党政办的那几点基本功—— “1个年轻的老乡镇”系列（18）

原创 市县领导参阅 市县领导参阅  

（so：前期说到《特稿合集4、《乡镇领导工作术》——乡镇三部曲（3-3）》。想看追踪这个专栏的朋友，可以点击上面的专辑“一个年轻的老乡镇”。请各位留言区补充各种情况……一周之内，留言内容点赞多的前5位，送电子书《办公室能力》1份。本文授权转载，来源：知乎||作者：晋卿。这是市县领导参阅的2204文章。）

一、乡村工作中的时间管理

基层工作中,一个人往往身兼数职，身处其中，每天被杂事东一头、西一头的撕扯，导致精力分散，往往看似忙了一天，实际上没做什么事情，或者是没做什么正事；

往往以为自己忙的很充实，实际上是丢了西瓜，捡了芝麻，没抓住重点，长期以往便导致时间管理混乱，任务完成缓慢，让自己在不知不觉中养成了懒、散、慢的习惯，而且还不自知，每天陷于琐碎的事情中不能自拔。所以学会时间管理尤其重要，让自己忙在点子上，忙重要的事。

紧急的事情马上办。尤其是一天上班开始，便要提前对自己这一天将要干的事情心里有数，把领导交办的、限期待办的、上级催办的，先提上日程，而且应该把这些事项放在自己一天中效率最高的时间段完成，这样完成的效率高，而且错误率小。

琐碎的事情插缝办。尤其是取文件、打电话之类的琐碎事情，可以找一些琐碎的时间办，比如快下班的时候，比如工作累了休息的时候，这些小时间浪费了可惜，如果利用起来，也可以做不少的事情。

日常的事情闲时办。在完成了紧急重要的事情之后，开始放手干日常的事情，把日常的事情缓缓办好，比如整理档案、文件之类的事情，完全可以在重要的事情干完之后的时间里做，认认真真的做好，这样安排下来，所有的事情都有一个好的布置。

更重要的是，在一天的工作完成之后，做好自己的工作日志。相信好记性不如烂笔头，把今天干的事情记下来，把今天收到的重要文件记下来，把明天要干的事情列出来，这样每天自己干的事情能够一目了然：重要的事项不会忘记，领导交代的事情又能够随时记住，保不准那天找不到一个重要的文件和重要的事项时，可以在自己的工作日志中找到记录。

为了节省时间，平常的收到的重要文件和资料也要规整好，便于随时查阅或者随时查找，不会因随时要用而找半天才能找见，或者找半天还找不见。这样影响工作不说，更重要的是把自己的时间白白浪费在了这些小事上，因为一件小事导致所有的事情不能按时完成。

可以说：一个善于管理时间的好习惯，可以让自己事倍功半，可以让自己抓住重点，又不遗漏细节。

二、工作中的几点好习惯

参加乡镇工作以来，觉得好脑子、好记性不如一个好习惯，尤其是基层工作事无巨细，点点滴滴都是事，还有一些比较实用的技能，与大家共享。

一、接电话记得录音。主要是接到上级领导和上级部门的电话，接通电话之后，先点击录音功能，以便能够完整记录上级部门通知安排的重要事项，尤其是在接到领导指出某文件需要你修改之处，录音是个很好的办法，可以多次听，反复听，直至把领导的意思，准确无误的全部表达出来，千万不要相信自己优秀的记忆力。

我在基层乡镇工作中，曾和一位说方言的领导打过交道，他说的话大部分能够听懂，可是话中夹杂着的方言，却让我头大，后来慢慢的，接到他的电话就及时打开了录音，通完话之后，多听几次录音，就能够理解他要表达的意思了。所以说，录音是为了更好地领会领导的意思，更加准确的传达上级部门的指示，既能锦上添花，又能够备不时之需。

二、做好工作日志。记录每天工作中做过的事情，第二天待办的事情。尤其是交还上级的重要文书、收到的重要资料和领导交办的事情，实行待办事项清单制，按照工作日志的记录，及时办结工作。

书法：墨安

记得有一次，领导问我收到XX办公室交还的资料没？我说没有，然后他翻阅了自己的工作日志，告诉我收到过，他工作日志有记录，他让我放密码柜抽屉里，我一翻，还真在。这就是做好工作日志的好处。

三、及时整理电脑桌面。及时规整和收纳文件，包括电子文件和纸质资料，按照一套自己擅长和习惯的方式，及时整理，一方面让自己有了条理感；另一方面在查找的时候能够迅速找到，不至于翻半个小时找不到东南西北。

同时，也要善于标好文件的名称，以便能够在需要的时候及时检索出来。记得有一次，上级让报一份统计表，这个统计表我曾经报过，但是我搜索了半天之后毫无所得，只好一个一个文件的浏览，到最好才在一个没有标注文件名的文档中找到。整理标注之后，你会发现自己的心情会变好很多，满满的成就感是也。

