老律师经验分享：如何用免费软件进行多个案件 文件的集中管理？
原创领络2020-12-07 14:13:47
当我在律所分享心得时，我发现我的分享受到众多律师的欢迎。
作为执业多年的民商事律师，我分享了一个案件管理的主题：“案件进展、案件资料、客户资料、日程提醒如何最大限度做到可视化？”
什么是可视化？在我看来，可视化可以是根据问题的层次，聚合信息，并以最佳的“可视化”方式达到信息的共享与协作。
关于案件进度、案件资料、客户资料、日程创建的同步管理，这个问题曾经很困扰我，相信很多律师也被这个问题困扰过。我曾经试过很多文件整理方法和工具，但没有一个普适性的工具能够满足我目前的作需求。
分享之前说下自己曾经的失误：
我曾经弄丢过几百G的资料，最狠的一次是电脑和硬盘在同一天坏掉，从此留下后遗症，电脑上的文件全部都要备份，而且是多次备份。
我电脑上的文件归纳整理起来，主要有三类：案件材料、客户资料、知识积累。
所以我通常是从这三大块入手，进行纵向细分整理。比如，常规案件路径：案件文件夹→具体案件名→案件要素夹→文档、表格、图片、整合材料。
当然，这种常规操作到最后通常会遇到一个难题：纵深太深，查找任何资料都要经过这每一层路径，层层打开，也挺麻烦。
尤其是在处理批量案件时，可能还会增加项目、子项目这样的母文件夹。随着业务量越来越大，文件夹的层级只会增加。
而且这样也导致了备份困难，每次备份也都是按照这个思路再来一遍，又是一项大工程。
还有一次严重的失误是：
在我未曾有【案件进度管理】意识时，曾经错过了开庭时间，将两个案件的程序阶段弄混，甚至有跑错法庭的经历。
当然，你可以说我这是身为律师本不改犯的低级错误，但这也充分说明了即使在你手头上没几个案件的时候就要有【案件进度管理】的意识。
所以对于案件进度管理，我会利用excel做成案件汇总表，用不同的颜色表明诉讼进展，显示已完成、未完成等状态，同时还可以根据日期、金额等进行重新排序和整理。
但excel表格无法存储大量的文件资料，所以我会用过坚果云和印象笔记，文档资料可团队共享，存储容量也差不多。
然后到了每周五下午，对本周的工作进行回顾总结，对下周的工作进行安排。
根据工作安排，使用滴答清单进行项目和日程管理，就不必担心在繁杂事务中遗忘重要事件，更专注地处理当下的事务。
但是渐渐发现，我的案件进度、项目、文件、日程是分散管理的。
表格看案件进度、滴答清单做项目日程管理、印象笔记做文件存储......多个工具管理无法解决时效性和可视化的问题，甚至容易引起细节上的失误。
不过近期我发现了更高效的管理方法和工具，现在将我的管理方法分享给大家。
用过律师工具的都知道，这些工具无非就是案件管理、文件资料管理、案例法规检索。
我现在用的这个工具和一般的律师工具相比，优势在于案件管理是在excel表格的基础上升级的智能表格，可以无限次上传多格式文件，包括word文档、pdf文档、图片和视频，在表格中就能形成证据清单或资料清单；查找时在一个路径可以最大程度地整合所有信息，类似这样：
还可以直接在表格中插入举证日期、开庭日期、答辩期限、反诉截止日等，插入的日期即创建了日程，微信会发送【日程提醒】。
总之，这个工具集合了案件进度管理、资料管理、日程管理等，这是一个很小众的律师工具，叫【和讼】，免费的律师工具。
鉴于每个律师管理案件的要求与程序不一，下面，我仅以自己的案件作为讲解的例子（关于隐私问题下面的名字和案件信息有修改及虚构），将工作流程结合软件工具，希望能够帮助各位律师找到好的工作方法。
01、创建案件基本信息
首先打开【和讼】，进入项目模块，左侧按照分类创建项目，如执行类、诉讼类、仲裁类、专项类、常法类，根据案件类型创建表格，每个分类都有一个表格模板，很方便增删。
主要记录案件当经办律师、项目文件、重要日期、案由案号等相关基本信息。
02、插入类案流程模板
除了法律法规之外，有时候类似判例也很有指导作用。在没有思路的情况下，类似案例是比较好的启发索引，能够指导律师如何去准备自己承办的案件。
所以这个对于律师助理或青年律师很友好。我可以从右侧【拖拽】一个【类案流程模板】到表格，【打开大纲】可以编辑修改。
【类案流程模板】的搭建完全依照律所业务规律，围绕办案过程中的“接案—庭审—结案”三大版块展开工作，查询、执行、审核更方便，我认为是可以提升律所业务管理效率的。
大纲式的类案流程模板，对案情梳理极为方便，层级清晰后，有些临场调整也会很快。通过模板整理下来的一些项目经验、案件经验又可以作为知识管理内容复用到以后的工作当中。
更高效的一点是，大纲可以拖拽任务执行人与执行时间，这样，又可以直接创建单个任务的日程了。
03、勾选或拖拽承办/经办律师
从立案、侦查、起诉到审判，每个环节都有许多事项要确认，所以一般一个项目也会有多个律师跟进（独立执业的除外），因此，案件进度的经办人也是必填选项。
但这个工具的表格在填写承办律师或者经办律师时，无需输入律师名字，我可以直接通过【勾选】的方式选择项目团队成员。
也可以从右侧【团队】中拖拽律师到表格内，非常方便。
04、案件资料上传
文档只存放在本地的情况有一个比较大的缺点，就是出差或者使用别人电脑时不方便找到自己需要的文件，硬盘U盘易丢。
所以在我习惯了使用和讼后，在表格内上传不同格式的文件，以及不限存储容量，简直不要太爽。
像视频、压缩文件、PDF文档、word文档、图片、excel表格等都可以上传到表格中，也可以将文件下载到本地。
文件上传后就可以实现文件的自动同步和团队共享，也支持团队在线编辑修改。
对案件文书、资料提供电子归档，可以快速生成证据清单，就不用拖着大量的案件材料负重出行了。
05、设置时间创建日程
我每天都会上和讼，查看下所有案件的进度，然后给当下在着手的案件做一个待办事项的安排。
比如明天xx案申请财产保全，下周x天开庭，下个月x天举证日期截止......
