你辛苦的成果不合领导心意，多数是因为这一点
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你辛苦的成果不合领导心意，多数是因为这一点
文 | 红尘笑笑生 图 | pixabay
这样的情形你是否经常碰到？
身为员工，接到任务，你加班加点完成后交上去，领导却说你做出来的根本不是他想要的东西。你是不是很委屈？
身为leader，你觉得自己明明把要求说得很清楚，也相信这完全在下属的能力范围内，可下属交上来的却和你想要的差了十万八千里，你是不是很生气？
那么，在交待任务和完成任务的过程中，到底是哪里出了问题呢？
01
澄清问题是关键
群里一小伙伴问大家：哪位大神擅长写种草文案？于是大家七嘴八舌开始推荐，有推荐群内小伙伴的，有推荐某母婴网站的，还有推荐文案类相关书籍的。看到她提到面试时，领导知道她没有行业经验，当场给她出题的信息，我问她：你问谁擅长写种草文案的目的是什么？是想向大神取经，还是单位有项目，需要找作者写文案？结果我猜得全不对，她说准备跳槽做文案编辑，想了解这个行业的就业情况和待遇水平。
可是她的提问与最后想要的结果却毫无关系，即使大家再热心，给出的答案恐怕都和她想要的离着十万八千里。而这种现象在职场中却经常出现。
比如领导让员工准备一份资料，就一句简单的话：你帮我准备一下某某相关的资料；有的员工一接到指令，立马根据自己的理解开始行动，最后吭哧吭哧忙完交上去，却根本不是领导想要的东西。领导很生气，员工也很委屈。
这个问题是谁的原因呢？传递信息的和接受信息的都有问题。职场中要把事情做好，一个很重要的方面就是首先得澄清问题，这对于你要求别人做事或完成别人交待的任务都至关重要。
我们从要求别人做事和完成别人交待的任务两个角度来分析。
02
要求别人做事时，这些知识陷阱你中招了吗？
要求别人做事时，做为信息传递者，我们经常会陷入几个常见的知识陷阱。
一个是我们经常以为自己知道的别人也知道，所以在和别人交流、沟通时，就会缺少很多背景的介绍，这是导致沟通效率低下、信息理解产生偏差的常见原因之一。
一个在开古诗讲解课程的朋友分享说，自己经常被宝妈们群嘲的一句话是：这个你们都知道吧。但事实上别人并不一定知道。那最好的处理办法是什么呢？就是沟通时把别人当作一张白纸，就当作他什么都不知道，把必要的前提和背景一一交待给他，这样别人就更容易理解你要传达的信息。
朋友魔云兽对这一点深有感触，他说在给团队开会时，都会多讲讲基本的，多啰嗦几遍，虽然看起来多花了时间，但保证了大家接触到的信息都是一致的，不会因为信息不全理解产生偏差。他也建议大家在传递信息时最好不要带上“这个你不知道啊”，一般人都好面子，人多的时候，“你不知道啊”这句话也是有杀伤力。
作为信息传递者容易陷入的第二个陷阱是传递信息的视角问题。
我们习惯于从自己的视角去传递信息，而比较少从信息接受者的角度去考虑，怎样才能让别人更好地理解和接收。
而现实中，每个人的专业背景、工作阅历都不一样，对工作质量的要求认知也不一样，你无法保证别人和你认知层面完全一样，很有可能别人的理解和你的要求会有很大的偏差。
前两周我就犯了这样的毛病，搞得自己项目时间很紧张。
前阵子，准备一项目的投标文件，需要同事协助提供资料，协助的人都是各部门的总监，也有十年以上的行业经验。我认为大家以大家的行业经验，对于招标投标应该都很熟悉，就没有给大家详细说明，只是把项目任务清单和各种参考范例打包发给大家，在QQ群里简单交待了谁负责哪项工作，要准备哪些文件，什么时候给我。
结果，三天后提交上来的文件让我大跌眼镜。项目清单中明明写了要给我五个文件，文件名称都有列出，结果最后给我的就一个文件，说其他文件要求的内容都散落在里面；在我看来几乎等于常识的点对点应答连格式都不对。
又花时间重新一一沟通、讲解，并提供参考样例，三天后重新提交的内容总算达到了我的及格线标准。后来和其中一位同事聊，她说以前没有接触过投标的事，光看那份几十页的招标文件就让她头大，更别说去理解招标文件中她所涉及的内容要求了。