四、做好备份。千万不要有侥幸心理，不要总是在U盘突然坏了之后才会感觉无路可走，恨不当初。记得有一次，我的工作U盘突然乱码，而且无法修复，直接导致我很多工作中重要的资料就此遗失，直至那时我才想为什么就不备份？可是多少次的为什么还是不起作用，只能长叹息吸取教训。

三、开会是是个事

在基层工作中，开会是常有的事，所以开会是个事，在某种程度上更是个大事，一个会议开的是否好，能很大程度影响工作的开展是否顺利,所以如何开好一个会至关重要,更是办公室工作人员应该具备的三大基本能力（办文、办事、办会）之一。

一个好的会议应该是充分准备的。比如确定那些人开会，提前通知参会人员时间、地点、参会领导、需要准备的资料；最好有会议议程，能够确定会议主持人、各项议题的负责人；准备好会标，播放视频的投影仪、音响等设备，尤其是讲话的话筒；台下人的座签，需要摆放的资料，都得提前备好。

一个好的会议应该是有鲜明主题的。或是传达会议精神，或是通过事项决议，或是对某工作进行调度安排。传达会议精神的会议是与会人员共同学习某种精神传达，交流心得；通过事项决议是通过与会人员的共同讨论，提出意见和建议，然后决议出要达成的事项；对谋工作进行调度安排是对与会人员下达任务目标，责任到人，倒排工期，通过会议安排听取上一阶段进度，部署下一阶段任务，以完成目标任务为目的。

一个好的会议应该是好的效果的。通过开会，或是会议精神得到了传达；或是完成了某件事项的决议；或是加快了工作进度。一个好的会议应该或是必须要收到好的效果的，如果没有效果，这就不是一个好的会议，这样的会议还不如不开。

实际上，我们在基层工作中，也会看到很多为开会而开会的现象；用会议落实会议的现象；用会议完成工作的现象。这些仅仅把开会当做目的，不为解决问题而开，在某种程度上助长的是文山会海和形式主义，只能导致上级指示和工作安排空转，不能掷地有声，转化为实实在在的工作。

所以会开会、开好会是一门领导艺术，更是一种管理技术，就基层而言，用会议落实会议在某种程度上无奈，受限于资源困境，没有解决问题的能力和抓手，只能是通过会议完成工作。

当然这么说是废话，这是基层的现状，正因如此，我们才需要对一项工作是否需要会议落实，有更准确的把握，让开一次会有一次会的效果，把不开无用会省下的时间用在实际工作中。

少开会，开有用的会，我想这应该才是开会是个事的最大注解。

四、“合格的话务员”

记得刚来乡镇那会，被分在了党政办，每天干一些接电话、打电话、做表格之类的琐碎事情，觉得大材小用，不以为然，但毕竟是工作安排，也就尽心尽力的干，慢慢的发现，接打电话这件事就小有学问，值得我们注意学习。

通知参会的电话：接到这样的电话，要记清楚会议的时间、地点、参会的人物（有哪些局、办、委的领导参加），尤其是要问清楚会议的主要内容和主持会议的主要领导，弄清楚通知的是本单位的主要领导、分管领导还是主管主任，然后及时报告党政办主任，通知参会人员。

通知调研的电话：时间、地点、参会的领导是必须知道的，还有一点必须知道的是调研的内容，需要不需要发言。这样的目的是便于参会的领导，能够提前准备好发言的材料，有备而去，而不是慌慌张张，匆匆忙忙，只知道去开会，不知道开什么会。

通知报资料的电话：要问清楚资料报送的时间、要求，尤其是需不需要主要领导过目，需不要盖章等注意点，然后写下来，赶紧给主任，让主任分配任务，限时报结。

这上面的几种电话类型中，我一直强调要搞清楚主持会议的领导和会议的主题，搞清楚这两项，是为了更好地让参加会议的本单位领导有所准备，准备需要发言的材料，而不是通知会议的工作人员告诉的模模糊糊，参加会议的领导一脸懵逼，会议的效果大打折扣。

记得有一次接到通知参加会议的电话，我只是被动接受上级工作人员的通知，记下了时间、地点和要求参会的领导，然后告知主任，没想到主任反问一句：会议由哪位领导主持？是否需要发言？我说不知道，通知没说啊，然后主任打回电话，去问了一遍，才搞清楚所有事项。

接电话是传上达下的有效手段，我们作为接电话的人，处于这样关键的位置，自然要打起精神来，做一个合格的话务员，把上级的精神准确传达，把上级交代的事情按时完成，让上级满意，让领导满意，如此，甚好。

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