上班8小时哪有时间完成其它计划？这么做分心情况下你也能完成
世界知名的悉尼歌剧院最初的规划只需花费4年、700万美元建造，但实际工程却耗费14年、预算追加到1.02亿美金才完工；回想学生时代，你是否常常拖到最后一刻才赶完期末报告？出了社会，你是否经常为了赶上结案日期，只好爆肝加班来解决意料之外的麻烦？
无论从政府到个人，都得面对这种「计划谬误」惹出的祸！什么是「计划谬误」？又该如何避免它一再浪费我们的时间和金钱？以下分享四种方法，让你精准掌握工作进度、赶上论文期限！
实用点：学这四个步骤，让你拟定计划目标时更务实，避免无止尽的投入时间和金钱。
本文四大重点：1. 为什么计划总是超出预期？因为我们忘了「历史的教训」。2. 每天能专注核心工作的时间只有「72分钟」！你需要做好「最坏打算」。3. 大事化小事，拟定具体「计划」取代追求模糊「目标」。4. 一日之计在于「午」？选择一天中效率「最差」的时段作规划。
1. 为什么计划总是超出预期？因为我们忘了「历史的教训」
国际专案管理学会(Project Management Institute, PMI)曾作过统计，在所有执行完成的专案中，只有略高于一半的比例如期完成。人们对预估自己要花多少时间、金钱完成任务时，往往会太过乐观，导致后续得不停修正原先的预期。
(图片来源：Pixabay )
以色列裔的美国心理学家、也是《快思慢想》作者Daniel Kahneman首先在1977年用「计划谬误（planning fallacy）」来形容这种现象。
Kahneman和研究团队发现：人在预测未来时，很少回头检视过往类似的项目花了多少时间，反而倾向用直觉解读眼前的工作。
因为每次完成任务后，我们脑海里的印象似乎只会留下最后美好的成果，过程中遭遇的所有困难会被渐渐淡忘；此外，若遇到类似的任务，也会认为自己早就非常熟练，不像第一次需要花那么多时间。
计划谬误不只影响你的时间（加班）和金钱（追加预算），若你是专案负责人，还会让所有成员拼命追赶一个不合理的期限而抱怨连连。那我们该如何降低计划谬误发生的可能？有两个方法：「让别人帮你估」、「把自己当菜鸟」。
1994年，加拿大Wilfrid Laurier大学的研究团队发现一个有趣的现象：虽然我们评估自己的期限总是太过乐观，但帮别人估却很准！
这是因为对别人不够了解，避开了主观的直觉反应，评估的依据转而聚焦在过往经验，心态上也会更趋向保守。
另一方面，评估时程最好先把「近几次」的经验放在一旁，回想「第一次」面对新客户、新需求时，前面需要多久磨合期？需要学习多少新知识？如何调整彼此的合作模式？这些都是需要花费可观的时间和心力、造成延长加时的重要因子。
2. 每天能专注核心工作的时间只有「72分钟」！你需要做好「最坏打算」
提供一系列生产力工具的公司「RescueTime」曾作过调查，统计近5万名上班族的工作型态，得到一个惊人的数字：平均每人每天只有1小时12分钟花在最重要的工作上！
假设一天待在公司8小时：其中1.5小时开会、2小时回覆email和即时讯息、不时响起的电话、同事间面对面沟通又花掉2小时，再加上被打断后重新进入状态所花的时间，把这些通通扣掉后剩下的，才是你真正能花在核心任务的时间。
因此，做计划时千万别把一个工作天算作8小时，而是依据个人状况，把你知道「一定会发生」、「可能会发生」、「想不到会发生」的因素通通纳入考量。
举个实际例子：专案刚开始会存在许多不确定性，如：预算还在审查、客户只给部分规格、供应商还没承诺产能等等，尽量把这些变数加入评估，随着专案持续推进，这些不确定性会越来越明朗，最终会收敛到一个合理的范围。
(图片来源：Agile In a Nutshell )
3. 大事化小事，拟定具体「计划」取代追求模糊「目标」
接下一个庞大的专案后，首要之务是化整为零，将一个粗略的大任务拆解成具体的小步骤，把注意力放在这些步骤，而不是最终的「目标和结果」。
这样做的好处是：不会被乍看很惊人的规模和复杂程度吓到、专案的进度也容易管理。至于份量该拆分到多细？差不多一小时内做完就可以，接下来再用具体的叙述订出三个重点：如何做、做多久、要得到什么成果？
比方说：
计划1：「星期二早上9~11点到图书馆找资料，完成期末报告大纲。」取代「我这礼拜要写期末报告。」
计划2：「后天下午和厂商开会1.5小时，要谈定规格和采购数量。」取代「这星期要和厂商谈定专案合约。」
同时，还要准备好「B计划」以防意料之外的事情打乱原先的计划：
计划1-B：「星期二可能临时有社团活动，我最好先预约星期三的自习室。」
计划2-B：「万一后天下午临时被要求出差，最好明天先和代理人交代好策略。」
4. 一日之计在于「午」？选择一天中效率「最差」的时段作规划
2011年，康乃尔大学社会学教授Michael W. Macy和学生Scott A. Golder发表了一个有趣的研究，他们分析了几百万则公开的推特贴文，发现人们的情绪会随着生理时钟和季节更迭有固定的起伏。
刚起床时情绪最正面，许多乐观正面的名言佳句出现的频率高；美好的一天开始后，负面用词出现的频率会渐渐增加；把时间拉长来看，每个季节的日照长度不同也会连带影响人们情绪的变化。
这种规律和我们做计划有什么关系呢？研究指出，大部分的人会在起床后6小时到达第一个「情绪低谷」，就大约是在中午吃完饭后。这时头脑思绪比较迟钝、情绪起伏大、心态也偏向悲观，不太适合处理正事、进行沟通，但却正好用来「抵销」人类天生的乐观倾向，是个作时程规划不错的时间点。
虽然每个人生理时钟可能有差异，但原则大致不脱「找出自己疲劳或难以专心的时段，暂时放下手边进度缓慢的重要工作，专心作规划。」
理解完「计划谬误」以及四种治疗方式后，下次当读者们遇到需要规划的时机，不妨试试这四个方法能否让你摆脱常常被专案期限、期末报告追着跑的刺激生活。
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