收藏这十条汇报技巧,下次直接用

原创曹将的职场笔记2020-10-16 23:15:00

今天分享 10 个关于汇报的建议,都是亲身实践的经验。不多废话,直入主题。

01 封面要漂亮

封面就像你穿的衣服,做的头发,给人的第一印象将直接触发他人的「印证效应」:

感觉你好,接下来就会去论证你好;感觉你不行,然后就会去论证你多么不行。

所以,在时间的分配上,一定要给封面留下足够的时间。

02 准备一段摘要

摘要的目的是让对方能快速了解:

  • 为什么做这件事

  • 你的结论是什么

  • 通过怎样的论据得出结论

如果不知道怎么写,可以参考券商的行研报告、咨询机构报告或论文摘要。

《平等的力量:性别平等如何为全球经济创造12万亿美元的增长》摘要(麦肯锡全球研究院)

《 形象创造价值吗?——服务品牌形象对顾客价值—满意—忠诚关系的影响》摘要

《新型城镇化下的房地产市场发展趋势》摘要(国泰君安)

03 不重要的信息放附录

有时候准备了很多内容,但汇报时间紧凑,又舍不得删,怎么办?

把它们放入附录。

附录可以单独打印,这样给到领导的看起来没那么「重」,对方压力不会太大。如果他刚好问到相关的问题,再拿出来。

04 准备一些感性素材

什么是感性素材?就是容易被他人理解的信息。

不容易理解的是:文字、数字。容易理解的是:图片、图表、视频、类比等。

↑ 图片

↑ 结构图

类比案例:

  • 人名:他是中国的爱因斯坦,他是我们公司的张学友。

  • 地名:这是东方小巴黎。

  • 故事:大家都听过司马光砸缸的故事吧,这个案例也类似……

  • 动物:羊群效应,狮子型人格。

这些准备好倒不是说一定要用,而是在需要的时候用来点睛。

05 设计标题

每段内容有一个标题,它有两类:

· 结论类:如本地市场容量存在萎缩趋势,建议建立分公司。

· 事实类:如本地市场容量同比下降10%。

写作方法如下图:

06 重要的汇报前要排练

排练是指按照既有的逻辑,进行模拟汇报。有的人喜欢找同事来听,我个人比较喜欢在家里一个人演练。

演练的作用是让自己心里有底。

一方面,演练过,知道哪里应该突出,哪里可以省略,当汇报场景发生变化(比如领导突然有急事,希望压缩时间),可以马上调整节奏。

另一方面,演练的过程中,会真正发现哪里有漏洞,可以及时打补丁;来不及也可以备一份方案,现场口述。

07 汇报前一定要跟直属上司沟通

这是很多人容易忽略的细节。有时候是大领导直接布置工作,我们很容易就想当然觉得:只用跟大领导汇报即可。

但是,很可能汇报的结果与直属领导有关。而你越过他去汇报,则容易引发不必要的麻烦。

所以,建议汇报前,把材料发给直属领导看看,并当面沟通一下。

听不听是他的事,但说不说就是你的事。

08 准备一个小抄

这是我个人的习惯。因为我们汇报总有目的,也有一些关键点,而这些可能不在文稿里,汇报中途有时候会突然遗漏。

所以我会写在 iPad (或笔记本)上,汇报中偶尔瞄一下,保证都说到。

09 汇报后要确认

汇报中,领导会提出自己的想法,这时候一定要记录下来。等到结束后,挨着跟领导确认。

常用的确认表达有:

  • 行动类:所以接下来,我们将围绕XX和XX进行深化,一周后给您再汇报一次,您看怎么样?

  • 澄清类:领导,刚刚您提到的XX,我不是特别理解,可不可以再说一下。

  • 总结类:领导,也就是说我们可以这么做……(第一、第二、第三)。

10 第二次汇报强调差异点

如果就某个主题已经汇报过一次,那么可以第二次汇报时,在摘要处就强调差异。表达上可参考:

“根据上次的修改意见,我们准备了新方案,主要差异点是……”

以上便是关于汇报的 10 个实操建议。

1.封面务必漂亮,这是第一印象。

2.准备一份摘要,概述汇报内容。

3.非重点放附录,问起来再详说。

4.准备感性素材,更容易被理解。

5.重新设计标题,快速获取观点。

6.汇报前做排练,心里有底不慌。

7.与上司做沟通,避免越级汇报。

8.偷偷准备小抄,关键点不遗忘。

9.汇报后要确认,共识沟通成果。

10.第二次重差异,避免浪费时间。

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