这两个工作方法，让你的工作更高效
你好呀，又到了“知识干货”的时间啦，这是陪你的第104篇文章，未来的日子里，继续与你同行。
你在工作中有没有遇到这样的情况：
每天像陀螺一样转个不停，好像永远有做不完的工作。
但问题是，就算你忙得睡觉的时间都没有了，工作成效却并不明显。
这是为什么呢？
因为我们没有学会如何聪明地做事。掌握对的工作方法，才能让自己事半功倍。
那么，有哪些方法能够帮助你提高工作效率呢？
今天，我们就来看看能够帮助你高效工作的两个方法。
利用“清单”来工作
在工作中，意外情况总是比计划发生的要快，我们常常要多线处理各种工作项目。
缺乏合适的管理方法，我们的工作就很容易失控。
当工作项目越来越接近截止日期，我们的压力也越来越大，与此同时，新任务不断涌入，抢占着我们的注意力。
面对这种情况，我们该如何安排自己的工作任务呢？
这时，我们就需要列一个清单，按照清单上的顺序来一项一项地安排自己的工作。
那么，有哪些最常用的清单制作法呢？我们一起来看看：
1.“任务+开始日期+截止日期”清单
“任务+开始日期+截止日期”这种格式，看上去就很直截了当。
虽然形式简单，但是这个方法还引入了任务管理方法中最重要的要素之一：截止日期。
为什么要设置“截止日期”呢？
因为设置截止日期能帮助我们尽快行动起来。
有一个切合实际的截止日期，并把待办事项的优先级考虑进去，还可以提高工作效率。
另外，这个方法还有第二个关键特征，就是：开始日期。
为什么也要设置“开始日期”呢？
因为设置开始日期有两大好处：
一是让你更加专注于待办事项，将注意力集中在更紧急的任务上。
二是开始日期会提醒你尽早处理事项，防止拖延。因为开始晚了很可能就赶不上截止日期了。
设置开始日期和截止日期，当你选择任务时，就可以按照时间的优先级来安排，在正确的时间完成正确的任务。
2.待办事项清单“两人组”：主任务清单+每日任务清单
“主任务清单”和“每日任务清单”，什么意思呢？
主任务清单，是你想到的每项任务的滚动存储库。在主任务清单里面，记录你所有的项目，但无需考虑优先级、截止日期、所需时间等因素。
每日清单，顾名思义，就是你全天工作的清单，是你打算在一天内完成的任务。
这两份清单需要协同工作，怎么协同呢？
你需要每天晚上查看主清单，寻找在不久后要到期的任务或需要完成的任务，以便推进其他任务。
一旦你确定了这些待办事项，就要选择其中的几个，将它们转移到第二天的每日清单中，并估算你在一天的工作时间内是否能够完成。
3.“3 + 2”法
“3 + 2”法是什么呢？就是：三项大任务+两项小任务。
如何判断是大任务还是小任务呢？
大任务通常需要一到两个小时才能完成，小任务则是用30分钟以内的时间就能完成的。
例如，你可以安排一些整块的时间来完成你的一项大任务。分配好你的时间，也能让你有时间完成较小的任务。
这个方法有什么好处呢？
“3 + 2”法能够通过限制任务清单的范围来提高你的注意力。因为你只需要处理5项任务，所以你不需要从众多选项中做出决定，受到的干扰就比较少。
4.“便利贴”法
除了上面提到的三种方法，还有一种更直观的清单管理方法，那就是“便利贴”法。
这个方法能够直观看到处在各阶段的项目和任务，待办事项可以分为“待办事项” “进行中”和“已完成”三列。
那么，便利贴法具体怎么做呢？
首先，你可以在便利贴上写下每项新任务（一项任务使用一张便利贴），并将便利贴粘在“待办事项”列中。
当你开始着手处理某项任务时，就将这张便利贴移到“进行中”列。
完成任务后，你就可以将便利贴移至“已完成”列。
通过“便利贴”法，你能直观看到一个任务的发展方向。
除了这4个列清单的方法，我们在列清单的时候，还需要注意的一点，就是使用主动动词引导每项任务。
我们在列清单的时候，可以试着用动词来激励自己的行动。
有时候把动词放在待办任务的前面时，你更可能完成这些任务。
比如，我们来看看下面几项没有动词的任务：
· PPT
· 12份文件
· 行程表
