Excel计算表格编制标准操作规程
随着计算机化系统在制药企业的广泛应用，尤其是GMP附录《计算机化系统》的颁布和实施，制药企业的计算机化系统的验证被提上日程，日益受到重视。然而，制药企业的计算机化系统验证既需要制药和计算机专业知识，又需要IT知识，由于大部分企业没有专门从事验证的人员，因此大家对计算机化系统的验证保持神秘，不停的参加各种培训，却越培训越糊涂，越培训越觉得神秘。面对计算机化系统验证，仍然不知所措，GXP计算机化系统验证为了帮助大家更好的进行计算机化系统验证，特推出一系列验证相关的文档和知识，以飨读者。
1 目的
建立Excel计算表格的编制操作规程，规范Excel计算表格的编制，确保计算表格的安全、合理与可靠，保证计算表格的正常使用。
2 范围
适用于QC控制实验室使用的Excel计算表格。
3 职责
质量管理部负责本操作规程的编写、修订、培训与执行
4 术语
无
5 内容
5.1 表格选择
表格的电子文件可以使用Microsoft Office Excel 2003或更高版本，推荐使用Microsoft Office Excel 2007版本。
5.2 单元格格式设置
选择指定单元格，鼠标右键选择“设置单元格格式”即可打开单元格格式设置界面。
5.2.1 数字设置
5.2.1.1 常规
常规为不含任何特定数字格式。
5.2.1.2 数值
数值格式可以设置数值的显示方式及小数位数。
5.2.1.3 百分比
百分比格式可以设置数值以百分比形式显示，并可设置百分比数值的小数位数。
5.2.1.4 科学计数
科学计数格式可以设置数值以科学计数法形式显示，并可设置科学计数数值的小数位数。
5.2.1.5 文本
文本格式可以使得输入内容以文本形式直接显示而不会触发其他格式形态。
5.2.1.6 自定义
（1）自定义格式可以依据使用需求使用特殊定义来实现单元格格式的调整。
（2）在自定义格式中，英文双引号（“”）会将英文双引号（“”）内的内容以文本形式输出；
英文中括号（[]）会将英文中括号（[]）内的内容以格式命令形式输出。
（3）常见自定义格式范例：
|
名称 |
自定义内容 |
输入结果 |
输出结果 |
|
日期 |
yyyy/mm/dd |
2014/4/18 |
2014/04/18 |
|
日期 |
yyyy“年”mm“月”dd“日” |
2014/4/18 |
2014年04月18日 |
|
时间 |
hh:mm:ss |
14:4:18 |
14:04:18 |
|
含单位数值 |
0.0“ mg/ml” |
5 |
5.0 mg/ml |
5.2.2 对齐设置
设置单元格内容在单元格内的显示位置。使用时一般设置对齐设置为：水平居中对齐，垂直居中对齐，文本控制自动换行。
5.2.3 字体
设置单元格内内容显示时的字体、字形、字号及字符颜色。
5.2.4 边框
设置单元格的边框格式。
5.2.5 填充
设置单元格内背景的图案及颜色的填充。
5.2.6 保护
用于设置单元格保护时锁定单元格，默认锁定内容勾选。
5.3 单元格内容设置
5.3.1 单元格选择
在单元格内容设置时，在Excel表格中每个单元格均有其对应的平面坐标符号。行号用大写的英文字母表示，以“A”开始，逐字增加；列号用阿拉伯数字表示，以“1”开始，逐1增加。例如：D4为D列第4行的单元格。
5.3.2 文本内容输入
在指定单元格设置单元格格式为文本后，输入指定内容即可。
5.3.3 运算输入
5.3.3.1 运算是指Excel表格依据指定内容与指定规则进行数据处理的过程，也是表格制作中最基本也是最重要的内容。常称之为公式。
5.3.3.2 在Excel表格中运算是以字符“=”来开启的，即当在单元格中输入“=”后，在非文本格
