沈曙虹 |【办学行为策划】5：如何提升学校制度的执行力

在学校文化战略策划中，难度最大的当属办学行为的策划。有的办学者或策划者在办学理念与办学环境建构完成后，还是感到学校文化建设仍然处于皮毛阶段，对如何落实在办学行为上感到较为困惑，随之产生了行为系统建设的现实需求。本系列就是对办学行为策划做一些理论阐述和经验介绍，供大家参考。学校制度是界定学校组织内各种关系和行为、维系学校正常运转和提高工作效益的各项规定。学校制度制定、执行与落实的程度体现了学校制度文化的水准，反映了学校组织中大多数人的价值判断和价值追求。学校管理制度越周全，工作就越有章可循；学校管理制度越科学，工作就越规范高效。以策划方式规范学校制度，重点是依据学校的办学理念，对各项规章制度重新梳理、改进或新建。其中尤其要在学校管理理念的指导下创造性地、有效地实施制度建设。例如，我为苏州工业园区第六中学确立的管理理念是“以制度正行，以情义聚心，以精致美政”，则该校的制度建设皆以此为出发点，侧重强调制度的规范化、人性化和精致化。当然，各校的文化追求与特色不同，原有制度的基础条件有异，因而制度建设的内容重点和策略方法便不尽相同。我在帮学校进行制度建设实操时，有两点会特别予以关注。框定制度建设的范畴学校制度内容丰富、种类繁多，但有时也会存在体系不清的现象，反映出管理的失范与低效。建立一个合理的制度框架，将所有制度按照战略与策略、行政与业务、人与事等进行梳理归类，就像中药铺子将各种药材分门别类有序摆放一样，这样必然有利于理清管理思路、补充制度缺失、提升管理品质。本着这样的原则，我设计了一个学校制度框架体系模板，让学校以此为参照进行制度梳理。

当然，上表罗列的只是学校各项制度的参考“菜单”。学校在制度建设实践中应遵循一个基本策略，就是要在健全基本制度的基础上强化关键制度建设。关键制度是指最能体现学校的特性、直接涉及学校使命的制度，是直接促进教师与学生充分、全面发展的制度。一般认为，学校的关键制度分为三个方面：一是学校战略领导制度，这些制度直接为学校发展提供“顶层设计”，直接为学校最基本的教学任务提供保障；二是教师专业发展制度，主要指对教师的教学活动和教师专业发展有直接影响的一系列正式规则体系，这些制度直接影响学校的教学质量及可持续发展能力；三是学生发展制度，主要指对学生的学和与学生发展有直接影响的一系列正式规则体系。明确制度细则20多年前的沈阳飞龙集团曾经赫赫有名，但后来倒闭了。其总裁姜伟闭门思过，总结了企业的20大失误，其中一条就是“企业规章不实不细”。他认为企业创办6年来建立了比较完整的规章制度，但由于缺少严密的执行细则和考评细则，导致这些制度如纸上谈兵，难以落地生效。其实这种状况在学校中也屡见不鲜。以《岗位职责》为例，许多学校从校长到普通教师乃至门卫、厨房师傅等都规定了岗位职责，但就我看到的这些条文，几乎全都只谈到在这个岗位上要做什么事，至于这些事怎么做，有什么标准和基本流程，有什么检查依据以及如何检查等，统统缺如。这样的制度在执行力上基本等于一纸空文。为落实精细化管理理念，制度的建立必须以执行细则与考评细则为保障。因此，为便于执行和考评，对于任何制度，尤其是对于岗位职责和相关工作制度的制定务必做到：◎明确内容，分解细目；◎规定质量或目标要求；◎规定数量和进度要求、完成时限；◎指明工作原则；◎提示工作流程、方法；◎工作任务落实到人；◎明确直接上级和下属部门或岗位；◎明确横向协作细则；◎明确考评标准；◎明确考评人、考评程序、检查时间；等等。以此理念为原则，我在一些学校尝试将原本仅列有工作内容的《岗位职责》改写为《岗位说明书》，从岗位定义、岗位从业标准、岗位准则、岗位任务、工作流程、岗位考评6个方面细化了岗位的工作内容、执行细则和评估细则，以确保“制度管人”的理念真正落到实处。说到“制度管人”，有的办学者或认为这是生硬的管理方式，应以人性化管理取代。对此我的基本观点是：任何管理都不可能逾越发展阶段，若制度都管不住人，何谈人性抑或“文化”？只有先用制度管好人，才可能实现对制度的超越，此即“死去活来”。 附录是我在15年前为某中学新设岗位“公共关系部主任”制定的岗位说明书，供参考。附：南京市××中学公共关系部主任岗位说明书一、岗位定义1.