看着这样的任务，你是不是会觉得缺乏行动的刺激？这时候，我们就可以通过添加动词来解决这个问题。
把这三项任务加上动词，就变成了：
· 开始写PPT
· 检查12份文件
· 打电话确认行程表
你看，开始写、检查和打电话，都明确的告诉了我们该如何做，动词直接定义了我们要做的具体事项。
所以，在写每项任务时，一定要记得加上动词，它会激励你采取下一步行动。
利用“思维导图”来工作
说完了清单工作法，接下来，我们来聊聊思维导图工作法。
为什么要学习思维导图工作法呢？
因为大多数人在工作中工作效率不够高，原因就在于思维方式没有用对，只有掌握了好的方法，我们才可以更加高效的工作。
而思维导图就是一种非常好的方法。
一提到思维导图，大多数人脑子里浮现的肯定是那些精致的思维导图画面。很多人会觉得自己又不会画画，肯定画不好思维导图。
但其实，思维导图的核心并不是画画，内涵大于表象，思维导图是帮助你思考的工具。
那么，我们该如何使用思维导图呢？
首先，我们来了解一下思维导图的思考方式。
思维导图中有两种思考方式，分别是水平思考和垂直思考。
什么是水平思考呢？
水平思考，就是从一个起点往多个方向发散思考，像一朵花开放一样，由中心向外360度地发散思维，不断变化角度，开拓思考。
什么是垂直思考呢？
垂直思考，就是垂直向下的，像流水一样，引导我们的思维从一个点开始一直不断深入探索，专注思考。
垂直思考是亚里士多德最先提出的。
我们根据事物本身进行深入分析研究后，向上或向下进行地垂直思考。简单地说就是追溯其因果。果又可以为因，因又可以为果，无穷尽地继续发展下去。
不管是水平思考，还是垂直思考，如果只单独采用一种思考方式，那么在实际解决问题时都是收效甚微的。
我们应该综合运用水平思考和垂直思考，才能既有深度又有广度，将问题考虑的更全面。
比如，我们在开始一个项目工作时，就要全面的考虑问题，既要多角度的思考，又要结合实际情况分析出重点，抓住重点后再继续发散思维，才能找到核心问题，制定出最有效的解决方案。
而制作思维导图，就能帮助我们在工作中找到最有效的解决方案。
为什么这么说呢？
因为思维导图能围绕核心，首先展开主干（水平思考，发散思维），再从每一个主干展开到支干（结合水平思考和垂直思考），层层剖析。
那么，我们该如何制作思维导图呢？
在过程中，你需要掌握两个小技巧：
1.将同类归纳
在制作思维导图时，需要将同类的内容归纳在一起。
那如何分类呢？分类时，你可以遵循金字塔原理中的MECE分类原则。
MECE分类原则是什么意思呢？
ME是指各部分之间相互独立；
CE是指所有部分都完全穷尽。
举个例子，小明一家有七口人：小明、爸爸、妈妈、外婆、外公、爷爷、奶奶。
如果按男女分类，他们都能找到自己的分类，不会有交叉的情况，这就符合了“互斥”原则。而把这两个分类合起来，就是小明一家人，也就是说这样分类是没有遗漏的，也就符合了“穷尽”原则。
2.提取关键词
思维导图里每一根线上一定会有关键词。
那么如何提取关键词呢？你可以采取以下几种方法。
1.小标题：可以找一些文章的小标题，它是关键信息的总结。
2.关键句法：“因为、所以”“虽然、但是”，这些转折词后面一般是结论。找到了关键句也就能找到关键词了。
3.金字塔原理：金字塔原理本来就是由主到次，抓住了论点、论据也就抓住了关键词。
4.八何法：即5W3H，用Why、What、Who、Where、When、How、How Much、How Feel来思考和提取关键词。
5.SWOT分析法：在工作汇报时，我们可以利用这个方法，来分析优点、缺点、机会和威胁，从这4个方面抓取关键词。
学会了思维导图，其实不管是在工作还是学习上，都能大大提高我们的效率。
比如，当你在阅读一本书时，用思维导图做笔记，就能很快梳理一本书的结构，抓住重点。
当你参加一个会议，需要做会议笔记时，也可以用到思维导图，能够帮助我们提升专注度和理解度。
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来源：军职在线丨掌阅