菜鸟记276—为存档的文件加个目录，文件查看更便捷

万一您身边的盆友正好需要呢？

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关键词：EXCEL2016；文件目录；HYPERLINK函数；操作难度***

教学管理工作头绪多，要求高，咱们还得养成随时存档备份的好习惯。

比如小菜完成了某项工作后，打包了一个文件夹：

图1：存档文件夹截图

后期咱们想查阅里面的文件，还需要一一打开浏览吗？

最好的方法当然是制作一个目录，存档的文件一目了然，如果这个目录是可以直接点击访问的，感觉就更完美了，您说是不是？

接下来请和小菜一起用三分钟时间为您存档的文件夹建立一个目录文件吧。

步骤1：获取文件路径

建议您在存档文件夹内新建一个EXCEL文档，

依次点击数据—新建查询—从文件—从文件夹，点击浏览按钮，选择存档文件夹：

图 2：操作示意图1

接下来点击编辑按钮，选择需要加目录的文件夹：

图 3：操作示意图2

确定后出现这个界面，您不用管，直接点击转换数据按钮：

图4：加载数据示意图

打开编辑器，按CTRL键选择您要保留的字段，一般选择NAME和FOLDER即可，删除其他列：

图 5：删除其他列示意图

关闭并上载，得到这样的文档：

图6：文档示意图

步骤2：建立链接

您看小菜在C列输入公式=HYPERLINK(B2&A2,“点击访问”)，向下填充：

7：填充后效果图

步骤3：验证并调整

咱们想打开哪个就点哪个，请看会动的图：

需要增加存档的数据？没问题，刷新一下数据

目录自动更新了！

图8：刷新前后对比图

小菜之谈：这样制作目录的好处不仅是可以看到有没有不需要存档的文件，更关键的是可以实现一个自动更新的效果，大大提高了工作效率。

要点回顾

1.加载文件夹，只保留NAME和FOLDER列

2.HYPERLINK链接

3.文件有增减后刷新可更新目录

参考文献

《菜鸟记2-提取文件目录结构》

《菜鸟记119—批量重命名，您是几级菜鸟？》

今天的内容就是这些，祝您工作生活都有一个好心情，希望小菜的分享能帮到您或有所帮助。

休息一下，休息一下

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