我会在进度表上及时为案件的下一步做安排，把日期和精确到时/分的时间插入，凡插入的日期都会创建成待办日程，然后微信会发送日程创建提醒信息，到待办事项的当天，也会提前发送日程待办信息。
在日程设置完成后，我并不需要手动分享给参与律师，在保存日程后，微信会将日程自动分享给选定的参与人员，我就无需再次分享。
当天只需要执行已计划好的待办事项，事后如有必要可补充事项完成情况。随着时间的推移，案件就会积累不同阶段很多的记录。
06、程序阶段/项目状态
项目记录，会随着案件的进展经常更新，程序阶段和项目状态也是必须要记录的。比如程序阶段的一审、二审，平时使用excel表格需要手动输入文字或复制粘贴。
但和讼的【程序阶段】可以在输入过的基础上直接选择。也就是说，已经存储了第一次输入的信息，二次输入时直接选择一审、二审或再审，背景色也支持自定义修改。
此外，像【项目状态】的已结案和未结案，【款项状态】的已结清和未结清，这种固定结果的可以不用输入文字，在备选项里直接选择。这样就可以提升我们录入信息的效率。
输入中就是要提升用户的录入效率，录入效率的提升其实可以归结为两个方面，能选择就不用输入，输入后可以直接选。我个人还是很喜欢这种便捷方式的。
07、团队协作留痕
这个功能非常适合团队跨区域协作。
谁加入了，谁编辑了，谁删除了，谁上传了，都能在表格的【动态】列看到最新的操作动态，可以在动态中及时了解项目最新状态，对团队协作而言，使用体验会非常好。
08、案件拖拽排序
这个对于整理多个案件是很高效的一个功能。
首先，表格可以在前面插入【序号】，对于目前参与的案件的数量可以一目了然。
其次，表格的所有案件可以根据接案、结案情况拖拽调整顺序。比如已经结案的可以拖到底下，进行中的案件可以靠前。
09、仅查看有用信息
除此之外，表格还可以【隐藏/显示】列表内容，比如我可以隐藏掉【文件】、【承办律师】等，只看重要的日期和程序阶段等信息，这样可以更有效地查看我想看的信息。
10、自动换行，一键切换
自动换行是大多数文字编辑器、文书处理器的一个附加功能。
和讼的表格也支持【自动换行】，比如在案件进展中输入的文字过多，当它不是换行状态时，难以查阅所有信息，自动换行后可以完整地查阅所有案件信息。
另外，表格支持导入导出，打印后放在案卷里也很方便，方便随时随地可打开查阅。既可以让同团队成员可以共享案件进度，也可以导出表格分享给律师助理。
综上，是我在使用和讼时的体验感受。
通过和讼的【案件进度管理表】，可以看到每个案件进度，进行到哪个阶段、任务完成的怎么样，将信息进行更加直观的可视化呈现，很好地实现了我的业务时效性和可视化管理。
我虽然算不上案件管理的顶尖高手，但是这个集合了案件进展管理、资料管理、日程管理为一体的可视化工具，比起第一次独立结3个案（两个民事、一个法律顾问），从资料整合到制表，前前后后、磨磨唧唧花了很长时间相比，我现在可以节省80%的时间，也算是质的突破了。
把案件当作项目来管理，一是质量，二是进度。
而从质量而言，其实就是时间的维度，只有管理好了时间，才能及时有效地处理好业务，给委托人提供高质量的法律服务。
总之，律师工作的基本原则就是在最短的时间内把工作做到最优秀，管理工具还是必不可少的。