名企实践：你设计的审批流程表单好用吗？

总是听到很多用户抱怨，“请假怎么就这么难呢，要填这么多东西”，“费用报销申请单有些专业术语不知道什么意思，非得打电话找人问，要不然填错了被驳回重提，很浪费时间”。

然而，作为流程责任部门在设计审批流程表单的时候，往往都希望大而全，以便更好的做“业务管理”。以上现象似乎在表明，用户和业务主管部门站在对立面。

OA系统中运行的这些审批流程，具有用户量大、使用频繁的特点。但以往在进行流程表单设计时，我们的关注点更多在于业务管理，很少关注“流程好不好用”。在当今动辄就提客户体验的时代，我们要如何设计出一张好用的审批流程表单呢。

那么，我们先看一下审批流程最主要的两个参与者——提交者和审批者，他们最关注的是什么，通过其关注点找出表单的使用体验优化点。

审批者关注的是我要审核哪些信息以把控业务风险，提交者关注的是需要我填写什么信息才能达成我的诉求。

围绕这两个主要参与者的使用场景，从两个部分分析一些常见误区和技巧，帮助流程设计者设计出更好用的审批流程表单。

第一部分：表单上要留哪些字段

一张好的审批流程表单，应能完整体现业务本质，且不重复、不遗漏、不冗余。

误区一：表单字段越多越好

与业务审批非强相关的字段，应该坚决剔除。如某公司的请假表单中，包含员工职级、岗位名称等请假人的基本信息，但是查阅该公司的请假管理制度，并未说明这些信息与请假有任何的关系。实在无法理解表单设计之初为什么会添加这些字段。将这些对审批无“贡献”的字段删除后，方便审批者快速的获取需要审核的内容。

误区二：过于术语化

表单的作用是收集流程流转过程中承载的信息，不是为了体现专业性。常见到有些公司的费用报销表单设置了“会计科目”要求用户填写，且有上百个选择。难道是要故意刁难，让大家少报销些费用吗？企业中常见的费用报销场景不外乎就那十几项，整理后与会计科目进行映射，既解决了财务业务管理上的问题，也大大的降低了表单填写的难度。

误区三：基于业务管理堆叠字段

业务部门希望用大而全的表单完成业务管理，诸不知将很多非必需的内容强加给了流程。曾经见过最复杂的一张请假表单，融合不同的管理场景总共有四十几个字段，完成一次请假需要填写17个字段。优化过程中，我们获取了另外两家同等规模公司的请假表单，发现只需要申请人填写5-7个字段，强烈的数字对比，才成功推动人力资源部对请假表单进行“瘦身”。

误区四：为了系统实现而增加字段

有些公司因系统应用的原因，在表单中增加了一些不必要的逻辑判断字段。如在采购申请表单中同时设置了“采购金额”和“采购金额范围（<5万，>=5万）”。在某次推进流程优化工作，分析该表单提交的历史数据时发现，采购金额填写“5000元”，但采购金额范围选择“>=5万元”的案例比比皆是。那么请问“采购金额范围”设置的意义何在？你可能会说，系统要根据采购金额范围进行跳转。如果你们公司的OA系统连数值大小都判断不了，那么你可以考虑明年换掉它了。

另一种常见的问题是审批过程中应用的审批人，如“所在组织财务部负责人“，也设置在表单中让用户自己选择要找谁审批。除了给用户增加填写的麻烦外，也存在业务失控的风险（找错人审批））。造成这个问题最常见的原因有两个，一是OA系统未实现和人资数据（组织、人员）的对接，二是公司人资基础数据未标准化无法应用，所以只能让用户买单。跟人资谈判推动数据的标准化或者在OA系统中创建应用于审批的人事数据或流程角色。

第二部分：留下的字段让用户怎么填

审批流程表单，应该让用户可以快速并正确填写，我觉得验收的标准是——无需问人，用户一看就知道要怎么填写，且需要用户填写的内容越少越好。

技巧一：并非所有字段都必填

有些字段比较特殊，不是所有的场景都需要填写。比如请假表单上的“假期证明“。年休假是员工可以享受的福利，只要工作安排合理，可以申请休假来做任意事情，所以当员工申请休年休假时，就无需让员工提供假期证明材料。但有些假期类型比较特殊，如产假，仅限女性员工在产期前后特定周期内享受的福利。那么当员工在申请时就需要提交相应证明材料。像这类特殊字段，可以结合IT系统进行控制。

技巧二：系统可自动带出或计算的，不要让用户填写

有些字段属于业务管理的基础信息，在对应的业务系统中有完善维护且可应用识别，或者系统可进行的逻辑运算，就不要让用户自己填写。如费用报销表单，通过员工所在部门识别成本中心；资产转移表单，通过资产条码识别资产名称等信息；采购申请表单，用户填写需求的数量及预估单价，就不要让用户自己填写采购总额了；请假开始时间和结束时间，就不要让用户自己计算请假时长。

技巧三：可以设置固定几个选项值的，不要让用户信马由缰填写

选择比空白填充更简单。曾经听到人资同事抱怨，每次做月度离职原因分析都要加班加点。我一看，离职表单上的离职原因是开放式填写，有人真的很有文采，离职原因都能写个几百字，怪不得人资同事焦头烂额。其实归纳后的离职原因不外乎就那几条，为什么不将这些常见离职原因做成几个固定选项让用户选择呢。对业务内容进行整理并归纳分类，并设置成几个固定选项，解放用户的同时也更利于进行后期的业务数据分析。

技巧四：系统可以防呆的，不要让用户犯错

让系统帮你规避一些低级的错误，业务管理也会变得更简单。举例子如，采购金额，请不要让用户能填写文字；订单号，系统校验是否输入准确；只剩三天年休假的，不要让用户可以申请休5天，等等。

设计时把你的用户当作“傻瓜“，让他使用时感知自己是上帝。上面这些审批流程表单设计的技巧，希望能帮你设计出一张好用的审批流程表单。

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