职位说明书编制完全指南（全实操，含范本，学了就能用！）
上一期，我们谈了如何进行职位分析（点击查看职位分析指南），今天我们继续聊聊如何输出职位说明书。
外企会把需要员工做的所有事情用文字描述固化下来，一个重要的文本就是职位说明书。
谁负责撰写职位说明书（Job Description）呢？
该职位的上级经理负责制定其下属的职位说明书。部门负责人是本部门所有职位的管理者，也是编制职位说明书的主要责任人。主管和下属应该通过讨论的形式，让双方认可职位说明书的内容。人力资源部负责提供职位分析方法和职位说明书模板。有些公司的职位说明书是人力资源部撰写的，职位说明书需要经过该职位的上级经理、部门经理的确认。
在撰写职位说明书的过程中，人力资源部、业务经理和员工的职责及相互关系如图1 所示。
图1 HR、业务经理和员工的职责
01
职位说明书的内容和撰写
职位说明书（Job Description ，JD）是表述工作分析结果的人力资源管理文件。编写职位说明书是工作分析的重要环节，也是重要输出结果之一。
很多公司管理者总希望职位说明书包含的内容越多越好。事实上，做任何事情都需要适度。内容丰富固然有利于员工开展工作，但是公司要花费较多的人力成本去维护。
那么，一份全面的职位说明书到底需要包含哪些信息呢？表1 列出了基本要素。
表1 职位说明书的基本要素
1. 基本信息：说明这个职位有别于其他职位的基本信息。内容包括职位名称、所在部门、任职者姓名、直属上级职位、审批部门、审批日期、工作地点、职位编号等。具体形式如图2 所示。
图2 职位基本信息
目前外资企业开展职位编号管理时一般遵循以下几个原则。
唯一性——不同职位在公司内部具备唯一编号的原则。
层级性——职位编号能够体现出不同职位的汇报层级和汇报关系。
属地性——职位编号能够体现不同国家/ 地区/ 部门/ 二级部门（等），以及同一部门内部不同管理职位之间的隶属关系。
案例分享一 某跨国公司A 职位编号与规划范例
总体构成规则：分公司代码- 部门代码- 职位顺序号。
例如，AB 分公司人力资源部福利助理的职位编号是：ABGS-HR-B-02。
构成方法是：AB 分公司的代码是ABGS; 人力资源部门的代码是HR；在其人力资源部经理下有一个职位是薪酬福利经理（职位编号ABGS-HR-B），此职位下设若干职位，其中一个是福利助理职位，则命名为ANBGS-HR-B-02。
（1）职位汇报层级代码：每增加一个汇报层级，就增加一个分隔符“-”。根据不同职位汇报层级的不同，用“-”连接下一层级。“-”越多，表示汇报层级越多。
（2）分公司代码：表明该职位所属的分公司。如武汉分公司为WHGS。为此，该公司可制定详细的“分公司代码表”。
（3）总部所属单位不采用分公司代码，直接采用总部部门代码。同样地，公司有详细的“总部部门代码表”。
（4）部门代码：每个部门都有唯一一个编号。部门下设子部门采用单一字母编号。例如，可用“A”“B”“C”作为代码依次类推。例如，市场部在任何分公司统一采用MK。市场部如果下设市场推广部，采用MK-A 表示。
（5）职位顺序号：处于同一层级内的职位，用阿拉伯数字排序。例如，武汉分公司市场部下设市场推广部的市场专员，表示为WHGS-MK-A-01。
案例分享二 某跨国公司B 职位编号与规则范例
在跨国公司B 的职位代码编号中，能够看到职位的编码构成和组织设置、所在国家、工作职能以及汇报关系和职位级别有关系。
总体构成规则：业务领域- 国家（区域）- 职能领域- 职位顺序号。
（1）业务领域：集团公司在全球根据不同的业务领域，用字母划分不同的编号。如销售部门是S，人事部门是P。
（2）国家（区域）：说明该职位所在的国家或者区域。如中国CN, 澳大利亚AU。
（3）职能领域：说明该职位具体从事哪个领域的职能工作。如人力资源管理P。
（4）职位顺序号：处于同一层级内的职位，用阿拉伯数字排序。如同样都是人力资源部门，就用P-1, P-2 编号。
