开始数据分析前，先收好这份 Excel 数据规范指南，可避过大部分坑

今天不聊案例，给大家汇总一下制作数据表的一些基本原则。

不管是初学者还是 Excel 老鸟，不少同学对于数据表的规范化和标准化仍然懵懵懂懂，以至于在工作中一不小心就给自己挖了坑，日后需要付出数倍的精力含泪填这些坑。

所以今天的教程，大家也可以看作是一份避坑指南。

一、一致性：

1. 同一对象的命名必须一致，比如，

  • “一月”和“1月”不要混用；

  • “一月 ”文字后面多了个空格，也不应该有。

2. 同一数据表中的格式要保持一致：比如，小数位数、千分位符、数字还是百分比，甚至对齐方式等。

3. 同一类型的工作簿、工作表的命名也必须一致、有规律，以便于日后批量修改。

二、规范性：

1. 数据格式规范：

  • 一定要使用 Excel 可以识别的数据格式，比如，数值不要设置成文本格式；日期必须用真正的日期格式，而不是“2021.6.1”这种；

  • 文本和数值要分开放在不同的单元格中，不要写成小作文，比如，

2. 表格结构规范：

  • 源数据表应该制作成二维表，尽量不要使用三维表，因为不便于后续分析处理；

  • 不要合并单元格！老生常谈了，不赘述；

  • 尽量不要单元格内硬回车（Alt+Enter）；

  • 尽量不要使用多重标题、斜线表头；

  • 标题不能为空、不能重复，尽量不要用数字作为标题；

  • 不要在单元格中插入空格来排版；

  • 不要有空行空列；

  • 源数据不要有小计、合计行或列；

  • 同一个工作表中只放一个数据表，如果一定要放两个，请错行错列放置；

三、专业性：

  • 需要得出计算结果的单元格应该使用公式，而不是直接输入结果；别笑，真有人用计算器算出结果后填入单元格，把 Excel 当成了烧火棍；

  • 引用其他表的数据，需要用公式，而不是直接填入，这样可以保持数据的联动性；

  • 公式要具有封装性、可扩展性；

  • 公式的参数需要正确使用单元格的绝对、相对、混合引用；

  • 过于复杂的公式，可以充分利用辅助列，化繁为简；

  • 不要过多使用数据有效性、条件格式和数组公式，这样会使 Excel 运算速度变慢；如果升级到 O365 以后，很多数组公式都可以被简单的函数所替代

四、安全性：

  • 不希望让人修改的部分，尽量设置工作表保护，以免公式和数据被破坏；

  • 需要多人填写的表格，可以通过设置下拉菜单、验证数据有效性来确保数据格式规范；

  • 断开不必要的链接；

  • 及时备份和建立副本

五、美观性：

  • 使用与公司 Logo 一致的色系；

  • 结构合理、重点突出、排版美观，方便阅读与打印；

  • 尽量不要使用太多颜色，不要添加过多背景色；

  • 删除非必要的格式、批注；

  • 如需使用备注，请置于表尾；

  • 字体、数字格式统一；

  • 行高、列宽统一；

  • 必要时对数据进行排序

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