任务清单让你更焦虑？丢掉“什么都要做”的妄想，建立高效管理系统

前段时间见到前同事小婷，只见她神情焦虑，我与她打了招呼，问她为什么这么着急。她说事情太多了，你看我的清单上很多还没完成，每天晚上我都把第二天要做的事都列出来，一大早就像陀螺一样忙，可是事情永远做不完。

我一看清单，觉得她是有三头六臂吧，还有那么多事没完成：

• 打卡英文学习

• 阅读一本书，输出一篇读书笔记

• 参加一场同学聚会

• 去健身房锻炼

• 收发电子邮件，写一份工作报告向老板汇报，维护两个老客户

• 煮两个新菜，家居清洁

小婷对自己的清单并不满意，因为看似每天都忙个不停，可是对改善生活和工作的状态并没有太多帮助，目标清单反而变成烦人清单。

很多职场人都有相似的烦恼，为了让自己更高效，每天都列着长长的清单，结果却发现事情总是越做越多，最后忙得焦头烂额，却没有看到成果。

张永锡在《每天最重要的3件事》对“什么都要做，什么都重要”的问题做出阐述，不是执行力差，也不是自律性低，而是制定任务清单出了问题。 

一、什么样的清单无法高效完成？

1.任务清单与我们人生规划，目标愿景相违背

同事小刘刚领薪水没几天就说钱花光了，而且每天都急匆匆地打卡下班。了解后才知道，小刘在各大平台买了很多知识付费的课程。价格都不低，包括财务方面，人际关系，工作管理等四五个课程。每天晚上要在网上学两门不同的学科，连给父母打电话都没时间。

在这个信息爆炸的时代，每个人都想当斜杠青年，但是花了很多时间却没有学到什么，反而更加焦虑了。没有围绕一条主线去学习，就会像无头苍蝇一样，看到哪门课程热门就学哪个。

比如小刘是公司刚入职的程序员，刚毕业不久，现在更应该把精力用在专业技能的打磨，至少在一个维度上足够突出，才能在职场上站稳脚步。

2.任务清单只有任务，没有设置截止日期

清单没有截止日期，就像是愿望清单。

举个例子，第一天清单上写着打印文件和写工作总结，我们肯定先完成打印文件这件事。第二天，我们继续写下给客户送小礼物，毫无疑问，我们肯定会完成。写工作总结这件事仿佛陷入了循环系统，无限期地停留在你的任务清单里。

要知道大脑可是个爱偷懒的家伙，他运用省力原则可是驾轻就熟，当然是哪个容易做哪个。而没有截止日期则是能拖则拖。

3.每日的任务清单太长，根本没法完成

查看小婷的明日清单多达17项，想象自己在第二天会像上了发条一样冲刺达标。实际上小婷说，每天晚上想起那么多事就辗转反侧，第二天根本没精神，都要靠黑咖啡才能提起劲。

作为一个有血有肉有情绪的人类，这点可比不上机器人，输入程序一字不漏地执行，电量不足时还会自己去充电。我们想到清单上还有13项任务没打勾，只会压力倍增。适当的压力会让变成动力，而过度的压力会变成阻力。

二、制定高效清单，重新掌控生活

1.用“五年后的眼光”找到要事

很多人都把平衡生活工作，上得厅堂下得厨房，面面俱到的完美人设当成自己的目标。这真的是你想要的吗？还是只是活在大众的期望中？

假设自己处于五年之后，用未来视角反观现在，我们就会发现不是每件事都需要完成。

比如明天想做个健康蛋糕，除非烘焙师是你的终身职业，你要通过日复一日的精进手艺才需要把这件事当成重要任务。如果只是为了想吃得低脂又美味，直接去面包店买一个就可以了。想想五年后的自己还会惦记当年那个蛋糕吗？

我们总会高估一天中某件事对我们的影响，却会低估时间复利产生的效应。把一件重要的事每天持续地做，到达一个拐点就会快速增长。

就像小婷学习英文总是学几天太难就放弃了，过两个月又继续学，这样的做法一点效果也没有，每次都要重新开始，之前的时间精力都浪费了。

2.围绕要事制定能完成、容易启动的清单

（1）能完成的清单：列出足够少的任务

清单列出3只青蛙7只蝌蚪为上限。可别被青蛙蝌蚪吓坏了，这里可不是指真的动物。作者引用博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》的著作指出：青蛙指的是重要的事情，而蝌蚪指的琐事。每天最多做三件重要的事，最少也要做一件，而且一定要最先完成。而琐事要安排在重要的事情之后。

