格当然就不一样，尤其是化工产品，比如三聚氰胺的纯度是99.8%的，有的却给的是99.5%的，只是相差0.3个点，价格却相差几百元一吨。你以为便宜了，其实是含量不同，因此，必须是同质量标准对比。
3. 供应商的生产能力、信誉对比。供应商的资质，以往的业绩及信誉也是关键的问题，特别是交货时间要求很严的物资或生产持续需要按批次持续供应的物资，要遇上生产能力不足，经常延误交货的，哪就麻烦了，所以在比价时一定要在考虑价格的同时要考虑分析企业的综合能力，为降低价格而耽误生产或用次料代替哪是得不偿失的。
4. 验收标准方法对比。验收的标准方法不同，显然价格就不一样。比如采购钢材，有理论计算也有实际过磅的，市场上的钢材实际重量往往比理论重量要少，所以必须事先都要讲明是理论重量还是实计重量，价格区别是很大的，一定要统一验收标准与方法才可有比较性。
5. 直接生厂家与代理商的区分。生产厂家的报价要与生产厂家比，代理商要与代理商比。若是同厂家生产的同类品牌产品，代理商比厂家的报价还低时，这要看你的产品是常用的还是偶尔使用；对常用的物资配件尽可能地选择直接生产厂家，因为有的正规的生产厂家是按你产生的业绩逐步给你降价折扣的，他不可以凭你一句话就可以随便给你很低的折扣，一定好通过实绩来定。
而代理商可以灵活，他为了拉你的生意，先给你低价，他知道厂方会报什么价给你，他可以不赚钱给你，等你成为他的客户后，他再寻找机会提高你的价格，他还会冠冕堂皇地说，你不能永远让我低于厂家的价格给你呀，一般没有经验的采购员往往会被他蒙骗，其实他在你的销售数量的带动下在厂家又赢得了更低更优惠的折扣率，而你在厂方永远是零折扣。
（四）议价谈判技巧
询价、比价是议价的基础工作，议价是询价比价工作升华与结晶。
采购员通过询价，比价对产品的质量价格基本掌握市场信息，根据公司的产品采购要求基本上掌握高价与低价的范围，再与供应商进一步洽商，讨价还价确定最后的成交价格。
要取得议价的成功，我们的经验是应掌握三个要点，一个是议价前的准备工作，二个是议价过程中的技巧运用，三是议价结果的合同签约。
1. 工欲善其事，必先利其器。做好议价前的充分准备，对询价比价中收集的信息做好认真的分析，并议定好谈判的策略与方案。
“知己知彼，百战不殆”，知己：即对自己的优势及势时必须作好充分的分析，有人认为了解自己很容易，其实不然，并不比了解对方轻松。俗话说：“当局者迷”，人们常常会犯过高或过低地估计自己的错误，因此，在评估自己时一定要慎重仔细。
比方说你的优势是进货数量较大，资金充足，但你的劣势则是急需交货，一定要分析清楚。
知彼：不光要弄清供应方的情况还要对整个市场有所了解。你不了解市场，你的说话底气肯定不足，对方一旦知道你对市场并不是很了解，他就会蒙你，他也会显得有底气，而占据谈判的上峰。
假如你在询价时已经获取该厂家的产品卖给同行的出售价格，哪么你议价自然就成功了一半，你有了底数，当然，还要注意人家告诉你的价格一般还是有水份的，所以，还要进行还价、议价。
2. 掌握好议价过程中的技巧运用。
第一，迂回入题，泰然自若，开场自如。在面对议价谈判对手时要显示自己的气节，谈吐自然，胆大心细，在战略上要貌视别人，在战术上要重视敌人，言谈举此要稳重有礼，心情要轻松稳健，和对方套近乎，先别直接议价，而是迂回询问式的自然入题。
从了解他们的公司入手，了解他们公司的现状，从对方的回答中揣摩他对今天这单生意的迫切度。也可从了解他的工作入手或了解他现在的生产及销售情况入手，比如可以问问对方在公司工作的年限，原来在哪做过，假如，他以前做过很多公司，到这家公司也是刚来，这说明此人的做事信誉度也是值得考虑的，假如，该同志在这家公司搞销售已经数十年了，哪一般来说应该属于办事稳重型的。
而通过了解他的生产情况知道供方的供货能力，了解他的销售状况也可从侧面了解他对这单生意的迫切度。
第二，细听洞察、慎出王牌。议价谈判的目的是双方都想达到利益的最大化，而议价谈判的实质就是双方利益的交换，如何用好自己的优势而获取更好的利益是谈判的关键，因此，要掌握好你手中的王牌，而且要适时适度地出好你的王牌。
这就要求你细心地聆听对方的陈述，特别是要细心地注视对方的眼神，有研究表明在谈判当中，语言只占8%的信息，副语言占38%，最重要的是眼睛占54%，适时地把握出牌的时机。
比方说你有大的采购量，你可以向对方透露一些信号，但不能一股脑倒出，要在关键的讨价还的时候再出牌，多给数量，必须要对方多给折扣。你若资金充足，肯定要对方让出现金交货的折扣。
第三，实现双赢。实现双赢是确保合同顺利执行和保持双方长期合作的良好基础。实现双赢并非让你无故地让出你的利益，其实有很多微妙之处，在于你去挖掘。
比如，你是新建工业园区的首批进住企业又是当地规模最大的企业，向供应商签订了厂区大门的安装协议，你可明确告诉对方，你在我公司安装大门，就是不赚钱，也得到了很好的广告效益，我们是当地大型企业，又是首批进住的，以后来公司参观的各级领导和企业是很多的，无形中给你做了广告，这种无形的效应处处都有，关键是你要学会去点拨它，从而使双方都觉得从中获得利益，达到双赢目标。
3. 议价结果的合同签约。书面的合同签约是议价谈判的结晶也是确保订单顺利执行的重要依据。
合同的执行一般来说还是靠信誉，但是书面的合同也不能疏忽，对每一个条款都要认真审查，哪怕是一个字有误，都会不一样。
比如，原本谈好钢材数量是以实际过磅计重，结果在写的时候又变成以理论数量计重，这就完全变质了。
还有合同中经常出现的违约起诉地，双方都想在自己的所在地起诉，在签订合同时往往为这事双方僵持，我们的经验是，在起诉方所在地起诉，双方亨受同等权力。
询价比价议价是企业采购人员的基本技能，也是企业控制物资采购成本的主要活动，如何做好这一工作还在于采购人员的综合素质与企业的综合管理水平。
一个职业道德低下贪图私利的采购员再有本能也不会给公司创造效益的；一个管理制度不健全的企业，最忠诚厚道的员工也很难为公司出谋献策。
因此，我们只有提升企业的管理水平，健全管理制度，提高采购员的基本技能和职业道德素质，才能是我们的物资采购工作做得更好，为企业创造更大的效益。
