管理者该如何有效防止员工钻空子恶意加班

A公司是一家研发公司，该公司于2016年招聘王某为公司的工程师。考虑到研发工作比较单调、枯燥、耗神，公司特开设了休闲区和健身区以供员工中午休息时间或下班后休闲娱乐。由于王某是单身且朋友不多，故经常下班后在公司娱乐，并在娱乐后打卡离开。

三年后，王某合同期满，公司未与他续签劳动合同。王某不满就申请劳动仲裁。要求公司支付三年来的加班工资。虽然该公司知道王某在工作时间之外未离开公司是在公司休闲娱乐，但该公司对此并无规章制度规定，也无相关证据证明。

最后，劳动争议仲裁委员会根据打卡记录支持了王某的请求。A公司支付了巨额加班费。

加班费最低也是工资的1.5倍。所以容易产生恶意加班和管理者虚报的情况。一般情况下，除企业有相反证据证明外，只要能够证明员工在工作时间之外还留在用人单位，就能够证明员工在加班工作，这也是符合保护劳动者的立法精神。本案中，王某的打卡记录完全可以证明其在工作时间之外还留在公司的事实，而公司并没有证据证明员工在工作时间之外尽管还留在公司，但并没有进行实际劳动。因而劳动争议仲裁委员会仲裁该公司败诉是合法的。

从管理角度来说，上述案例中，A公司之所以败诉，归根结底有三大原因:

1、对打卡的运用在制度中没有进行明确的界定，考勤管理不严；

2、没有相应的加班制度；

3、对员工加班风险没有采取相应的法律措施。

在实践过程中，用人单位的中高级管理者、领取业务提成的销售入员、高级研发人员等一般薪酬较高、福利较好，其加班行为的产生，大多数情况下是由员工自愿、自主产生的，如有的员工为了升职、有的员工为了奖金等。尽管这些人的加班是自愿、自主产生的，但不乏有些人在离职后或觉得有不公时。仍然恶意要求公司支付加班费。面对此种情况，用人单位应该总结经验教训，做好加班风险的预防与管理工作。

(1)明确考勤方式，制定考勤制度

在实际工作中，考勤方式主要有签到表签到、指纹打卡机打卡、考勤软件打卡等。用人单位不管采用何种考勤方式，都应在考勤制度中予以明确并强调此种方式是本单位记录员工出勤的唯一方式，在非经本单位允许的情况下，排除员工以其他方式记录出勤的情况。同时用人单位也可以在考勤制度中约定下班后必须打卡签退，如将下班打卡时间约定在下班后半个小时以内，这样可督促员工按时打卡，防止上述案例中休闲娱乐后打卡的情形出现。

(2)建立并落实加班审批制度

为了防止员工恶意加班，减少不必要的加班费支出，用人单位应建立并落实严格加班审批制度。如用人单位可在加班审批制度中约定:“本公司提倡在标准工作时间内完成工作，不提倡加班;如因工作需要，确要加班的，员工须提前一日填写加班申请单，并按审批程序获得批准后或者由公司统一安排方可加班。未填写加班申请单或加班申请未经批准或公司未安排的延长工时工作，不视为加班。"

为确保加班审批制度的法律效力，用人单位在制定加班审批制度时应确保内容科学合理，不存在明显克扣员工加班费的条款，同时要确保加班审批制度事先在全员范围内公示，并经所有员工签收。对员工申请加班的理由，有关领导应结合本单位工作安排情况严格审核，能在正常工作时间完成的加班申请，尽量不予批准；对工作量大确实无法在正常工作时间内完成的加班申请，方可根据其必要性、紧迫性给予批准。同时对于批准的加班，能调休的尽量安排调休，以降低用人单位人工成本。

(3)实行特殊工时制度

用人单位可对符合条件的岗位申请综合计算工时工作制和不定时工时制，从而绕开标准工时制对工作时间的严苛规定，有效控制加班成本。

(4)约定加班工资计算基数

在有地方性法规支持约定加班工资计算基数的情况下，用人单位可将加班工资计算基数设计得低一些，一般来说不低于最低工资标准即可，这样即使员工确实存有加班的话，总的加班费也可适量降低。