邮件合并实例一
很多朋友一直在后台心心念念Word邮件合并的事儿,怎么说呢,其实Word邮件合并和Excel没什么太大的关系,只不过有时候把一些数据放在Excel里面而已,就算是千丝万缕的关系吧。既然如此,讲一讲Word邮件合并的相关知识也未尝不可。
首先我们要知道Word邮件合并的流程:
1、创建主文档和数据源
主文档就是你使用的Word模板,数据源中存放主文档所需要的数据。数据源的来源有很多,比如Word文档、Excel表格、文本文件、Access数据库、Outlook联系人、SQL数据库、Oracle数据库等多种类型的文件。
2、选择主文档类型
主文档类型有如下几种:
其中信函是默认的,其他类型的具体含义请自行查找,这里不做介绍了。
2、建立主文档与数据源的关联。
3、将数据源中的数据插入到主文档中对应的位置。
4、预览一下效果,满意的话再完成合并。
接下来我们看一个实例,用Word邮件合并功能做成绩在。80以上的录取通知书,这里需要想一想通知书肯定是每人一张的啦。
1、准备主文档和数据源:
主文档模板:
数据源(此处选择Excel表格):
2、先选择主文档的类型为信函,此处如果不选的话也是可以的,因为Word文档默认的创建方式就是信函类型。然后在【邮件】选项卡下的【选择收件人】下拉菜单里选择“使用现有列表”:
选择数据源文件:
然后选择表:
3、在主文档中插入数据,分别单击需要插入数据的空白处,然后选择相应的字段:
4、执行筛选。单击【编辑收件人列表】,弹出下图:
点击上图中的筛选,并做如下设置:
结果如下:
5、预览一下:
看看做的结果是不是符合预期:
显然发现关于日期的显示不是我们想要的,这时候取消预览模式,单击一下报到时间,我们会发现它的背景色会变为灰色:
这个其实是域,有关Word的域知识,可以自学一下,很强大。这里我们再按一下Shift+F9组合键,可以看到代码的真实面目:
并添加如下代码:
再次按下Shift+F9组合键,然后预览:
是不是就正常啦~
6、完成合并。在【完成并合并】的下拉中选择“编辑单个文档”:
此时弹出:
一般选择全部,除非你有特殊需求。然后我们就可以在同一个Word文档中得到一个批量的生成了: