Excel教程:不懂数据有效性,你怎么晋升Excel高手?(下)
每天一点小技能
职场打怪不得怂
编按:哈喽,大家好!今天小E继续为大家讲解数据有效性的实用案例。除了各种验证条件的应用,出错信息和出错警告的设置也是能大大降低录入错误的概率。看完这篇文章,相信大家都可以轻松掌握!
上节课,我们讲了数据有效性的各种验证条件的实用案例和方法。即,不懂数据有效性,怎么晋升高手?(上):
给表格立规矩,让函数当小弟,原来一直被小看的它才是Excel真正的“老大”!
下面一起来学习下,关于数据有效性的第二大实用技能!
▼▼▼
二、设置出错信息和出错警告提示
1.设置输入前的提示信息
用户输入数据前,如果能够提示输入什么样的数据是符合要求的,那么出错率就会大大下降。
【例6】输入学号前,提示用户应该输入8位数的学号。
如下图,当鼠标点击B2:B7单元格区域的任意单元格时,就会有提示信息。
操作:
选中B2:B7单元格区域,选择“数据验证”按钮。在弹出的“数据验证”对话框中,选择“输入信息”,在“标题”栏中输入“学号”,在“输入信息”文本框中输入“应输入8位数的学号”。最后,用鼠标点击“确定”按钮即可。
2.设置输入错误时的警告信息
用户可以通过设置,在输入的数据不符合要求时,弹出警告信息。
同样以【例6】(输入8位数的学号)为例子,介绍该功能。
步骤1:
同上,在弹出的“数据验证”对话框中,点击“设置”,在“允许”的下拉列表中选择“文本长度”,在“数据”下拉列表中选择“等于”,在“长度”文本框中输入“8”。最后,用鼠标单击“确定”按钮即可。
步骤2:
选择“出错警告”选项卡,在“样式”下拉列表中选择“警告”,在“标题”中输入“输入错误”,在“错误信息”中输入“警告信息”,用鼠标点击“确定”按钮即可。
返回工作表后,当输入不符合要求的数字时,会提示如下的警告信息。
3.圈定无效数据
是指系统自动的将不符合要求的数据用红色的圈标注出来,以便查找和修改。
【例7】将学生出生时间较早的日期标识出来。
步骤1:
选中C2:C7单元格区域,选择“数据验证”按钮。在弹出的“数据验证”对话框中,选择“设置”,在“允许”的下拉列表中选择“日期”,在“开始日期”栏中输入“1986-1-1”,在“结束日期”栏中输入“1995-1-1”。最后,用鼠标点击“确定”按钮即可。
步骤2:
选择C2:C7单元格区域,选择“数据验证”按钮,在右侧的下拉按钮中选择“圈示无效数据”。此时,区域中的无数数据就会以椭圆标注出来了。
如果想清除数圈示,只需要在“数据验证”按钮的下拉菜单中选择“清除验证标识圈”,红色的标识圈就会自动消除了,很简单,这里就不做演示了。
OK,今天大家通过很多例子系统的学习了数据有效性,这样不仅可以减少输入错误的概率,保证数据的准确性,提高工作效率,还可以圈示无效数据。小伙伴们,还有别的什么想法,欢迎留言。
扫一扫,在线咨询Excel课程
Excel教程相关推荐
想要全面系统学习Excel,不妨关注部落窝教育《一周Excel直通车》视频课或者《Excel极速贯通班》。
主讲老师:滴答
Excel技术大神,资深培训师;
课程粉丝100万+;
开发有《Excel小白脱白系列课》
《Excel极速贯通班》。
原价299元
限时特价 99 元
少喝两杯咖啡,少吃两袋零食
就能习得受用一生的Excel职场技能!