“职工名册”——让企业不再被动！

作者/彦忱

设计/彦忱

本文字数/1536字

阅读时长/4分钟

小案例

张强（曾用名张三宝）于2010年被某机械制造公司招录为车间工人，2015年1月6日张强在工作时被液压机失控飞出的铁块击伤面部，送至医院治疗。公司仅为张强垫付了医药费；为此，张强提出仲裁申请，要求确认与公司存在劳动关系， 由公司支付工伤保险待遇6.5万元。

庭审中张强提供与公司法定代表人的电话录音，以证明双方存在劳动合同关系。公司辩称：本公司没有名叫“张强”的员工，只有一名员工叫“张三宝”，但公司未在规定时间内向仲裁庭提供职工名册，也未能提交“张三宝”个人信息的任何证明。

案例评析

《劳动合同法》第七条用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。

职工名册应当包括劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址、现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等。

本案中，公司未在规定时间内未提供职工名册以及“张三宝”的真实个人信息，则应当承担不利后果。

张强提供了与法定代表人电话录音已证实与公司的劳动关系，据此可以认定张强与“张三宝”系同一人，故张强与公司存在劳动关系。

法律规范层面

关于职工名册的规定，主要有以下两条内容：

《劳动合同法》第七条：用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。

《劳动合同法实施条例》第八条：劳动合同法第七条规定的职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。

职工名册有如下作用：

1、职工名册有助于加强用工管理，规范企业的用工行为，完善的职工名册可以极大的方便企业的人力资源管理。例如Excel表中自动筛选功能，性别栏则有利于女职工的管理，在妇女节时自动筛选一下，就可以调出所有女职工的信息；民族栏则在单位有少数民族员工的时候，有利于依法尊重他们的少数民族习惯和信仰，以及对少数民族员工节假日的安排；出生日期栏有利于避免使用童工或未成年工，也有利于对退休返聘人员进行管理。完善的职工名册可以实现一张表玩转整个人力资源管理的功能。

2、职工名册相当于备份书面劳动合同。职工名册除了记载一些基本内容之外，还可以记载与用人单位或者职工有关的其他内容，例如可以添加“双方已签订书面劳动合同”的确认栏并要求员工在确认栏处签字，从而可以起到备份书面劳动合同的作用，防止书面劳动合同被遗失、偷盗等情况下，被劳动者追究未签订书面劳动合同双倍工资的法律责任。

3、职工名册相当于备份入职登记表。在入职登记表遗失或被偷盗的情况下，记载上述内容并由劳动者签字确认的职工名册，还可以起到证明用工起始时间等作用，避免发生纠纷时用人单位在“证明劳动者工作年限方面”承担举证不能的不利后果。

成本权衡层面

《劳动合同法实施条例》第三十三条　用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。

但更重要的是，如果没有其他证据证明员工的入职时间和已经签订劳动合同、没有职工名册或者制作的不完善，例如关键内容不全、没有职工签名等，则失去了一次以证明职工工作年限和签订劳动合同的机会，从而加大了支付经济补偿、未签订劳动合同双倍工资的风险。

工具管理层面

记载了上述内容之外，另行增加，记载用人单位名称劳动报酬的内容并由劳动者签字确认。

特别说明

1、此次为劳动法专题第二季，以用人单位为视角展开论述，内容相对偏向实务操作，写作中也尽量保持“法律+成本+工具”的形式。

2、本季预计有十个项目，本篇为第三项目“入职管理”中的第三篇。