式下默认开始进行“=”后的内容计算。
5.3.3.3 运算分为函数与非函数两类，函数为使用Excel自带的函数设置的公式内容，非函数即无函数的数值运算公式。函数在“5.4函数设置”中详细说明。
5.3.3.4 在数值运算中，依据的是数学常规的四则运算规则，即先括号、再乘除、后加减。需要注意的是，在Excel计算公式中，括号只能使用小括号“（）”，在输入时需特别注意括号的位置。
（1）Excel表格运算中是使用“四舍五入”的运算规则。
（2）四则运算的对应字符：
|
名称 |
字符 |
|
加 |
+ |
|
减 |
- |
|
乘 |
* |
|
除 |
/ |
5.4 函数设置
5.4.1 函数有多种分类，常用函数类别见下表，在相关表格编制中不使用的函数不作描述。
|
函数类别 |
用途 |
|
日期与时间 |
进行与日期、时间相关的运算 |
|
数学与三角函数 |
数值的运算 |
|
统计 |
数据的统计分析 |
|
文本 |
文本转换 |
|
逻辑 |
逻辑关系判断 |
5.4.2 在Excel表格中函数是以英文内容来表示的，在英文内容后带有括号，括号内内容为函数运算内容。在Excel的函数中，括号中分隔内容以“,”分隔，连续单元格以“:”连接起始单元格与结束单元格。
5.4.3 具体函数详解见附录“Excel函数列表”
5.5 条件格式设置
条件格式系指当单元格满足指定内容时，使用设置的单元格格式替换原有的单元格格式的操作。
5.5.1 设置
5.5.1.1 在“开始”菜单栏下，点击“条件格式”，选取“管理规则”，即可进入条件格式界面。
5.5.1.2 点击“新建规则”，即可添加新规则；选取已有规则，即可在界面上点击“编辑规则”或“删除规则”来对已有规则进行修订。
5.5.2 规则设置
5.5.2.1 在新建规则的界面下，选取对应的规则类型即可设置相应的条件规则。当单元格满足设置的条件时，单元格即可使用设置的单元格格式替换原有的单元格格式。
5.5.2.2 格式设置参照“ 5.2单元格格式设置”进行。
5.5.2.3 只为包含以下内容的单元格设置格式
（1）单元格值
设置条件为单元格数值满足对应数值或单元格或条件的数值关系的要求。
（2）特定文本
设置条件为单元格内容中包含指定的文本信息。
（3）空值/无空值
设置条件为单元格内容是否为空值。
（4）错误/无错误
设置条件为单元格内容是否为错误值。
5.5.2.4 使用公式确定要设置格式的单元格
在条件设置栏中输入“=”开启公式，并依据需求条件设置相关公式。
5.5.2.5 应用范围
在规则设置完成后，在条件格式规则管理器中“应用于”设置应用该规则的单元格。
5.6 密码保护
为防止其他人员修改已设置的单元格内容及格式等，需要对工作表进行保护，使用人员只允许在指定区域进行输入内容使用。
5.6.1 在“审阅”栏下，点击“允许用户编辑区域”，在弹出对话框中点击“新建”，即弹出“新区域”对话框。在该对话框中，“标题”为设置区域的名称；“引用单元格”即选择的单元格；“区域密码”为对该区域进行修改需要使用的密码，一般不设置。
5.6.1.2 点击已有的区域，选择“修改”，即可对已设置区域进行修改。
5.6.1.3 在区域对话框中，点击“权限”，即可在弹出的对话框中选择允许用户编辑的权限。
5.6.1.4 设置完成后，点击“确定”，退出对话框。
5.6.2 工作表与工作簿的保护
5.6.2.1 工作表系指Excel表格的当前表单；工作簿系指当前整个Excel表格，包括本Excel表格的其他表单。
5.6.2.2 在“审阅”栏下，点击“保护工作表”，可在弹出对话框中输入密码对工作表进行保护，同时可在对话框中选择允许其他用户使用的权限。
5.6.2.3 一般默认其他用户只允许“选定锁定单元格”与“选定未锁定单元格”。