和案例一公司不同的是，该公司并未对所有职位都进行编号。一定层级以下的职位就没有单独的编号。它们都使用上级经理的职位编号。在此，“一定层级”是由几个维度来控制的：a. 该职位的全球职位等级必须是经理级别之上；b. 该职位的下属汇报关系满足一定的数量。这样的经理级职位，可以有唯一的职位编号。该职位下面的职位，则使用该职位的编号。
例如，向中国销售业务总经理汇报的人力资源部，其编号为S-CN-P。人力资源部内部负责薪酬福利的经理为S-CN-P-1；如果该薪酬福利经理下面还有汇报的职位，就不用单独编号，都使用S-CN-P-1。
2. 职位总体概括：用准确又高度概括的语言介绍该职位的主要职责。换言之，用最简短的语言描述该职位和其他职位的最大区别在哪里？该职位为什么能够存在？该职位的主要使命、职能是什么？具体呈现形式如图3所示。
图3 职位总体概括在职位说明书中的表现形式
“职位目的”的撰写要点如下。
用一两句话描述该职位的主要职责。
主要目的至少包括两部分内容：该职位做什么；该职位要达到什么目的或结果。
或者增加工作活动的约束条件，如“在……指导下，根据……”
“职位目的”撰写的模式包括“为了……，在……的指导下（影响下），
（做）……（工作）”或者“在……的指导下（影响下），（做）……（工作），确保……（实现）”。
案例分享三 人力资源部门经理的职位目的
（在国家相关劳动人事政策法规的指导下，）建立健全公司的人力资源管理体系，提高公司全体员工的业务素质和管理水平，确保公司得到持续发展。
其中，做什么是：（在国家相关劳动人事政策法规的指导下，）建立健全公司的人力资源管理体系。
要达到什么目的或结果：提高公司全体员工的业务素质和管理水平，确保
公司得到持续发展 。
3. 职责描述：职责描述是职位说明书中的重要组成部分，详细列举了该职位所有的职责内容。职责描述包含的内容有：该职位的主要工作职责、每一项工作职责对应的绩效衡量指标、每一项工作职责在所有工作内容中的权重等。
职责描述的原则如下。
工作职责描述不受当前任职者的情况的干扰。
根据工作职责的权重，从重到轻分别描述该职位的职责。
按照逻辑顺序排列不同的工作职责。工作职责的撰写者应先列出所有工作职责，然后按照不同的属性归类，依据轻重缓急进行排序。
主要职责的数量最好不要超过8 条，不要少于4 条，所有职责加起来需要体现该职位在职人员的主要工作产出。从理论上说，所有工作职责的总和应该是100%。如果工作职责超过10 条，有些职责的重要性就会低于10%。这样的工作职责就会过于分散。因此，撰写者可将有些工作职责合并起来。
工作职责的表述要通俗易懂。撰写者要慎用技术缩略语，以免引起不必要的歧义。
职责描述在职位说明书中的形式如图4 所示。
图4 职位描述在职位说明书中的形式
职责描述= 行为动词+ 工作本身+ 预期结果
行为动词：完成该职位需要什么等级的“动作”，如审核、组织、设计等。这里面提到的各种工作行为的描述，实际上是具有一定层级要求的。在外企的职位管理工作中，薪酬管理人员会根据相应的描述，“有意或者无意”地划分职位级别。为了方便大家使用，在此列举一些常用词汇（如表2 所示）。如果大家需要撰写英文的工作职责，可以参考本节附录的英文词汇。
表2 职位描述常用的词汇
工作本身：经过整理归类的工作职责。
预期结果：工作完成之后应该达到的效果。
以招聘经理的职责描述为例解释说明。
招聘经理的工作职责：计划、组织并实施招聘活动，以满足用人部门的需求。”
我们按照撰写公式进行分解，如表3 所示。
表3 招聘经理的职责描述
4. 任职资格：什么样的人员才能胜任该职位。在撰写任职资格的时候，完全不需要考虑现在任职者的情况。撰写者需要思考：假如这个职位需要从外部招聘，该候选人具备什么样的最低资格？任职资格里面描述的所有内容都是担任该职位的人员的最低要求（注意，这里说的是最低要求）。
任职资格如图5 所示，包括专业知识要求、从业经验要求、专业资格证书、能力素质要求等。
图5 任职资格的内容
5. 各个公司会根据需要对职位说明书的内容进行增减。例如，有些公司会增加该职位在公司内部、外部的组织关系，该职位涉及的工作环境，该职位处于什么样的保密级别，等等。
案例分享四 职位说明书样本（中文）
案例分享五 职位说明书样本（英文）
02
职位说明书的维护和未来
