通过“采购”要求延伸了职业健康安全管理的对象
由于不同的外包过程涉及的危险源不同,风险程度也不一样,承担外包的外部单位的管理水平和能力也不一样,因此组织在职业健康安全管理体系中要根据不同的外包情况采取不同的控制措施。
二、 组织如何满足ISO45001标准对“采购”的要求
从标准的整体理解,标准的多个条款的要求对采购过程或与采购过程有关的不同主体提出了要求。因此,使用本标准建立质量健康安全管理体系的组织或者需要依据本标准进行职业健康安全管理体系换版的组织,可从以下方面展开工作,以满足“采购过程”的总体要求。
1、在识别组织所处环境时要理解供方、承包方、外包方的需要和期望
设备材料供方、服务承包方、过程和职能外包方都是组织的重要相关方,因此标准4.2的要求组织要识别这类相关方的需求和期望,并将其作为确定体系范围、策划应对风险和机遇的措施要考虑的因素。组织可以建立这三类相关方的需求和期望清单,并关注其变化。
2、向供方、承包方、外包方传递组织的职业健康方针
标准5.2要求组织的职业健康安全方针可为供方、承包方、外包方获取,可以在合同、组织的宣传册中体现组织的方针内容。
3、应对风险和机遇时考虑与“采购”有关的问题
标准6.1.1要求组织在策划职业健康安全管理体系时考虑相关方的要求,这里的相关方自然包括与采购有关的三类相关方。因此组织在策划职业健康安全管理体系、策划风险和机遇控制措施时都要考虑与采购有关的三类相关方的要求。
4、识别与“采购”有关的危险源并评价风险
标准6.1.2.1危险源辨识时要考虑设备、材料、物资以及组织产品全生命周期过程,这些设备、材料、物资或过程涉及采购过程的三类相关方的活动,所以组织在进行危险源辨识时要考虑与采购过程相关的主体及其活动或过程,并建立相关的危险源和风险评价清单。
5、与供方、承包方、外包方沟通信息
标准7.4.1要求和承包商进行沟通;组织可以在采购招标、合同签订、承包商进场前和过程中、委托外包时与相关的供方、承包方、外包方就组织的职业健康安全方针、危险源、风险及其控制措施、相关过程控制要求通过交流、协议或合同约定、安全交底、安全状况反馈进行信息沟通,且沟通前要事先进行策划,明确沟通时机、内容、方式、对象。
6、根据外包过程的控制类型和程度做好外包过程的控制
组织可根据外包涉及的职业健康安全风险等级和相关方的控制能力,规定不同的控制要求,可以只提出要求并进行准入评价、也可以对外包过程进行现场的安全健康监督。
7、确保商品和服务的采购符合职业健康安全管理体系要求
组织可结合采购制度或程序的制定,明确采购各环节的职业健康安全管理要求,可以制定商品、服务两类采购对供方或承包方的安全准入标准、评价准则、过程控制要求。包括对供方和承包方管理体系的要求,也包括对供方提供的设备、产品相关的要求,如要求供方提供的设备的运转时噪声符合一定限定指标要求、要求供方提供设备安全使用和操作要求等。
8、建立并保持确保承包方及其员工符合职业健康安全管理体系要求
通过现场检查、人员培训考试各种奖罚措施确保承包方及其人员遵守组织职业健康安全管理体系要求。如在承包方人员进入的组织的作业现场时对动火作业提出了要求,承包方及其人员就必须遵守,组织在明确告知的前提下还要有人配合承包方办理相关动火作业手续并对动火作业过程进行现场监督。
9、做好与“采购”过程有关的职业健康安全绩效评价
组织要通过绩效评价,如内审,对采购过程进行绩效评价,对发现的与采购有关的不符合要实施纠正措施。
10、 将质量、环境和职业健康安全管理体系中的“采购”过程进行整合
由于三个体系均涉及采购过程,只是控制要素不一样,组织可以编制整合的采购管理制度,同时明确采购时对质量、安全健康和环保的要求,一并进行监督管理。
三、 如何对职业健康安全管理体系中的“采购”过程实施有效内部审核
1、按“过程方法”做好与“采购”有关的审核策划
由于标准多个条款涉及采购或适用对采购管理,组织也可能由不同的部门分别负责商品采购和服务采购,采购相关的职业健康安全管理涉及多个部门的环节,所以认证审核前要进行策划,做好对采购审核的方案编制,如果机械地按标准条款审核,就会导致肢解标准对采购的要求,影响系统化地整体评价组织“采购过程”的整体绩效。
2、审核前理解与受审核方“采购”有关的产品、服务及法律法规对其职业健康安全的要求
由于组织的采购可能会涉及多种不同的商品(设备、材料、工具等)或不同的服务,如建筑安装服务或产品调试服务。这些产品生产提供方式、这些服务的提供方式可能涉及法律法规和安全健康标准要求,审核员在实施审核前要做足功课,有准备地开展审核。
3、与质量、环境管理体系进行结合审核
4、必要时对外包过程的现场进行验证。