5.6.2.4 QC主管具有修改和编写Excel计算表格的权限，操作人员只允许在指定单元格内进行输入和修改。
6 培训要求
6.1 负责培训部门：质量管理部
6.2 需培训岗位：QC主管
7 变更历史
本文件为新文件。
8 附录
8.1 Excel函数列表
Excel函数列表
|
函数符号 |
类别 |
定义 |
含义 |
|
DATE(YEAR,MONTH,DAY) |
时间与时间 |
日期 |
显示指定的日期。 |
|
DAY(N) |
时间与时间 |
日 |
显示指定的日。 |
|
MONTH(N) |
时间与时间 |
月 |
显示指定的月份。 |
|
YEAR(N) |
时间与时间 |
年 |
显示指定的年份。 |
|
ABS(N) |
数学与三角函数 |
绝对值 |
对所选数值求其绝对值。 |
|
INT(N) |
数学与三角函数 |
向下取整 |
将数值向下取整为最接近的整数。 |
|
LOG(N,A) |
数学与三角函数 |
对数 |
数值N的以A为底的对数。 |
|
LOG10(N) |
数学与三角函数 |
对数 |
数值N的以10为底的对数。 |
|
MOD(N,A) |
数学与三角函数 |
余数 |
数值N除以A的余数。 |
|
PI() |
数学与三角函数 |
π |
圆周率π数值。 |
|
POWER(N,A) |
数学与三角函数 |
乘幂 |
数值N的A次方值。 |
|
PRODUCT(N1,N2,…) |
数学与三角函数 |
乘积 |
数值N1，N2，…的乘积。 |
|
QUOTIENT(N,A) |
数学与三角函数 |
整除数 |
数值N除以A的结果的整数部分。 |
|
RAND() |
数学与三角函数 |
随机数 |
生成大于或等于0且小于1的随机数。 |
|
ROUND(N,A) |
数学与三角函数 |
四舍五入 |
对数值N在A数值的位数进行四舍五入。 |
|
ROUNDDOWN(N,A) |
数学与三角函数 |
数值舍入 |
对数值N在A数值的位数进行向下舍入数字。 |
|
ROUNDUP(N,A) |
数学与三角函数 |
数值舍入 |
对数值N在A数值的位数进行向上舍入数字。 |
|
SQRT(N) |
数学与三角函数 |
平方根 |
数值N的平方根。 |
|
SUM(N1,N2,…) |
数学与三角函数 |
求和 |
数值N1，N2，…的和。 |
|
SUMIF(A,B) |
数学与三角函数 |
指定求和 |
在A区域中满足条件B的单元格求和。 |
|
TRUNC(N,A) |
数学与三角函数 |
保留位数 |
对数值N保留A数值的位数的小数。 |
|
AVEDEV(N1,N2,…) |
统计 |
绝对偏差平均值 |
数值N1，N2，…的绝对偏差的平均值。 |
|
AVERAGE(N1,N2,…) |
统计 |
平均值 |
数值N1，N2，…的算术平均值。 |
|
MAX(N1,N2,…) |
统计 |
最大值 |
数值N1，N2，…的最大值。 |
|
MIN(N1,N2,…) |
统计 |
最小值 |
数值N1，N2，…的最小值。 |
|
STDEV.S(N1,N2,…) |
统计 |
标准偏差 |
数值N1，N2，…的标准偏差。 |
|
AND(A1,A2,…) |
逻辑 |
且 |
检查参数A1，A2，…是否均为真。 |
|
IF(A,B,C) |
逻辑 |
如果 |
检查参数A，如果为真则为B，为假则为C。 |
|
NOT(A) |
逻辑 |
否 |
参数A的否。 |
|
OR(A1,A2,…) |
逻辑 |
或 |
检查参数A1，A2，…是否有为真。 |
|
XOR(A1,A2,…) |
逻辑 |
异或 |
检查参数A1，A2，…是否有为非真。 |