公共关系部主任是学校公共关系事业的第一责任人，在校长和学校行政会议的领导下，主要负责学校对外、对内公共关系的策划与实施工作，有计划、有组织、有系统且长期应用各种活动或媒体服务，与相关各级政府及教育行政部门、社区、新闻媒体等公众真诚沟通，从而建立彼此之间的和谐关系，赢得公众对学校的了解、支持与合作。2.本岗位任职者兼任学校新闻发言人。3.因其工作的特殊性与重要性，本岗位由校长直接分管，同时在必要时（如涉及学校危机处理、校内成员的公关培训、学生及其家长的公关等）本岗位任职者有权通过合适方式调配、协调其它部门的工作。二、岗位从业标准1.理解并认同学校公共关系的作用和社会责任，有较强的使命感，有志于改进学校教育工作，其职业表现和道德行为符合社会公认准则及学校规范。2.必须具备学士（或以上）学位，在本校工作6年以上，担任本校中层职务（包括副职）2年以上。3.性格开朗，待人热情，擅长于人际沟通；视野开阔，思维敏锐，善于把握和利用时机；有较强的规划设计能力、组织能力、活动能力、写作能力。4.致力于教育公共关系的研究与实践。三、岗位准则1.大局为先 本岗位所有工作目标的确定都应与社会规范、公众利益、学校发展战略相适应。2.信誉第一 本岗位所有职务行为都应指向提升学校的知名度与美誉度。3.长期计划 本岗位工作应着眼于学校的长期利益，考量其承上启下的连续性。4.双向沟通 本岗位工作应致力于学校公众对象对学校积极甚至主动的反馈，这是公关有效性的重要基础。5.全员参与 本岗位任职者应充分调动学校师生的积极性和能动性，使他们成为学校对外公关的主体。6.专业创意 本岗位要求所从事的公关企划与实施具有较高的专业化程度，这是决定工作成效的重要条件。四、岗位任务1.全面掌握与本岗位工作有关的各类法律与政策信息，整体规划学校公共关系策略：⑴了解宪法、民法通则、教育法、教师法、未成年人保护法、预防未成年人犯罪法、妇女儿童保障法、新闻宣传法规、学生意外伤害事故处理办法等国家法律法规的基本精神，依法履行本岗位职责，并确保在必要时（如处理危机）能依法维护学校主体利益。要求有相应的学习笔记，尤其要有与学校公关事业高度相关的法律条文的摘要且方便随时检索使用。⑵了解南京的历史文化特征及城市定位与发展战略，了解本行政区域的城市地位与发展前景，了解本社区政治、经济、文化、社会环境，并以此作为学校公共关系事业的重要外部生态依据。要求有相关剪报、文件、调研报告、笔记等文献存档，且适时更新。⑶了解本校在全市社会和教育领域的影响力，熟知学校的发展愿景和战略规划以及各项规章制度，并以此作为学校公关策略的直接出发点。⑷制定学校的公关规划和方案，经行政会议批准后作为直接负责人遵照执行。公关规划/方案包括：——公关战略指导规划。一般为5年规划，概括制定出总目标和完成总目标的主要措施、条件以及分阶段实现目标的设想等，对具体活动不必做出规定；——学年/学期公关计划。这是围绕一学年/学期的公关目标而形成的具体工作计划，应涉及政府与教育行政部门、社区、教师、学生及家长、媒体等公众对象，要做到目标明确、重点突出、责任落实、具备较高的达成度和较强的操作性；——专项公关活动的实施方案。这是就某一具体公关项目而设计的方案，应包括项目名称与目标、项目负责人和实施者及各自责任、项目筹备和实施的程序设计及时间表、项目所涉及对象及各种条件分析、项目所涉及的传播媒介和外部环境、经费预算、成果考核标准与方法等。2.负责做好学校对外联络、信息沟通和学校形象的宣传：⑴与社区、共建单位、当地治安部门等保持长期有效联系，搜集相关单位对学校的建议与需求，传达学校对相关单位的希望与合作意向。要求备有相关单位负责人和直接联系人的各种联络方式并时常联系，此外每学期至少应联系一次。⑵了解报纸、电视、广播、网络等各形式媒体的特征与影响力，了解本市、区各媒体的基本素质与个性化价值取向，据此选定重点合作媒体与一般合作媒体；编制各媒体教育行业记者的联络方式，并加强联系与联谊，方式有寄简报、拜访、电话或网络社交平台沟通、记者招待会、年度座谈、邀请参观、寄贺卡等。⑶根据学校学期工作计划和公关目标确定宣传重点及内容、时间安排、媒体选择等，组织或自行撰写宣传稿件，审阅稿件内容。一般每学期对外发稿不少于5篇，见诸媒体应不少于3篇。