在日常工作中,我们常常有这样的需求:同一份表格里,需要不同部门的人编辑不同区域的数据。如薪资部门的人填写薪资数据,财务部门的人填写财务区域费用,人力部门则只填写管理费用等等。或者几个地区的销售填写同一份销售数据。
而一般这种情况,我们常规做法都是,一个部门填完文档转发给另一个部门接龙完成。
(1) 耗费巨大的时间成本,有一个部门没有完成,就会直接影响文件在下一个部门的传递速度。说白了,极大可能出现因为个别人拖延影响整个进度的情况。
(2) 并且非常容易出现「张冠李戴」,本来是该他填的数据的位置,被另外人给先填了,最后结算时混乱不清。
(3) 千辛万苦设计好的表头,收回来却总是「面目全非」,被改的亲妈都不认识。
看到这里,很多人可能会想到「保护工作表」功能,但是新问题又出现了,作为办公小白,表格痴汉,这么高端的功能,不会用怎么办?这个时候就必须安利下金山文档新推出的「区域编辑」功能啦!不仅完美解决上面三个大坑,而且操作简单方便,小白到你只要认识汉字会动鼠标就能学会,不信,往下看吧。首先,因为「区域编辑」功能是金山文档最新功能,请先打开金山文档,方式如下。电脑浏览器搜索金山文档,打开【金山文档】,点击免费使用,登录后选择需要编辑的表格。这里补充一句,金山文档是网页版的office,需要在浏览器打开,如果你想让你的本地文件也可以使用「区域编辑」功能,可以把你的文件拖动到金山文档,上传使用。点击表格正上方协作tab-保护工作表,或者sheet栏右键菜单,两种方式均可。
展开保护工作表面板
在看到设置面板后,根据自己需求设置“可编辑区域”以及“人员选择”。鉴于很多人第一次看到这个框框有点懵逼,文档君简单解释下用法。既然这个功能叫「区域编辑」,那顾名思义就是一旦开启你所设置的区域才可以编辑,反之都被保护。只需要“添加可编辑区域”按钮(图示①处),增加区域编辑框以及人员选择框。
点击人员头像(图示②处),显示用户选择对话框,点击选择当前区域对应的可编辑用户。
举个例子,比方说文档君做的这个预算表,需要各个部门在自己区域填写自己部门的信息。
现在行政这一栏只想让好友WPS道叔有权限填写,其他的地方不允许被编辑。
开启保护后,我们把文档分享给道叔,然后我们就会发现道叔除了行政这一行,其他地区单元格均不可编辑。
写到最后:
1.设置完成后,需要把文档链接分享给对方,对方才可以进行编辑
2.如果想修改权限,重新打开保护工作表面板,点击“取消保护”按钮,取消对当前工作表的保护,再次设置即可。