复工后跳过这些招标采购的坑，才能把握时局转危为机
供应商体系如何搭建、招标策划工作如何展开、招标过程中的清标与谈判有何技巧，这些可能都是房企成本招采人员面临的常见问题，其实再困难的事情都有章可循，只要找对方法、积累经验，都可以迎刃而解。
3月13日博志成地产学堂【成本专场第3期】如期开讲，韦小玲老师带来主题为《复工后跳过这些招标采购的坑，才能把握时局转危为机》直播课程，在线解读疫情影响下，从供应商体系搭建到招标策划等多方面工作如何技巧结合实战经验的有效展开。
本文为韦小玲老师在成本专题研讨会及线上直播课程中的部分成果。
一
尤其对中小房企的招采人员而言，供应商选择的过程中会经常面临一个尴尬的局面：“头部企业不来，中部企业兴趣不大，尾部企业老板瞧不上”，其实解决这种尴尬局势的重点在于供应商体系的搭建与管理。
供应商体系管理链条分为寻源、考察、入库、入围、流程制度、跟踪管理以及评估几大方面，形成管理闭环。
1. 寻源——供应商拓展之路
所谓的寻源其实类似于 “海选”，具体到制定供应商拓展管理办法、寻找优质供应商。一般包含以下几个重点：
（1）拓展渠道
具体拓展渠道很多，选择重点在于能够符合匹配公司实际经营状况。
（2）拓展要求
拓展要求一般需要注意以下三个原则：
原则上推荐及拓展的新资源要在最近两年内跟地产二十强有过不少于一家的集团/区域层面的集采协议或不少于三份的单项目合作协议且须合作良好；
公司全员均可推荐供应商资源，且推荐供应商资源可以在任何时间，不受限制；
公司招标采购部必须无条件地接收来自以上各个方向的经推荐人初步筛选后的供应商资源，不得拒绝。
（3）是否实名推荐
过程中最重要的是需要阳光操作，推荐与效果或者重大分包相关的招标最好使用实名推荐以降低风险，同时对于实名推荐还应该给予相应的奖励。
（4）挂靠与贴牌
关于挂靠与贴牌，不同企业的态度也不尽相同，关键在于过程中谁来认定供应商的资格，一般的原则是“谁用谁认定”。
（5）主导方
供应商库的质量把关谁来主导，大多数公司是由成本招采相关负责人决定。主要目的是明确资源信息上报，以及追踪供应商工作的开展情况。
（6）适配性
需要结合公司的产品链条进行考虑，比如只做刚需产品，就不需要很高级别的供应商；还需要考虑供应商的唯一性，对入围供应商的数量进行限制，能够有效避免 “僵尸公司”的问题出现，防止寻源过程中员工为了应付完成考核造成“休眠”企业入库。
2. 考察——五个要点
考察过程中需要注意五个要点，指引考察工作的顺利有效进行：
（1）考察前清单
（2）进度&产能
是工程考察的重点，同时可以结合合作单位、合作意向以及拟派人员量级进行判断，拟派人员量级的级别越高能够获得的支持越多。
（3）质量&技术
质量与技术是成本招采人员很容易忽略的一点，对于质量和技术的把控并不只是工程一个部门的事情，成本招采人员也需要对供应商的工艺和标准要求进行考察。
（4）成本&价格水平
（5）考察后的背景调研
对于重大工程，针对供应商考察后的背景调研也十分必要，预防对方套现等行为，防止影响后续服务。
3. 入库--分级管理及培育
（1）流程
入库流程主要包括入集团合格供应商库签批流程、入城市/片区合格供应商库签批流程、入项目库合格供应商签批流程等方面。因后期还有入围环节，建议入库审批级别不宜过高。
（2）分级
每个公司理解的级别可能会不一样，但是公司必须有统一的标准。
（3）分类
（4）状态
成本招采人员需要时刻关注的几种供应商常见状态如下所示：
（5）库的培育
对于供应商分级、分类以及状态的维护必须具有一定的稳定性，有缺陷可以及时修改，但不建议做过多过大的调整。
4. 选用——入围八个要点
关于供应商的选用需要注意八个要点：
（1）充分竞争
充分竞争是为了保证投标的数量，但是保证投标数量的同时还要保证效率，建议单位工程、特殊的总包采用“2n+3”模式即至少选用五家；示范区等比较紧急的采购建议“2n+1”模式即最少选用三家。
（2）新&老
供应商的选取需要“新、老”搭配，也是为了保证供应商库的流动性。
（3）档次一致性
关于供应商档次需要注意两点：一方面是标准问题；另一方面是针对同一档次的供应商要控制价格的偏差。
（4）来源多样性
来源要避免多个供应商是由同一个部门推荐的情况（招采部门除外），减少串标围标的风险。
（5）回避
（6）能力评估
对于入围供应商需要继续进行全方位评估，特别是对于重大分包招标，需要对其之前的工程进行评估，尤其要重点对其结算率和索赔进行评估。
（7）本地&异地
本地与异地供应商、国营与民企供应商的搭配问题，对于重大分包招标是需要特别考虑的。
（8）关联性
招标过程需要避免“一人多排、一排多人”的情况，需要在招标前事先约定、事先明示。
5. 评估——全面评估
对于供应商的评估需要注意三个事项：坚持独立评估原则、保证评估个体分布的合理性、评估形式分为线上评估和线下评估，评估形式对结果的影响很大，推荐更加客观的线上评估。
具体的评估重点和内容分为以下几个方面：
6. 集团、区域、城市职能划分及协调