⑷对相关公关资料做好收集整理、记载存档工作，尤其注意收集影响本校形象、关系的因素和事件的信息，分析其后果，必要时应向学校行政会议或校长提交分析报告。3.负责学校文化战略的宣贯：⑴以广泛、频繁、深入为原则，结合不同时期学校的工作重点，适时、灵活、有效地运用报告、专题辅导、宣传单（手册）、环境布置、征文、演讲、考核等形式促使全校师生了解、认同学校文化相关内容。⑵根据学校各时期发展需要制定学校文化阶段性推进规划，包括推进目标、基本原则、组织保障、主体内容、主要途径、落实部门、阶段步骤、传播计划等，并提请学校领导和协调各部门逐一落实。在规划运行期间，应定期对相关部门、人员执行规划的情况（如工作质量、工作进度、经费使用、主要问题等）进行视导，保证学校文化战略的规范化、精细化执行。⑶熟知《学校文化战略纲要》的条目内容，熟知《纲要》中相关内容的责任部门，对其中办学行为系统所界定的相关行为（尤其是各种校本化仪式）要严格督办，做到事前提醒、过程监督、事后评估。⑷学校办公、宣传、导示、生活等用品的制作中凡涉及学校视觉基本要素应用的，必须予以把关，严格监督制作单位依照学校提供的视觉识别电子文稿进行制作，并且要审校样品，确定图形、尺寸、比例、色值、位置等无误后方可签字准予制作。4.负责学校的危机预防与处理：⑴对学校各种潜在危机进行调查并作评估分类，一般每两学年进行一次，要求广泛调查（最好做到教师全员和学生各年级抽样不少于50人）、准确评估（应有量化数据和影响力分析），其中须特别关注可能对学校或师生造成危害的新动向。⑵制订详实的危机处理方案，尤其要针对不同危机类型周密部署处理机制，做到各部室、级部、班主任等责任明确，危机处理尽可能流程化。⑶对教师进行危机预防教育，使他们掌握与自己岗位有关的危机管理常识，明确在危机发生时应采取的具体措施。其中全体教师集中培训每学期至少进行一次，其它则可以简报、部门会议、颁发危机处理方案等方式进行。⑷熟知危机处理的原则与策略，凡遇重大危机（如火灾、集体食物中毒、学生轻生或严重受伤、校内暴力事件、校舍损坏伤人），应立即启动“危机处理机制”，协调、督促并直接参与相关部门的危机处理工作，同时在第一时间酌情采取以下措施：向110、120、上级教育行政部门或有关学生家长等报告危机事件；尽可能掌握事实真相并记下事件发生的时间和经过；迅速检索学校处理危机的法律依据并报知学校领导；提请校领导确定处理危机的原则性方案；做好应对学生家长和媒体的准备。五、工作流程本岗位工作应尽可能按照规定流程进行规范化、标准化操作，尤其对于预设的、有计划的公关工作，务必遵循相应的工作流程。公关工作的总体流程是：调查研究→确定主题→产生创意→编制方案→实施方案→评鉴效果。流程各环节的分解步骤是：调查研究——现有资料收集→公众状况与需求调查→资料分析；确定主题——列举公关问题→明确公关目标→确定企划主题；产生创意——各种相关创意的列举→创意方法的甄定；编制方案——选择衡量标准→创意的文本化→确定最终方案；实施方案——方案要素的落实→依方案运行→进度控制→完成方案；评鉴效果——收集受众反馈→分析预期目标达成度→总结经验并存档。六、岗位评估1.本岗位任职者的工作水平由校长直接评估，辅以学校其他部门和人员的反馈意见。2.评估指标参照上述岗位任务，结合即时性工作。重点评估本岗位任职者的公关意识、公关创意及规划编制水平、公关活动的组织协调能力、工作拓展状况、工作热情与职业精神等。指标权重大致按常规工作40%、关键工作30%、工作态度30%分配。3.评估工作一般可安排在学期结束前后进行。4.评估程序和方式如下：⑴文献评估，即对任职者的工作计划/方案、工作笔记、相关信息收集状况、数据库建设、工作小结等文献进行研阅；⑵访谈评估，即征询校级、中层（职能部与级部）、教师等各方对本岗位任职者的评价，一般每次访谈样本不少于6人；⑶对话评估，即评估人与任职者直接对话，深入了解任职者的综合情况；⑷比较评估，即根据所掌握信息和印象，将本岗位任职者的工作绩效与其他同级岗位任职者的工作情况进行比较。5.评估结论产生后，可参照学校相关奖惩条例对本岗位任职者进行奖（惩）；若评估结论特别优秀获特别低劣，评估人可根据需要提请学校行政办公会议决议给予相应待遇。