朋友小亲作为一个新手宝妈，每天都是围着宝宝和家庭转，曾经都有做不完的任务清单，反而把阅读写作这件事给耽误了。晚上忙完想看下书，却累到不行，直接就睡着了。按照“要事先做”的原则，要在精力最好的时候把青蛙吃了。所以每天早上小亲5点起床，开始阅读写作，2个小时后小孩起床，才开始料理家庭琐事，什么也没耽误。

重要的事早点做的好处在于早晨决定了你一天的基调，当你把最重要的事情完成，你会如释重负，开启一天的积极心态。反之，你会一整天都惦记着这事，想做又没时间做，最后琐事没做好，正事也没完成，反而弄着自己紧张兮兮。

（2）易启动的清单：处理成“下一个行动指南”

行动指南就是有明确的动作，把一个复杂的任务具体化。

举个例子，你的电脑坏了，资料都在里面，没法工作了，第二天你的青蛙是“修电脑”。那如何处理成“行动指南”呢？

首先明确你的目标是第二天可以工作，障碍是电脑坏了，之后想起朋友小东就是在电脑店上班的，可以打电脑向他请教。那么应该把重要的事从“修电脑”改成“给小东打电话”。

这么做有什么区别吗？“修电脑”这件事只会让你担心资料会不会丢失，工作如何继续，而“给小东打电话”则会让你行动起来，先把情绪给丢掉，其实就是帮大脑捋清思路，聚焦在一个点上。

3.处理突发事件，保证清单执行力

解决完任务清单上的青蛙与蝌蚪问题后，本想日子就这么平静地过下去，哎，谁知半路杀出个程咬金，特别是职场人，邮箱里永远有新邮件，部门经理总会有写不完的报告，开不完的会。怎么办？

（1）容易的事马上完成，复杂的事加入star系统

把所有事情收集之后对于二分钟可以完成的事先做，没办法做的直接找相应的人来帮忙，实在不会做又没人帮忙就把这件事给删掉，对于复杂又要长期跟进的事情放入star系统。star 是由不同表格的英文第一个字母缩写拼合而成。

S:日程表就是时间的安排，具体到每半小时或1小时你要做什么。

T:任务管理表就是上文我们提到的青蛙和蝌蚪，可以和日程表一起安排在一起。

A:行动清单就是暂时还没计划要怎么时候做，或者还不知道如何归类的事情，处于待办事项范围。

R:参考资料库就是每天看到的信息，在各大新闻网站看到的有用知识。

比如刚上班，前台同事拿了菜单让你挑中午要订什么盒饭，这种容易的事情当然马上就做。挑完糖醋排骨后，主管走过来，让你后天写完上个月的业绩总结。这可是你第一次写，太难了，先把这件事记入任务清单里。之后在日程表里写下：“今天学习业绩总结的写法，明天开始着手写”。之后开始查看过去二年公司的月业绩总结，并拍照储放在参考资料库，方便后续查看学习。

找到一款合适的管理工具软件，最好可以多终端运行，方便自己随时都可以处理任务，也方便共享给参与的同事。

（2）检视管理系统，形成有效闭环

电脑每隔一段时间我们都要清理垃圾，管理系统也一样，当外部的环境变化与内部的管理系统不协调的时候，障碍就会产生而让系统变慢。

比如说参考资料库需要每周再集中检视，有些信息已过时应该删掉，有些知识可以结合自己的经历写入感想。让参考资料库成为我们的素材库，在写作的时候，发表演讲，公司开会，甚至教育小孩都可以信手拈来。

从收集到检视再到更新系统，成为一个闭环，而不是只收藏不更进，最终成为一个庞大臃肿的垃圾箱。

综上所述，打造高效任务清单，构建时间管理系统，不是一朝一夕的事，而是需要持续地执行，并内化成习惯，到时我们脸上只有淡定与从容。