万融城:以数字化引领产业发展与项目经营管理

万融城位于杭州拱墅区国家级广告产业园,由北软发展、中国东方资产、万融地产联袂打造,是具有城市生态模式和主题特征的复合型城市综合体。项目规划杭州富有生命力的潮玩艺术街区、2万方景观园林、以及7幢高层和超高层生态写字楼集群,铸就“公园上的城市”。

2019年,43万方万融城的写字楼项目——万融产业中心(VDIC)启动招商。项目背靠千亿级GDP规划北部软件园,近邻超过500家科创、研发等多元化企业,其中,杭州北部软件园自持写字楼1.7万方(万融城1幢13-25层)。

写字楼以产业为先导,采取“统一招商、统一管理、统一运营”的方式进行招商合作,以数字经济为引领,引进信息软件、电子商务、数字媒体细分行业。

经营过程中存在哪些问题?
很多时候,项目收益是与经营管理效率紧密相连的,如何“向效率要效益”成为不少项目方所要思考的问题,也是万融城的重点。
其中,运营人员如何提高自身工作效率,由底层出发推动经营力的提升,从而获得更高的收益,是资产经营管理提升的重要一环,它需要从运营、财务、物业等多部门全面发力,一方面打破部门墙,提升跨部门协同工作,另一方面,各个岗位自身工作效率也要进行突破。
传统的管理工作方式,严重影响着项目方各个部门间的效率,无论是日常的合同管理、租控管理,还是数据整理、费用账单等,都停留在手工账阶段,不仅效率及其低下,项目收益提升更是无从谈起。
如何提升经营管理效率?
从传统工作方式入手,是最快也最直接的变革方法。
以运营部门为例,作为“枢纽”部门,日常需要跨部门沟通,且工作内容繁多,合同管理、租金催缴、客户维护、运营分析等工作都密切影响着项目口碑与续租率。但以往的运营工作中,因各块业务内容较为独立,难成体系,导致他们的工作效率也无法得到有效提升。
资产收益目标的实现需要从基础运营工作出发,万融城选择匠人科技CREAMS资产经营系统,从工作方式的数字化改变入手,整合业务模块,提升经营效率,从而达到项目经营收益提升的最终目标。
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合同到期预警,将客户服务前置
作为运营的日常工作“大头”,合同的跟进工作一直困扰着运营人员,尤其是当租客数量日益上涨,越来越多的纸质合同不仅很难保存,到期情况查询也是一个很大的难题。
运营部通过EXCEL记录每份租客合同的到期时间,但数据堆砌后的表格也需要人工确认租客的具体到期时间,若不及时查询,则会遇到客户上门办理退租手续的情况,不仅没有争取到续租,也对招商部的工作产生了影响。
在使用CREAMS管理租客合同后,经营看板内统计了每月合同到期数量,运营人员也可根据进度具体的合同内容与进度,有条不紊地做好续约意向调查、招商安排工作,并通过提前与客户沟通,制定新的价格体系与合同标准,留住老租客。
2
房源可视化,项目租控更智能
除了租客合同的日常管理外,房源盘点也是运营部工作的重点。
他们以往需要用EXCEL整理房源租客情况、空置情况、租金均价等数据,但手工整理毕竟展现程度有限,无法穿透数据,也很难将房源租控与客户管理的双方数据贯穿起来。
通过CREAMS实时更新的项目房源销控图,运营部的房源盘点工作不再停留在表面,而是能清楚看到每一层楼、每个房源的实时单价、租客信息、合同详情、到期情况,并开展有针对性的客情维护,提升续约率与转介绍率。
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关注客户动态,风险提前预警
过去万融城运营部与客户的接触还停留在缴费、物业等层面,而对客户的经营动态、工商信用情况等缺乏了解,无形中增加了项目租控与管理风险。
匠人CREAMS则从合同环节开始,就做好了客户信息的查询工作,在「企业工商信息核查」板块,运营人员能对租客企业的信息进行全方位了解,筛选出优质客户入驻项目,中止与存在经营问题和信誉问题的企业开展合作,从而避免在后期运营服务中出现欠费、退租等风险。
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水电远程抄表,在线生成账单
水电收费一直是运营与财务的心病。在收缴日前,运营人员需要花大量时间实地抄表,再进行水电费用计算、公摊费用计算,数据量大、计算公式复杂,他们往往要加班加点才能按时完成。
得益于CREAM远程抄表和费用自动分摊功能,运营部能在后台一键读取水电表度数,并自动生成水电费账单,再通过短信、邮件方式给发送至租客,节省了不少重复性人力与时间成本。
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52项核心数据,多维度分析资产状况
与市场上其他商办项目的运营部一样,老板、投资人要看数据时,他们需放下手上工作投入数据整理分析;月度、季度会议前,他们更需化身“表哥”、“表姐”,加班加点整理资产管理分析报告。
而依靠手工账进行的数据整理与分析,难以避免出现数据量大、数据出错、数据滞后等问题,无法保障准确率与及时性。
CREAMS资产经营看板则解决了一直困扰他们的数据难题,万融城利用资产经营看板52个核心数据维度,覆盖出租率、计租率、利润、现金流、现金流预测、收缴率、招商情况等核心数据,能够对资产现状、利润流失原因、风险点等有直观而清晰的展现。
经营看板不仅能为数据整理分析节约工作成本,更是打破了传统部门墙形成的数据孤岛,更加深入剖析资产运营情况,为管理层的决策优化提供完整的数据支持。

( 文中所用图表皆为虚拟数据,仅供参考)
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