和领导沟通前,你必须知道的4个原则
进入职场十多年,我有一个很好的记录:
几乎跟所有曾经的领导都成了朋友。
他们中有张罗着给我介绍对象的,有借钱给我买房的,有给我介绍客户的,有跟我合伙创办公司的。
不仅如此,我在做企业管理咨询项目时,也会经常被客户项目组的人请去帮忙跟他们的领导做沟通。
他们经常跟我说的话是:“我们领导比较听您的,这个事您帮忙沟通下呢。”
一直以来,我都没觉得这是一项多么特别的能力,就好像鱼在水里游泳,感觉就是一件自然而然的事。
直到2016年底创办了YouCore,不停地看到各类“如何跟领导交流”、“如何跟领导汇报”的咨询问题后,我才意识到这可能还真是一项挺特别的能力。
于是,我将自己这10多年来跟不同领导沟通的情况好好梳理了一遍,整理了一份与领导沟通的心得。
不过,在参考这份心得的时候,你如果能更多关注与领导沟通的基本原则,而不是各种小技巧就更好了。
技巧是无穷无尽的。以与领导沟通而言,你咨询100个人,至少能听到200种技巧。
不过,无论沟通的技巧多么纷繁复杂,万变不离其宗,真正有效果的沟通技巧,本质上都必然遵循着沟通的基本原则。
沟通的定义之一是:不同的行为主体,通过各种载体实现信息的双向流动,形成行为主体的感知,以达到特定目标的行为过程。
因此要做好与领导的沟通,本质上就要从沟通的三大要素(行为主体、信息、通道)出发思考,让每一个要素都发挥出价值。
① 针对“行为主体”,要明确领导的意图;
② 针对“信息”要素,做到“有效编码”和“充分解码”;
③ 针对“通道”要素,要选准最佳通道。
一切与领导沟通的技巧,都无外乎是这四大原则的运用。
① 「明确意图」原则:针对行为主体。
② 「有效编码」原则:针对信息的传递。
③ 「充分解码」原则:针对信息的接受。
④ 「选准通道」原则:针对信息通道。
掌握了上面四个与领导沟通的基本原则后,你就不会迷失在无穷无尽的“沟通技巧”中了。
下面,我们一起来看下具体怎么运用这四个基本原则。
怎样才能做到在沟通中,更有效地明确领导的意图呢?
方法有三种:
① 你要在沟通前,也就是平时要多多积累对领导的了解;
② 沟通中,要多去想为什么领导会这么说,要这么做;
③ 沟通结束前,一定要记得确认你对领导意图的理解是否正确。
▼ 一、积累了解
和很好的朋友沟通,几乎不存在沟通不好的情况,你们每次都能准确地理解对方想要的东西。
之所以能做到这点,就是因为你们已经很了解对方了。
因此,如果你平时注意积累领导的利益关注点、喜好、性格、背景等信息的话,就会对领导有更多了解,也就更容易在沟通时领悟领导的意图了。
▼ 二、多思多想
除了平时要注意多积累对领导的了解,每次在跟领导沟通时,你还要多思多想,多揣摩领导的真实意图。
具体如何做呢?
最好的方法之一,就是在脑海中不断地自问“为什么”。
比如,领导跟你沟通一个市场活动的策划安排时,你就需要在脑子里自问一系列问题:
“领导为什么要办这次市场活动?”,“领导为什么会选择这个地点?”,“领导为什么要选择这个时间?”,“领导为什么让我负责这次市场活动?”等。
这样自问多了后,对领导的意图也就领悟得越来越准确了。
▼ 三、确认意图
每次沟通结束前,一定要对领导的意图做确认。
正常情况下,你可以这样开头:“领导,我理解这件事您最主要的目的是……您看我的理解有没有偏差或遗漏的地方?”
这么做的好处有两点:
① 能纠正你对领导意图理解的偏差;
② 能让领导感知到你理解他的意图了,这样在后续的沟通中,领导会更容易接受和认可你。
在明确领导意图之后,你还要很好地编码信息,准确地给领导传递你的意思。
怎样编码信息才能更准确地传递你的意思呢?
高质量的信息编码必须同时做到下面三点。
▼ 一、从领导的视角编码
无论你的沟通目标是什么,在跟领导沟通时,一定要第一时间让领导感知到他的意图被满足了或会被满足,这样领导的态度或行为才会跟你的沟通目标一致。
因此,你传递给领导的信息,一定要从领导的视角进行编码,而不是你的视角。
举个例子:
领导要参加一个会议,安排你订一家离会场近的酒店。但会场周边的酒店都被订满了,你费尽心思找了很多朋友帮忙最终才订到了一间房。
假如你跟领导汇报这件事,你的沟通目标是想凸显自己这次的辛苦和功劳,因此你可能会按下面的方式编码信息。
“领导,这次房间太难订了,我将周边的所有酒店都问遍了,结果没有一家有空房。没有办法,我找了一个在当地做旅游的朋友,让她帮忙,结果她也没办法。后来……”
采用这种信息编码方式的话,领导听了几分钟,可能会理解成你没订到房,这会儿正想法设法地找借口呢。
因此,领导不但接受不到你想传递的“辛苦和功劳”,还很有可能训你一顿:订个房这么点的事,你都做不好,你还能干什么呀你!
从领导的视角重新编码这段信息的话,你可以改成下面这样。
“领导,您的酒店订好了,具体信息我发到您微信上。不过这次房间还真不好订……”
这么编码的话,领导第一时间就感知到他的意图被实现了,也就更有可能认可你的辛劳。
▼ 二、按领导的喜好编码
领导的性格不同、喜好不同、背景不同,对信息的解码方式也会有所不同。
比如,有的领导喜欢言简意赅,有的领导喜欢详细说明,有的领导只愿意听结果,有的领导喜欢事无巨细的了解。
因此,哪怕汇报的是同样的事情,最好也能根据不同领导喜好的解码方式,对信息做不同的编码,靠“一招鲜,吃遍天”是行不通的。
▼ 三、适时调整编码
信息编码好传递出去后,要注意观察领导接受信息后的反馈,以确定信息编码的效果。
你可以观察领导的表情和动作,比如领导的眉头是不是皱起来了?领导是不是开始心不在焉了?
一旦领导的反馈表明他接受的信息有偏差的话,就要适时调整信息编码方式了。
接下来,我们需要关注如何充分解码接受到的信息。
在接受领导的信息时,如何才能做到充分解码呢?
你只要把握好3个关键就可以了。
▼ 第一个关键是:“倾听”
在接受领导的信息时,你首先要好好地倾听和记录,避免急于做表达,哪怕有困惑或质疑的地方都先忍着,你可以先记下来,等领导把话说完后再统一确认。
为什么要这么做呢?两个原因:
◆ 原因一:你只有专心致志地倾听,才有可能接受尽可能多的信息。
当然这里的“倾听”,不仅仅是用耳朵听,它还需要去你接受声音之外的动作、表情等。
◆ 原因二:在领导没有全部表述完成前,你可能会理解错领导的意思,这时贸然表达,反而会引起领导的不快。
▼ 第二个关键是:“组织”
有些领导在传递信息时,因为时间紧或者自己也还没想得太明白,会存在讲得不清楚、信息有遗漏等情况,
因此在接受信息时,不能只是像复录机一样,将领导说的话原封不动地记录下来,而是要重新结构化地组织接受到的信息。
▼ 第三个关键是:“复述”
等领导讲完后,你务必要跟领导复述下你接受到的信息,以根据领导的反馈修正偏差。
一般情况下,你可以这么复述:“领导,根据刚刚30分钟的沟通,我理解您一共讲了3点。