把数据快速填入Word登记表中,用邮件合并轻松搞定!

上级部门要求统计各单位的人员信息,并填入到如下图这样的一个Word表格中。

现在人员信息数据整理好了,有100多条,如下图:

如果使用复制粘贴的方法来完成这项工作,还真需要费一会儿劲儿。而且,在达人哥这里,也不符合咱高效办公的理念呀。所以,咱们也不保留,直接把高效办公技巧放出来,和大家分享了。

请大家留意,凡是像这种Word文档主要结构相同,仅仅是部分数据需要变化的情况,基本上直接上【邮件合并】就可以了,不管有1000条数据还是更多,使用【邮件合并】都可以分分钟搞定。

之前达人哥也分享过很多关于【邮件合并】的推送,而且也出过相关专题视频课程,有兴趣的小伙伴可以识别二维码购买学习,现在正在特价优惠,19.8既可以学习一项真本领,也是对达人哥长期分享的支持。

现在,我们开始操作。

首先,使用Word打开表格文档。然后依次单击【邮件】-【开始邮件合并】,在下拉列表中选择邮件合并方式为【普通Word文档】。如下图。

第2步,导入数据源。在【邮件】选项卡中单击【选择收件人】-【使用现有列表】,在弹出的对话框中选中整理好的数据表格,单击【打开】按钮,在【选择表格】对话框中选择数据所在的工作表,比如“Sheet1$”,最后单击【确定】即可。如下图:

第3步,插入合并域。将活动光标定位到Word文档的单元格中,然后单击【插入合并域】下对应的合并域名即可。如下图

第4步,将第一行的添加完合并域后,选中第1行复制并粘贴到第2行中,然后将光标定位到第2行的“姓名”合并域前面,添加一个规则域【下一记录】。如下图:

第5步,将第2行选中并复制粘贴到下面所有行中,如下图。

第6步,完成合并。单击【预览结果】按钮可以查看合并效果,没有问题就可以进行邮件合并了。单击【完成并合并】-【编辑单个文档】,即可将所有数据合并到Word中,并生成一个新文档。如下图。

这是合并效果图:

整个准备好数据之后,如果操作熟练的话,整个操作过程也就1分钟左右。

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