对于供应商体系搭建与管理，同样需要明确的职能划分与协调配合。集团层面的职能主要是从管理出发，进行基本制度建设、操作指引建设、标准化建设、以及巡检制度建设等工作，区域以及城市公司更多需要的是落地执行。
7. 业绩&责任成本
供应商体系建设会涉及到考核以及责任成本的问题。招采的责任成本需要根据职能来判断，建议前端负责供应商入围的责任成本不需要承担，后端比如负责材料类的责任成本需要承担。
关于招采的考核指标更重要的是对资源整合能力的考核，比如集团战略采购执行率、采购集中度、供应商满意度、供应商合格率等，且要以结果为导向。
二
编制一份好的招标文件，离不开从以下几个方面出发寻找技巧和策略：
1. 招标策划
对于很多公司而言，招标策划是很容易被忽略的重要工作，因为缺少招标策划可能会引起以下纠结点：
当然，以上存在的问题可以通过建立《建造标准表》、《合约规划表》来指导形成《招标策划表》，从而解决纠结的痛点。
2. 招标内容
招标文件文本一般分为上下两册，首先应该明确完整的招标文件主要包含以下内容：投标须知、投标书、合同协议条款、合同专用条款、合同通用条款、开办费项目、承包范围与工作内容、工程技术要求、工程照管及总包配合、图纸目录、合同图纸（另行装订）、工程量计算规则及单价说明、工程量清单索引、工程量清单、工程质量保修协议、工程指令管理工作程序、合同结算管理工作程序、甲供物资管理工作程序、廉洁协议书、建造标准及施工管理要求等。
3. 招标图纸
总价包干招标的前提是图纸质量，所以需要加深对图纸的理解。总价包干是行业内成熟公司的常见做法，是规避合作方二次经营的主要手段，需要设计、工程、合约、报建各职能部门协调沟通、流水作业，以保证各项工作都有合理的时间来保证工作质量，尤其是图纸质量。如果招标图与施工图脱节，那么总价包干就是空谈。
另外，不能整版换图的原因在于如果进行整版换图，需按新图对照招标图计算变化，不仅计算工作量大，而且易产生人为偏差。复核困难、成本不可控、利于施工单位寻找索赔点、结算时间长等都是存在的隐患。
4. 技术要求
好的技术要求是编制清单及综合单价分析表的重要基础。不在乎工作经验多少，只要把技术要求和图纸对照合并就可以把所有需要的材料写全，清标和商务谈判时也能做到心中有数。
5. 清单编制
清单编制的难点在于如何制作综合分类分析表，主要原因在于对技术要求不熟悉、对节点组成不熟悉、对整个招标品类不了解。但是通过以下小技巧也会使得清单编制变得轻松：
明确范围、定清单结构、拆部件、分层次、看节点、核对技术要求、工程量统计具有可检查性、确定综合单价分析表等级、列主材。
三
1. 提高招标标底&控制价编制精准度
编制较为准确的招标控制价与企业的利益密切相关，但是大多数企业在招标控制价编制时面临诸多问题。无论招标控制价做高或做低对项目都是不利的，如何提高招标控制价编制精准度成为成本管理急需解决的重点。首先需要明确以下几点：
1) 什么是招标控制价？
国有投资项目的定义：招标人根据国家或省级、行业建设主管部门颁发的有关计价依据和办法，以及拟定的招标文件和招标工程量清单，结合工程具体情况编制的招标工程的最高投标限价（控制价公开）。
目前成本管理工作中的定义：招标人根据国家或省级、行业建设主管部门颁发的有关计价依据结合市场情况及集团的相关要求，按设计施工图纸及招标资料编制的对招标工程限定的最高限价（控制价保密）。
2) 如何编制招标标底&控制价，可从以下几点出发：
3) 如何提高招标标底&控制价编制精准度，需要思考以下内容：
2. 商务谈判的要点
（1） 明确谈判的类型
首先需要明确谈判的类型，是政治性谈判、垄断工程谈判还是直接委托谈判，以及是招标后的第几轮谈判。如果是竞争性谈判，前期准备工作要充足，因为谈判可能涉及高精尖或者特殊限制；如果是垄断工程谈判，同行的成交价应该作为核心的关注点。
（2）明确谈判的目标
首先自身关于价格的谈判目标要明确，以及老板所下达的谈判目标是下降多少点等等。
（3）明确谈判的分工
谈判之前要约定好分工，主谈官在谈判过程中做好主导作用；以及 “红脸”和“白脸”要搭配好，保证谈判过程有来有回。
（4）约谈单位的顺序
约谈顺序方面要注意约谈单位交叉进行互不碰面没有交谈空间。
（5）约谈单位的优缺点
谈判前如果没有参与考察，最好向参与考察人员咨询谈判单位的各方面情况。
（6）约谈单位是否存在技术壁垒
（7）约谈价格的高低分析
价格方面需要做标价分析，指出谈判单位价格高低的各方面原因。
（8）商务礼仪及气场
气场上最重要的是要在首轮谈判把对方预期压低，过程中还要注意商务礼仪，约定正式的会议室、注重穿衣打扮，塑造严肃的氛围。
（9）公司商务谈判的要求
有的公司商务谈判要求不过夜，必须当天拍出成交价。这就意味着谈判前需要了解各个公司谈判的原则并提前作统一要求。
受疫情影响，房企复工后各个条线都会面临着众多的挑战。关于招标采购工作中的那些坑，我们只要掌握了相应的技巧和策略，同样可以顺利克服。真正做到把握时局转危为机。