在Excel中创建动态的组织结构图 / 开普饭

今天给大家介绍一种在Excel里制作动态组织结构图的方法。你可以像创建图表一样创建一个组织结构图。

在Excel中制作组织结构图是一个挺常见的需求。以前，我们可以用插入形状来制作，也可以用SmartArt来完成。我还见过用单元格来制作的例子。理论上，你还可以用图表来制作，不过那就过于复杂了。所以还是前两种方式比较常见。

无论是用形状还是SmartArt，都有一个缺点，那就是如果组织结构发生了变化，比如有人离职，调岗，升职等等，就必须手动修改做好的组织结构图。而在一个一定规模的公式里，这种变化几乎是每天都会发生的。所以，我们需要能够根据数据自动生成组织结构图，而且数据变化后，组织结构图能够自动适应这个变化。

本文介绍的方法可以在Excel 2016及以后的版本中使用。在Excel 2013中不能使用这个方法。但是，好消息是在Excel 2016中做出的组织结构图，在Excel 2013中可以查看。

实现方法

我们知道，微软的Office套件中有一个软件叫做Visio，可以用来制作组织结构图（实际上还可以制作各种各样的图）。当然，我们是不会用Visio来做的，一来，这个软件需要单独花钱，二来这个软件还是需要一定的学习的（尽管上手不太难）。

我们用的是一个Excel加载项，叫做“Visio Data Visualizer”。随之Office的最近的更新，这个插件已经成为Excel的内置功能了：在“插入”选项卡下，“加载项”组中右上角就是我们需要的加载项。

这个加载项可以让我们在没有Visio软件的情况下也可以使用Visio的功能。使用起来也非常简单。

如果你的选项卡中还没有这个功能按钮，可以通过下面的操作获取它：

点击“插入”选项卡下“加载项”工作组中的“获取加载项”：

在对话框中的搜索框中输入：

Visio Data Visualizer

开始搜索：

第一个就是我们要找的加载项，点击右侧“添加”按钮。即可添加成功。

1. 插入组织结构图

添加成功后，在Excel中就会插入一个对象，首先出现以下界面：

使用这个功能是需要登录的，而且普通的个人微软账户还只能使用部分功能，要想使用完全功能，需要使用Office 365订阅账户之类的才行。

不过，根据我的经验，个人账户的部分功能就够用了。所以，如果你没有Office 365的订阅账户完全没问题。点击“继续但不登录”：

这是这个加载项的主界面，左侧有3个功能，我们可以利用这3个功能制作基本流程图，跨职能流程图，和组织结构图。我们需要最后一个：组织结构图，点击该按钮，右侧有5种组织结构图形式，我们选择最后一种：混合：

我们看到，在工作表中插入了一个数据表，而加载项对象中插入了一个组织结构图。

2. 操作组织结构图

要制作动态组织结构图，对基础数据有要求。为了让使用者可以清晰的清楚这个要求，Excel就提供了一份示例数据，而显示的组织结构图就是基于这份示例数据的。

如果这个加载项对象位置不合适，挡住了数据，你可以将鼠标移动到加载项对象边框上，出现黑十字箭头边框时，移动这个对象。也可以将鼠标移动到边框的选择圆圈上，出现双向白十字箭头时，拖动改变加载项的大小。

有时插入的组织结构图会显得字体过小，导致看不清楚。你可以通过加载项右下角的修改缩放比例来进行调整：

也可以当鼠标在加载项范围内时，按住Ctrl+鼠标滚轮进行缩放控制。

鼠标点击组织结构图区域，不松开鼠标左键，可以拖拽图表放在加载项区域的任意位置。

3. 动态组织结构图的原理

我们先来看数据：

数据有5列。我们先来看这个表中的第五列，这一列是角色类型，这些类型的作用是决定每个人的标签在组织结构图中的颜色：

主管——深蓝

经理——绿色

顾问——橙色

竖线——浅蓝

助手——黄色

注意其中的一个数据：竖线。很奇怪，怎么会有这样一个角色类型呢？我觉得是一个错误的翻译，实际上英文对应的是staff。

再来看其他几列数据。

前三列是一个员工的基本信息，员工ID，姓名，和职位。第4列记录了这个员工的经理ID。我们看第一条：Bianca Toscanno，ID是ID1，他的职位是董事，应该是这个组织的老大，他的经理ID列是空的，因为他上面没有任何经理了。而后面两条，ID2和ID3，是两个经理，他们的直接领导就是Bianca Toscano，所以他们的经理ID列都是ID1。