职位说明书是对现有职位的工作职责、任职资格等情况的真实描述，是公司开展内部管理的基础。但是，不得不承认的是，现代企业的发展日新月异，薪酬经理在做好职位说明书的撰写、收集、整理、存档工作后，很多职位都已经发生变化了，甚至原来的部门也已经发生了变化。
为了应对快速变化的组织结构，很多公司采用了以下办法。
职位说明书电子化、模块化。为了能够快速留存、修改、查阅职位说明书，很多公司开发了人事管理信息系统。这样既加快了信息维护速度，提高了工作效率，还将职位说明书的常用术语、工作内容模块化，便于公司管理和维护。
采用外部咨询公司提供的职位说明书范本，在此基础上适当修改后使用。很多从事薪酬调研工作的咨询公司会根据所调研的行业情况，总结该行业内的职位情况，汇编成标准的职位说明书手册。
采用“职位族群”的描述办法。职位族群（Job Family, Job Group）是一系列从事类似工作，需要类似的知识、技能和素质要求（尽管要求的等级不同）的职位组合。通俗地说，采用职位族群的方法之后，人力资源部不必再针对某一个职位进行描述，而是针对某一类职位进行描述。这样的管理方式具备一定的稳定性。
案例分享 某公司销售族群第一级的描述
一个职位族群内部根据应负职责、绩效衡量指标、专业知识技能和素质的差异，划分不同的级别。职位族群的划分取决于公司业务的需要：如果划分的通用程度太高，将不利于实际应用；如果划分的专业程度太高，会缺乏灵活性和前瞻性。薪酬经理可从以下几个角度考虑公司应当有多少个职位族群，销售族群的职位说明书样例如图6 所示。
技术专业/ 技能知识。
工作的特性/ 属性。
人员素质要求。
以上各项的组合。
图6 销售族群的职位说明书样例
附录1 有问有答
1. 在我公司的职位说明书里，薪酬经理需要在“主要职责”一栏中填写每一个职责在全部工作职责中所占的权重。请问，这个权重是指该职责的重要性还是这个职责所占工作时间的重要性？
答：这个“重要”是指工作职责，并非工作时间。有的时候，重要职责所耗费的工作时间可能不是很长，而任职者花费很多时间完成的工作并不是很重要。因此，这里的权重是指该职责的重要性。
2. 在填写职位说明书中“工作职责”一栏的时候，很多业务部门都要在最后增加一条“执行领导安排的工作”。这样空洞的职责是否适合写进职位说明书呢？
答：从理论上说，这样的工作职责肯定不适合写进职位说明书。但是在实际工作中，下属的工作安排会受到上级领导的影响，并且具有很强的“随机性”和“突发性”。从工作时间的占比看，“执行领导安排的工作”所占比例并不小。如果这属于公司管理文化的一部分，就应该在职位说明书里列明。当然，最好在这个项目中适当列出一些具体的工作内容。
3. 在职位说明书的“主要职责”一栏里，有的业务部门经理特别喜欢使用“负责”这个词，这个词属于什么级别的动词呢？
答：在撰写职位说明书时，对于撰写者采用什么样的动词来描述职责，是有一定的层级要求的。我们很难从“负责”中判断出工作的级别，如“负责中国区销售业务”“负责公司网络安全”“负责电话转接顺利”等。因此，建议所有参与撰写职位说明书的人员避免使用“负责”一词。
4. 有没有研究结论证明，一个上级经理管理多少名下属合适？
答：这属于管理幅度的问题，一般都是根据内部的管理经验以及外部其他公司的管理实践来决定。从管理经验来说，通常一个上级经理直接管理4 ~ 10 名下属。由于不同公司的管理方式、产品业务不同，实际上很难得出固定的比例。综合很多公司的管理实践，有两个内部数据可供参考：一个是公司历史上各个部门的平均管理幅度，另一个是目前公司各个部门的平均管理幅度。还有一个办法：在业内寻找参考数据，看看外部公司的人员管理幅度，然后在本公司通过制度明确组织结构的人员管理比例。
附录2 有关职位管理的中英文词汇
附录3 有关职责描述的英文动词
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来源：本文节选自《薪酬总监修炼笔记——我在世界500强公司管薪酬》（翁涛著），经人民邮电出版社授权原创发布。
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