办公培训用好QQ群“课堂”

由于QQ群可以聚集大量用户，并且其整合了音频、视频等功能，新版QQ更是集成“课堂”组件。因此很多培训机构都在利用QQ群作为远程培训工具，单位用户也可以通过这些工具完成很多协作办公。

新课程及时通知

虽然建立了QQ培训群，不过并不是每个群成员都会对所有课程感兴趣。对于即将培训的内容，我们可以通过公告的方式发布。进入自己的QQ后，切换到“公告”，然后点击“发布新公告”，按提示输入公告的内容即可，这样每个群成员都可以及时看到这个公告（图1）。

图1 发布新公告

有的群成员可能没有及时关注群消息或者公告，除了公告的方法，我们还可以使用“@全体成员”方法（前提是你要成为群管理员，并且是超级QQ会员），将消息告知全体群成员。打开QQ群消息窗口，在消息窗口输入“@”，然后在下拉列表中选择“全体成员”，这样群里每个成员都会收到信息，将群设置为屏蔽状态的群员也会收到闪烁提示（图2）。

注意：

为了防止骚扰全体成员，该功能目前一周只能使用一次，所以建议只有在有重要消息要发布时，才去使用这一功能。

图2 超级QQ会员可以@全体成员

小提示：

通知群成员的方法还有很多，比如可以进入QQ邮箱，使用群邮件的方法发送邮件给群成员，或者创建讨论组，将所有培训学员加入到一个讨论组，这样在讨论组发送的信息也会传达给每个成员。

用好课堂工具及时教学

通知QQ群成员新课程的信息后，如果成员已经到位，我们就可以使用QQ群来进行远程教学了。

准备好你的摄像头，打开培训QQ群，切换到“应用”，然后点击其中的“群视频”启动该应用，此时会打开一个类似视频聊天的窗口，点击“立即体验”（图3）。

图3 开启QQ群视频

在打开的窗口点击“上台”，将左上角的“自由讲话”模式切换到“主席模式”（这样只有当前主讲老师才可以语音发言，便于培训课程的开展。接着调整摄像头位置和麦克风音量，作为老师就可以开始讲课了。默认情况下每个群成员都可以看到和听到主讲老师的视频和音频，在讲课的同时，群里成员还可以互相发言交流（图4）。

图4 开始QQ群视频

对于需要参加培训的群成员，他们打开QQ群后，默认群里会发送一个视频邀请，用户只要点击“立即加入”，这样即可看到培训群的视频讲解课程了（图5）。

图5 参加视频培训课程

在培训的过程中，除了摄像头+真人视频讲解，其他制作好的教学视频和PPT也是必不可少的素材。如果主讲人要添加上述素材，只要点击视频窗口下方的“播放影片”或者“演示PPT”即可，如点击后者，然后在弹出的窗口中选择预先准备好的PPT文件，这样即可向所有参加培训的成员展示（图6）。

图6 在QQ群课堂展示PPT

除了上述演示外，QQ还支持桌面共享查看。这个功能非常便于和群成员共享一些电脑上的操作，比如PS操作培训，管理员可以直接在自己电脑上启动PS进行操作演示。点击“分享屏幕”，然后选择“分享窗口”，接着定位到PS操作窗口（图7）。

图7 选择分享窗口

这样群里的成员就可以直接在群视频中看到主讲老师电脑屏幕上的PS操作，主讲老师直接在他的电脑上进行操作演示即可（图8）。

图8 群成员查看主讲老师的屏幕演示PS操作

小提示：

除了这种实时共享外，QQ群还有许多共享工具，比如可以使用“群文件”功能，将培训资料放在网盘和成员共享，一些技术资料图片则可以放在“群相册”供成员下载查看。

互帮互助，用好群项目协作工具

在日常培训中，我们总会遇到各种各样的难题。俗话说“一个好汉三个帮”，对于遇到的难题，我们可以借助QQ群的“Teambition”应用来实现多人分工协作。

在群工具中点击“Teambition”启动协作组件，按提示创建一个协作项目，最后按提示在该项目下创建任务并添加协作用户（图9）。

图9 创建协作项目

完成项目创建后，QQ群默认会向参与者发送协作信息，群成员用户只要在QQ群打开“Teambition”应用就可以进行协作了，这样可以大大提高项目的完成效率。

培训效果及时反馈

群成员参加一段时间的培训后，作为培训组织者肯定要获得培训效果的反馈。要想即时获得反馈效果，借助QQ群自带的“投票”功能，通过群成员的“投票”即可知道那些培训课程受欢迎。在群窗口的“应用”界面点击“投票-发起新投票”，接着在弹出的窗口中设计好投票的选项，这样群成员用户就可以直接发起投票了（图10）。

图10群成员投票

此外QQ群还有“论坛”应用，启动该应用后可以拥有和该群对应的论坛，这样参加培训的成员还可以在这个论坛发布帖子，方便培训组织者及时收到反馈信息。