纸质档案是档案系统中的重要组成部分，其记载着重要的信息，此尽量将档案材料保管到光照量少的区域，避免直接在强光下照射同时也有不可替代的证明价值，在管理纸质档案时，需注意档案载体的脆弱性与易被破坏的问题，重点展开保护纸质档案的工作，避免档案在保管过程中遭受损毁，延长纸质档案的可用时间，结合既有的纸质档案保存问题，改善档案室的环境，提升纸质档案的保护水平。现结合当前纸质档案在档案室中的情况，探讨相应的保护工作。
纸质档案行程后，档案的基本制造材料得以结合，形成完整的档案，其可保存的时间与保存条件息息相关。不少单位设置的档案室前身是普通办公室，并未达到专业化档案室标准，室内的密封性与温湿度控制难度高，档案工作者工作量大，纸质档案的保管也因此而被忽视，一些借阅者在借出需要的纸质档案后，并没有保护档案，甚至随意拆分档案。先对保护纸质档案过程中出现的问题进行总结。在日常性的保护工作中，管理者面对的重点任务之一就是管理档案室的温湿度，大部分管理者都能够在收集、整理等工作结束后进行归档处理，按照类别与日期来保管档案，但是一些人员在新档案材料入库前期，并未对档案本身实施除虫与除尘工作。记录与保存档案室的湿度与温度数值时，未及时分析与掌控室内温度变动情况。对档案室的温湿度条件进行干预时，主要运用除湿机与空调，但是开启时间与具体温度值确定分析不到位，导致最终的控制效果变差。出现档案借阅需求时，档案室往往只登记档案名称与借阅人，但是并未将这部分借阅信息收录到信息系统中，进而缺少对具体的档案材料的利用率的了解，无法从档案的应用角度出发，实施针对性管理。当前的档案室在将档案提供给需要应用档案的人员时，档案利 用者并未意识到档案材料所具有的重要价值，没有主动保护纸质档案，翻阅时，摆放档案的桌面可能存有灰尘，进而导致纸质档案被污染与损坏。向外借出的纸质档案更容易出现螨虫。部分利用者缺少时间意识，获得档案之后，随意处理档案，长时间不归还，无视档案人员的催收，外借的档案材料有较大的概率产生遗失的情况，借出者往往也只需要说明情况即可。档案利用者的错误意识与行为加大了保护纸质档案这项工作的难度。档案室所处的地理位置不同，形成的保管条件也有差异，部分地区的气候湿润，档案室大多处于建筑底层，室内空气更加潮湿；一些档案室临近山区，需做好应对山体坍塌与洪灾的准备。然而档案室缺少应急预案，演习排练也不到位，当突发性情况出现后，很难最大程度地保护库房中存储的大量档案。
首先从环境温度切入，确保档案室中的温度长期维持14到18℃的温度，如果夏季温度过高，可通过物理方法来降低室内温度，记录每日档案室温度与湿度，统计温湿度数据，持续改善与调节保管环境，日常展开换气通风活动。光照防护不到位，档案也会受到影响，因档案材料，针对特殊或者重要的档案更要慎重保管。如果档案室湿度加大，可使用防湿的材料来使环境变得更加干燥，如硅胶或者石灰石。针对档案材料展开防尘工作，定期打扫档案室，保障室内卫生，清理期间也要做好保护材料的工作，可在档案室的各个入口处增设防尘网。除了防尘之外，消毒工作也是非常必要的，以此来生物与霉菌给档案带去破坏，可适当在档案室放入油漆，以此来阻挡生物与霉菌的衍生与繁殖，一旦发现档案室中有生物，立即实施处理，消除危险源。大多数档案管理工作单位都没有设置专门供档案材料使用的消 毒间，普通的房间具有密封效果很差，即使在档案入库前期进行了消 毒处理，但是在档案室中存放了一段时间之后，仍旧会生虫。因此要 更全面地进行入库保管前期的准备工作，先开展除尘工作，而后结合 档案的厚度、重要性等多种要素，将档案密封消毒，完成除虫处理再 保存，彻底隔绝污染源。通过计算机保存档案室的具体温湿度信息，形成变化趋势图，管理者可对湿度与温度的走向进行了解，确定是否达到保存纸质档案的相应标准，以此来延迟档案材料的自然损坏。日保管档案室的材料时，同样可使用计算机支持保管工作，记录档案的实际节约情况，找出利用率比较高的档案材料，预先准备复印件，供档案利用者借阅。各个单位都应针对自身特点制定防火、防洪、防泥石流等应急预案，从思想上加以重视，从制度上加以规范，从而最大程度地保护纸质档案。但光有纸上东西还不行，必须对员工进行灾害预防和应急能力培训，定期实战演习，从而提高广大档案人员对突发事件的应变和处置能力。同时要坚持提供复制件，对能不利用原件的要坚决不借出原件。目前多数单位档案人员身兼数岗，因此把工作重点都放在对档 案的指导、收集、整编等工作上，从而容易忽略对周遭环境的观察，如果有关业务主管部门能制定出相应的规章制度，对及时发现周围环境变化，发出预警信号的人员进行奖励，对造成事故的相关责任人和肇事人员进行惩处。
RFID档案柜
从法律效用的角度来看，部分纸质档案还具有不可替代性，由此可了解到纸质档案在当前的档案应用过程中的重要地位。档案室中存放大量的纸质档案，对其实施保护是极其必要的工作，而保护方面的问题却给纸质档案带来诸多隐患。本文总结了保护纸质档案的工
未完待续......
久红档案现已成为中国领先的档案供应商，业务覆盖纸制品、钢制品、办公家具三大类。同时涉足智慧档案馆、智慧图书馆、智慧政务、智慧Cloud、BIM软件设计开发、档案软件的设计开发、档案馆服务等领域。
致力于成为中国智慧档案馆、智慧图书馆，智慧办公系统一流供应商。
