放假偷懒不是坏事！这4种时间管理，打破我们常规思维（二之二）
每个人都会说：「时间就是金钱」，但实际浪费时间的情形，却与看好自己荷包的态度完全不同。所以，时间管理不能仅是坐而言，而且还要起而行。其关键…. 就在纪律。
创新点：善用「能量+ 时段」模式以调整作息，增加「退一步(Step Back) 」时间以整理思绪。
本文2 大重点：1. 配合精力调整作息。2. 用纪律执行时间管理
1. 配合精力调整作息
「专注重点」其实也是为了因应人的体力有限，不可能对所有事情都投注同样精神。如果能配合身体及精神状况，在适当的时间做适当的事，就能让事情及精力都得到最大照顾。例如一大早精神最好，头脑及记忆的状况最佳，许多人便会用来背英文单字。
如果想要精力充沛，则足够的睡眠、正确的饮食及适当的运动，缺一不可。但多数人在工作压力下常做不到，因此职场专家Katia Verresen便建议，可以根据精神状况来安排我们一天的作息。
为了瞭望精神状况，可以先问自己几个问题：「我的警觉性如何？睡眠状况如何？有时间运动吗？开会专心吗？会议空档会找机会休息吗？」然后将每小时的警觉情形及疲惫程度用表格详细记录下来。Verresen建议可以持续记录三天到一周，直到资料量足够看出一个模式。
(图片来源：Trello )
当我们仔细追踪这些纪录，便可以明了精神状况好及不好的时候。例如，根据表格，礼拜一早上9点到10点是精神能量最高的时段，而礼拜五的能量普遍较低。因此，就可以调整行事历，在精神好的时候从事高层次的思考，或解决最棘手的问题；另在精神不好的时候，从事简单或低强度的任务，便可提高生产力，并避免精疲力尽。
Verresen提醒，在此「能量+时段」的模式中，要放入的是正确的任务。许多领导者将大部分头脑清楚的时段，用于回应或帮助他人解决问题，认为这是正确的做法，但其实是忽略了更重要的任务。领导者头脑最清楚的时候，应该是用来思考目前正在发生的事情，以及企业未来发展的方向。
领导者可以在行事历上，每周安排90分钟到2小时的「头脑放空」时间。这段时间必须是精神状态好的时候，并且必须确保不会受到打扰，时段过后也不要安排任何会议，才能避免无法放松。
通常在这时段所产生的想法和创意，会是领导者解决问题的方案和好主意的来源。而在其他容易被打扰的时段，例如用餐时间前后，领导者便可以拿来做为与同事间的沟通互动之用。
(图片来源：Mind Valley )
2. 用纪律执行时间管理
学到了如何避免分心，专注重点，以及调整作息等技巧后，如何确实执行？新创公司Front的联合创辧人兼执行长Mathilde Collin，采用了严格的纪律来帮助她做好时间管理。
Front成立于2013年，是第一家致力于开发企业共享收件箱，将来自电子邮件、档案、Slack和社交媒体等讯息放在同一个地方处理，以增进团队工作效率的公司。创办人Mathilde Collin现年29岁，在矽谷以快速的融资能力著称。2016年她只用了10天，就完成了公司1000万美元的A轮融资；2018年她只用了5天，就完成了公司6600万美元的B轮融资。其成功关键，便是一路走来用严格的纪律，以及有效利用电子邮件做好时间管理。
根据Collin的经验，时间管理是纪律中最重要，但也最常被忽视的因素之一。对于管理阶层，纪律是专注在少数正确的事情上，但这却是非常大的挑战。因为每个人都想要找领导者解决问题，而每件事情看起来都很重要，因此Collin必须想办法确保会把时间花在最重要的事情上。
Collin建议可以退一步问自己以下问题来厘清重要性：「每周你的行事历是否确实反映了有关公司发展的优先事项？有什么重要事项你并没有投入足够时间？你是否能断开杂事的连结并有纪律的离开？」
如果这些问题中的任何一个答案是「不」，那就表示需要调整时间管理，并利用以下四个方法将纪律带入繁忙的行事历中：
第一，规定接触电子邮件的时间，并停止新邮件通知：
Collin每天在行事历中安排两个30分钟的时段可以去看收件匣，并努力在其他时间不去看它。而为了维持纪律，除非行事历上有提醒，否则Collin完全退出任何邮件通知。
Collin已经在手机和桌面上禁用电子邮件、聊天和其他工具。她会打开行事历，因此不会错过任何事情。而选择不理会其他事情，则会提高她的效率并显著降低压力。Collin也鼓励业务团队比照她的方式试一个礼拜，而为了在周末不受通讯软体诱惑，Collin甚至退出了所有应用程式。
(图片来源：PetaPixel )
第二，增加「退一步(Step Back)」时间以整理思绪：
在Collin的所有行事历优化尝试中，「退一步时间」是最有附加价值的部分。Collin每周会用半天的时间抽离现况，真正专注于一个关键问题，且不使用电脑，只有一本笔记在身旁。Collin对如何进行经过了相当多次的修改，包括以前每周将它拆成几个单独的一小时进行，但后来发现这样更难以集中注意力。
第三，利用星期五安排下周行程：
Collin每个星期五下午都会用15分钟时间检查行事历，包含重新审视季度目标和一些重要事项，然后查看她的行程表以确保与这些要项配合。例如对外招聘人才是现阶段非常重要的工作，Collin评估需要花费三分之一的时间来面试高阶主管。当她查看了行事历发觉下周只安排了一次面谈，便知道没有在这个要项上分配足够时间，因此便会再增加一个面试会议。
第四，分析实际利用时间的结果：
Collin偶尔会与她的Twitter粉丝分享如何管理时间，下图是她精确分析一周分配时间的例子：有9.5小时(20.2%)用在产品及策略，9.25小时(19.7%)用于管理，6.5小时(13.8%)用于电子邮件。
(图片来源：gogonews )
每周结束时，Collin也会请助理给她一份行程分析，按照活动类型分类为面试、销售及管理等，以便知道在哪方面需作加强。例如下图是她管理时数的进一步分析，在追踪进度及产品上各只花了1.5个小时，表示未来可能还有加强空间。她也会以领导者的角度看是否花了太多时间在某个团队上，而忽略了另一个团队。
(图片来源：gogonews )
由Collin的例子，我们知道透过纪律可以确实做好时间管理。Collin已经将时间管理应用在她的作息，行事历中的每一段时间都标示得很清楚，而且透过每周的放空脑袋及回顾检查做修正。
Collin说，管理公司带给她巨大压力，但培养时间管理的日常习惯可以让她知道什么才是重要的事情。所以，如果你也正面临重大压力，不知道事情如何着手时，就让时间管理的技巧来协助你决定应该要先放哪一颗「石头」进你一天的罐子吧！
如果你喜欢这篇文章，欢迎你到“蜻蜓FM”收听“创新拿铁”的创始人王文华的节目“纽约创新汇”。王文华分析世界一流企业创新丶创业的案例，归纳成个人可以应用在商场丶职场的方法。扫下方二维码即可收听。
▽▽▽▽▽