原汁原味案例：通过流程体系实现组织间快速复制能力
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作者：张运文（ID：zyw087660）
在通信设备公司从事质量、流程、IT管理工作，在质量、流程、IT建设方面有多年经验，致力于企业流程体系实践研究，在LTC、IPD、ISC核心业务领域有流程实践经验；主导企业整体流程建设及CRM、PLM、SAP、MES等项目建设。
为什么做流程，因为流程可以快速复制组织能力。通过做流程总结企业最佳实践，建立成熟的管理流程体系，积累管理能力。在收购企业或拓展业务时，可以通过快速复制总部流程管理体系，提升被收购企业或下属企业，甚至下游供应商的组织能力，对提高企业整合能力是一个行之有效的手段。
在总部成熟的流程管理体系的帮助下，我曾协助一个下游供应商在3个月内导入一整套成熟的电信级产品管理流程体系，获得国际客户的高度认可。
因公司拓展海外业务，国际客户要求批量下单前，需要做公司级管理体系认证及产品认证，涉及核心部件的二级供应商也必须纳入认证。公司产品其中一个单元模块为精密的外协机加件，供应商有较强的工艺能力以及良好的产品性价比，但工厂规模较小，管理能力和内部规范化流程管理较弱，与国际客户要求，有比较大的差异，获得ISO9001质量认证不足半年，技术骨干大部分为中老年人。
为满足客户要求，对二级供应商导入成熟的管理流程体系，成为拓展国际业务的关键子项目。获得供应商同意后，紧急成立跨部门的项目团队进驻供应商工厂，整个项目周期时间紧，任务重。
项目分4阶段进行：方案策划阶段、流程文件导入阶段、现场试运行阶段、客户审核阶段。
一、方案策划阶段：
1. 了解供应商目前现有的流程文件和组织架构、部门职责、绩效情况。重点了解组织架构中各部职责与质量体系管理要素对应关系，以便为后续做流程体系文件修改时能与部门职责相对应，确保流程具有可操作性；绩效方面主要了解客户需求满足率、产品返修率、产品交付周期、产品生产工时等绩效指标，确保国际客户比较关注的产品交付时间、产品质量、产品成本等指标不低于业界平均水平。
2. 分析产品特点、产品开发、核心工艺要素、采购管理、质量管理、生产管理、仓储管理等环节实际情况。通过查阅开发输出文档、加工工艺文件、技术规格书、作业指导等文件，结合员工访谈，了解产品需求分析管理、工艺控制、故障模式分析、可靠性验证、问题分析等现状，为后续导入业界质量管理方法论，如：QFD、FMEA、HALT、8D等做初步了解。
3. 分析整个产品生命周期管理与客户要求差异。如：供应商研发没有输出材料技术规格书，采购没有技术规格书作为采购依据，来料检验也没有依据技术规格书规定参数检验原材料，技术规格书常常被研发忽略的输出文件，在客户视角下是不可接受的管理缺失。在后面文件复制时要特别注意整个产品生命周期，不能出现类似技术规格书的缺失，后续文件修订、生产现场过程管理等环节，不能出现这种一票否决的红线事件。
4. 输出导入成熟流程体系详细工作计划表，包含起始时间、完成时间、责任人、协助人等要素，同时备注团队成员联系方式，有问题及时沟通，提高工作效率。
5. 参照总部成熟产品流程管理体系最佳实践，制定流程文件模板。
6. 通过报告会议形式与供应商管理层和基层管理干部达成共识。主要是对工作计划的资源投入、完成时间、变化改变点等达成共识，因客户审核时间是确定的、要求是明确的；如不能按时按要求完成工作计划，整个工作就白做了，也无法共同开拓国际业务，责任重大，不能有闪失。
二、流程文件导入阶段
1. 根据策划方案，参照成熟流程体系文件要素，制定文件模板，组织和指导修订优化供应商的质量手册、一级程序文件、二级流程文件、作业指导书、质量记录等文件。从成熟的体系到供应商体系转化时，一般会遇到文件描述与实际作业脱节现象，转化的方式上先从文件齐套性、完整性着手，从上到下转换，在试运行阶段，有些实在短时无法克服的困难，再修订文件分类处理。原则上初期是完全按照成熟体系修改，不影响大局的细节可降低标准或删减要求。
2. 根据产品特点，指导按照六西格玛 (SixSigma Management)质量管理要求
3. 建立产品QC工程图，梳理出控制参数、控制频次等内容。
4. 按照QC工程图，建立各工序的质量记录表格。
5. 建立过程管理绩效KPI和分析改进模板。如FMEA模板、8D报告模板。
6. 向管理层、基层干部召开说明会议，解答疑问。
7. 辅导供应商部门主管对一线员工进行作业指导书的贯标。
三、现场试运行阶段
1. 严格按程序、流程开展各环节的作业活动，对的薄弱环节：如产品开发需求分析、设计方案评审、输出评审、转产评审、生产过程管理、质量管理、不合格品管理、仓储管理等环节加强文件化和现场管控。
2. 严格按QC工程图进行现场排产、过程记录和检查。
3. 增加首件检查、过程巡检、异常分析等管理措施。
4. 辅导研发人员使用DFMEA方法分析产品故障及改善产品设计。
5. 辅导工艺人员试用PFMEA方法解决工艺问题。
6. 辅导质量人员用CPK、SPC等统计技术对产品生产质量数据分析和监控质量状况，及时发现问题、解决问题。
7. 运行基本顺畅后，组织上下游部门按内部审核检查清单，进行交叉审核，并分析改进，确保各项工作有法可依、问题闭环处理。
8. 根据新导入的流程体系运行情况，以及内审情况，制订管理评审报告。
四、客户审核阶段
1. 重点关注产品送专业的第三方产品可靠性试验数据及检测报告。
2. 确保生产现场每个工序摆放作业指导书、质量记录，员工按要求作业。
3. 由文件编制人陪同生产现场主管讲解及回答问题，保持文件与操作一致性。
4. 客户评价：现场管理整洁有序、工艺和产品可靠性得到有效管控；车间配药箱、管理能以人为本；体系管理能持续改进，DFMEA\PFMA能有效应用。给予通过审核结论。
五、总结
通过利用公司总部成熟的流程管理体系，对下游供应商复制组织管理能力，获得国际客户高度认可，为拓展国际市场打下良好基础。
做流程，可以承载企业最佳实践，积累组织能力，还可以对下属企业、被收购企业、甚至对下游供应商快速复制组织能力，服务企业战略落地。