所以在传递信息的过程中，站在接受信息者的视角去考虑尤为重要，你需要根据他们已有的知识架构，用他们理解的方法去说明，而不是站在你的视角直接把内容扔给他们。对于最后你想达到的目的，别人需要给你提交的东西、产出物的标准也要表述清楚，这样双方的理解才不会产生偏差。
信息传递形式也很重要，当面沟通最高效，也是最不容易产生误会的，你在沟通过程中会自动优先传递重要信息，而书面的最低效，因为别人不知道哪些是你关注的重点。所以，能够当面说的一定当面沟通，不能当面沟通的，也最好是电话交流，把你要传递的信息用语言表述一遍；文字沟通适合做备案和确认。
把这些点都注意到后，那就是设定deadline的时间，这个时间一定要把意外风险的处置时间预留出来。就比如我设定投标项目进度表时，给自己整合投标文件预留了3个工作日（还不包括中间的周末两天）。正常情况下，做这项工作我可能只需要2个工作日，多预留1个工作日及没有算进去的周末2天，就给自己预留了3天时间处理可能发生的意外，最后还真用上了，也使得项目在预定时间内完成。
咱们小结一下，当我们需要别人帮忙做事时，沟通的正确姿势是什么样的呢？
1、 把别人看作一张白纸，假设他们对于信息一无所知，把必要的前提和背景信息都告诉对方，为别人理解你的意图提供充分的信息。
2、 站在别人的视角传递信息，用别人能够理解的语言和形式把信息传递给别人。能够当面沟通的优选当面沟通，不能当面沟通的也要电话交流，避免单向交流信息传递和接收的偏差，文字只是用作备案和确认。
3、 说清楚自己的目的，把自己想要什么样的产出物、产出物需要达到什么样的标准都明确，最好是能够提供作为参照物的具体范例。如果涉及的要求比较多，最好是一一拆解，这样别人就能根据你的需求给出具体而有针对性的结果。
4、设定deadline，并在设定时预留处置意外的时间，这样将发生意外时解决问题的主动权掌握在自己的手里。
03
澄清需求，完成比完美更重要
而在完成别人交待的工作时，我们又经常会陷入哪些误区呢？
我们容易陷入的第一个误区是自以为是。
也就是不去和提出需求的人澄清需求细节，而是完全按照自己的理解去行事，最后做出来的东西可能和别人的需求根本就是南辕北辙。这样，不仅耗费了精力，耽搁了进程，还很有可能给别人留下不好的印象。
容易陷入的第二个误区是追求完美，最后导致不光完美达不到，有时甚至连完成都有问题。
什么意思呢？就是问清了需求开始动手做时，不是先理出大框架，让提出需求的人确认大方向是否正确，而是纠结于每个细节都做到完美，最后deadline时才提交，即使发现大方向有误也没有时间去纠正。这样的情况不仅仅是影响个人的口碑，更有可能影响整个项目的进程和结果。
那么我们接到任务时，应该怎么做呢？
首先要做的事是澄清问题。弄明白别人想达到的目的是什么，具体的产出成果有什么要求，要达到什么样的标准，需要在什么时间完成。
就比如领导让你准备一份资料，正确的姿势是什么样的呢？问清楚领导这份资料是用于什么场合，想要达成什么目的，是要做成PPT还是WORD，大概要多少篇幅，有什么特别的要求，什么时候要…..把关键细节一一和领导确认。
第二步就是快速理出大框架，让对方确认，确保大方向是否符合对方要求 ；如果和对方想要的有偏差，也可以及时得到对方的反馈，为调整争取到足够的时间。
就象我们和领导确认所需要关键细节的需求后，就需要根据领导的要求尽快整理出资料的写作大纲，给领导确认，看看大方向对不对，是否需要大的调整。这时候如果发现和领导的需求有很多的出入，也有充裕的时间去修改调整，而不至于陷入被动的境地。
如果大方向没问题，我们就可以进一步细化、优化，这样最后出来的结果大概率和领导想要的会非常接近。在这一阶段，我们也要采取小步快跑、快速迭代的策略，不断地与提出需求的人最终想要的结果逼近。
其实，不管是要求别人做事还是完成别人交付的事，沟通中需要把握的原则都是一致的：
一是要澄清问题，保证信息传递者和信息接收者对于目标的理解一致，没有偏差；
二是要尽快确认大框架，保证努力大方向没有问题；
三是任何事情都设定时限，并且在设定时限时预留出风险处置的时间，保证即使前期出问题，都有时间来纠错。
如此，不论是你在其中扮演什么角色，都能够游刃有余。这一招你学会了吗？
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