收藏丨详解PDCA循环八步骤

计划阶段

第一步,找出问题

操作要点:

1.具体操作过程中,我们可以采用5W+1H(何时、何地、何人、何事、为何、如何)的完整描述,对问题进行切实可行的定义;

2.确定好问题后,收集数据以便更好的理解问题:比如可以利用查检表收集数据描述质量问题的现状,通过排列图来描述各类问题的相对重要性,通过直方图来描述某个问题出现的频率,通过控制图来描述质量的上下浮动情况。

本阶段涉及的的管理工具有:查检表、柏拉图、排列图、直方图、控制图等。

管理工具举例

注意事项:

①   确定问题是不是亟待解决的,实际存在的问题;

②   有目的的收集数据与使用图标,切勿滥用图表。

计划阶段

第二步,分析原因

操作要点:

组织小组成员用头脑风暴法找出所有可能的原因;

将这些原因绘制成因果图(鱼骨图)。

本阶段涉及的的管理工具或方法有:因果图(鱼骨图)和头脑风暴

注意事项:

①   小组成员都应参与,广开言路,激发灵感,尽可能找出所有原因;

②   要逐个问题、逐个因素详加分析;

计划阶段

第三步,确定要因

操作要点:

1.    通过小组讨论,确定所有因素的终末因素;

2.    对终末因素逐条确认,评估这些末端因素是否是要因;

本阶段涉及的的工具或方法有:头脑风暴、排列图、相关图

注意事项:

① 在这些因素中,要全力找创影响质量的主要的、直接的因素,以便从主要因素入手解决存在的问题。

② 切忌“眉毛胡子一把抓”、“丢了西瓜捡芝麻”。

计划阶段

第四步,制定计划

操作要点:

1.    针对影响质量的主要因素,用头脑风暴法获得所有的解决方法;

2.    讨论确定可行的解决方法,并用简单的方法验证可行性;

3.    投票决定或用决策矩阵来决定最终解决方法,并制定备选解决方案;

本阶段涉及的的工具有:行动计划、甘特图

注意事项:

① 措施和活动计划要具体、明确、全方位,切忌空洞、模糊 。

② 措施和活动计划要明确“5W1H”的内容,也就是说,要回答:为什么制定这一措施计划,预计达到什么目标,在哪里执行这一措施计划,由哪个单位或哪个人来执行,何时开始、何时完成,如何执行。

执行阶段

第五步,执行计划

操作要点:

1.按既定的行动计划和甘特图进行实施;

2.按照既定的收集数据的方法进行数据的持续收集;

本阶段涉及的的工具有:行动计划、甘特图

注意事项:

①   执行中若发现新的问题或情况发生变化(如人员变动),应及时修改措施计划。

②   尽量将措施和结果可视化。

检查阶段

第六步,评估结果(分析数据)

操作要点:

1. 根据行动计划的要求,收集数据;

2.  利用图表分析数据,展现改进结果;明确结果与目标相比如何?分析差距?

3.  确定每个措施的有效性:

a)    如果结果满意或可接受——进入到处理阶段;

b)    如果结果不满意——回到步骤二;

本阶段涉及的管理工具有:查检表、排列图,直方图,控制图等。

注意事项:

①检查效果要对照措施计划中规定的目标进行。

②检查效果必须实事求是,不得夸大,也不得缩小,未完全达到目标也没有关系。

处理阶段

第七步,标准化和进一步推广

操作要点:

1.    根据检查的结果进行总结,把成功的经验和失败的教训都纳入有关标准、规程、制度之中,定义所需的规则与指标,设立相关的测量手段,确定新的操作活动的沟通与培训;

2.    向管理层展示标准化情况;

注意事项:

①这一步是非常重要的,需要下决心,否则质量改进就失去了意义。

②在涉及更改标准、程序、制度时应慎重,必要时还需要进行多次 PDCA 循环加以验证。

处理阶段

第八步,遗留问题

操作要点:

根据检查的结果提出这一循环尚未解决的问题,分析因质量改进造成的新问题,把它们转到下一次 PDCA 循环的第一步去。

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