用好电子表格VBA，打印30万张表格不用太久

以前在人力部门上班的时候，上级安排对16—59周岁的人群进行劳动力转移就业调查，需要打印包含个人基本信息的调查表进行入户校对，但调查表是空表，基本信息得自己填写。

全县符合条件人群近30万人，如果一个一个填写那还得了，时间要求又紧。我平时就喜欢捣鼓电子表格，通过电子表格，在很多工作上极大地提高了效率。

好在以前采集过全县所有人口的基本信息，这就好办了。我的思路是：利用EXCEL电子表格把基本信息导入调查表，然后批量打印。

图1

图2

上述表册信息为随机生成，调查表也不长这样，主要是为了演示方法。

一、利用编号取值

因为每个人的编号都是独立的，所以我们要通过编号进行比对取值，先完成调查表填充。

如图2，在姓名处B3单元格输入函数=INDEX(基本信息!B:B,MATCH($S$2,基本信息!A:A,))调取对应编号的姓名。

公式解析：

首先用MATCH($S$2,基本信息!A:A,)取得编号所在的行号，$S$2为我们录入的编号，因为编号在基本信息表A列，所以用基本信息!A:A。

然后用NDEX(基本信息!B:B,行号)提取我们录入编号的对应行信息，基本信息!B:B表示姓名所在的列。

复制刚才的函数，依次在其他对应单元格提取信息，只需要修改基本信息!B:B列标即可。

图3

细心的朋友可能会问，基本信息表里的身份证号码为一个单元格，但是调查表里是18个单元格，该如何调用呢？

其实很简单，在调查表身份证第一个单元格按照刚才的方法提取身份证号码，然后用mid+column提取每个身份证中的号码。函数如下：

=MID(INDEX(基本信息!$D:$D,MATCH($S$2,基本信息!$A:$A,)),COLUMN(A1),1)

这里要注意的是，调用基本信息表的列要锁定，要不然往后拖动复制就会出错，提示未找到查找区域。

COLUMN(A1)表示第一列，往后拖动复制会变成COLUMN(B1)，表示第二列。

二、利用VBA进行批量打印

在调查表合适位置按下图制作打印的开始编号和结束编号，然后制作命令按钮。

图4

命令按钮制作方法：

在“开发工具”选项卡下找到“命令”按钮，单击后在电子表格空白处拖动绘制，然后右击按钮点击“属性”，设置显示名称、字体字号等信息。

当然，默认也可以。

图5

提示：如果我们用的办公软件是WPS的，需要安装WPSVBA运行库。本文中还需要写代码，所以保存的电子表格必须启用宏。

我常用启用宏的电子表格后缀名：xls和xlsm。

右击我们刚才创建的“命令”按钮，点击“查看代码”，然后把如下代码复制粘贴到代码窗口。

Private Sub CommandButton1_Click()

For i = Range('x3') To Range('x4')

Range('s2') = i

ActiveSheet.PrintOut

Next

End Sub

代码大致意思是：

CommandButton1_Click表示按钮名称，不是标题。

用For i = Range('x3') To Range('x4')指定开始编号和结束编号，如果对应我们输入的编号，则逐份打印。

图6

到此，整个过程就完成了，我们设置调查表打印区域后，指定开始编号和结束编号，然后点击批量打印按钮即可逐份打印。

提示：批量打印前，要先退出命令按钮设计模式哦。输入编号后，点击软件左上角的打印可以打印当前编号的内容。

怎么样，是不是很轻松，领导以为要一个月才能完成打印的工作我们一星期就解决了。