质量管理体系自工业革命初期的简单预防到二十世纪80年代普遍应用以来，质量体系认证以其典型的“受益者推动”的模式在我国发展，在大力促进企业产品质量提高和稳定的同时，也被企业逐步认识、接受、学习、采用。然而，在应用标准、实施体系认证的进程中，各方面对这个标准及质量管理体系的认识不尽相同，甚至出现了一些误区，导致了质量管理体系运行过程中与实际操作两张皮、程序文件越来越多，导致运行效率越来越慢、各个部门管得越来越细，但一些关键点又从指缝溜走，质量问题依然层出不穷。这些实际情况的存在困扰着很多人。管理体系运行的优势不仅不能很好的发挥，反而感到了很多的对立和无奈，也使很多人对推行管理体系的价值产生了质疑。
在此尝试对这些误区进行分析，以帮助有关人员正确认识标准，从而更加有效地建立、保持和运行质量管理体系。
1、顾客没有管理体系认证要求，因此，我的组织不需要管理体系尽管管理体系标准的认证不是法律或法规的强制性要求，但管理体系标准涵盖了国际一流组织200多年成功演变的关于组织管理的最好的措施的集合，为组织提供了一个最有效的管理方法、测量和评价结果的清晰途径，从而保证了组织满足顾客和法律要求的能力。国际一流的组织以一种形式或其他形式使用管理体系，成功经验已经有200多年了。如果管理体系标准不能被认可、并未给组织带来利益，怎么会发展并流行起来。组织无论如何应该采用一种有效的预防措施来减少浪费，扩大利润。管理体系标准是内嵌于组织的行为准则，这种预防性措施将一直有意义。而不是简单的跟风。3、质量管理体系不增值，但我必须有一个，因为顾客希望我有质量管理体系是嵌进企业各个部门的工作流程，为组织提供预防措施，期待用最低成本节约并改善利润和绩效。帮助组织避免犯错并节约资源、时间及资金。如若不能从管理体系获得利益的组织是对他们的真正目的并不清楚，只是把质量管理体系认识为纸片文件，相关的体系认证也只是欺骗客户的一张纸片而已。管理体系以一种适合于任何组织的方式描述出来。如果一个组织的管理体系不能灵活应用，反而束缚了组织，原因就是管理体系的建立存在误区。组织应根据自身特点建立过程实施标准。在灵活性很重要情况下，体系运行应当保持灵活性，与此同时，在需要严谨性的情况下能够提供足够支持来确保良好的严谨性。成功运行体系的密决是在灵活性很重要的情况下允许灵活性并在需要结构性的时候提供结构性。对于一个没有完全理解能从管理体系的成功运行中获得顾客满意和成本收益的组织，在决定管理体系内部可以有多大灵活性上的失误，足够明显减少体系的积极结果并造成重大的负面影响。最通用的管理体系ISO9001，新版对文件的要求更趋向于组织自主，体系要求的程序文件足以为组织及其顾客和员工提供透明度、结构及信任。组织文件化程序的数量取决于其企业人员的素质、技能和培训。事实上，过多的文件降低管理体系对于组织及顾客的价值，甚至会产生不良后果。实施管理体系标准的组织应当关注结果和实用性，而不是文件。质量管理体系的运行应当成为组织日常运作的一部分。许多组织管理体系的失效都源于组织制作了过多的不增值文件。甚至错误地认为文件和程序就是管理体系的全部。李文和托菲尔、施梅德勒等以及特拉克和金的研究显示：预防一个问题的成本并不比发生问题后处理问题的成本高——在很多情况下要低得多。如果一个组织运行管理体系标准而其净成本上升了，那么就需要检讨并重新考虑运行体系的方法。尤其是部分最高管理层对管理体系缺乏掌控的情况下，如果建立了一个你不愿每天都运行的体系，那么它将只能产生很小的价值或者压根就不产生价值，甚至必须成为组织的净成本。对一些采用“即插即用”而不是确保文件和程序适合业务需要的方法来运行管理体系的组织而言，这个谬误几乎肯定会成为现实。同时你也让将无法保证你顾客、股东和你个人的利益得到持续。没有什么能绝对地保证产品质量。但是，管理体系确可以在第一时间预防问题的发生，并且在降低成本的结果上提供重大改善，因为产品出了问题，无需质疑的是你们违反了管理体系的标准。9、顾客已经检验并审核了组织及其产品，所以我不需要采用管理体系也不需要认证管理体系标准的使用和认证是确保在整个组织内成功运行地预防性步骤。这种成功由一个经过严格的并连续一致的审核程序来确认，这通常比顾客的审核更有连续性、更为严格。由一个顾客进行的审核未必能传达出由一个与管理体系的使用和认证相关的正式过程所传达的同样的信任度。10、我已经产品认证（如：CCC、FDA、UL、GLP、GMP），所以我不需要对管理体系认证。没有一个产品认证能够代表由经过评定的认证机构来验证你的全部管理体系。实际上，这些认证只是代表了产品的特性及检验。他们只是很狭隘的与产品有关，但并不全面地触及到内嵌于一个真正管理体系中的预防措施。更普遍的错误之一就是委派主题性的专家来运行，如由质量专业人士来运行ISO9001体系，由环境专业人士来运行14001体系……对外部专家的滥用将显著的降低组织对完整的管理体系掌控程度。这将导致最高管理层和员工不能理解正在发生的事情或为什么发生了改变。一个知识渊博的外部顾问可能能够提供有价值的洞察力并帮助您简化项目，但对组织而言，管理体系的日常维护是成功运行体系的唯一的最重要的属性。管理体系地运行宗旨是最高管理层管理企业自身并获取利益、降低成本的途径。所有的员工，特别是最高管理者层，需要在项目一开始的时候就参与（与内部专家及从业者一起）进来。这可能是企业运营产生根本性变革的一个清晰理解，帮助企业实现由事后响应性管理向事前预防性管理的转变。组织不能仅仅因为别的组织成功运行了管理体系及相关过程就运行一个管理体系。没有任何两个组织的运行方式是一模一样的。对一个组织有效东西在另一个组织未必能够同样成功。最坏的局面就是：你运行了一个管理体系，其他组织用这个体系来认证，但他们仅仅是获得了证书而已，并没有获得内嵌于管理体系中的所有必然利益。管理体系标准的使用及相关的认可认证过程应该降低成本、改善结果，并向顾客、股东及组织提供信任。
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