RPA让教职员工不再那么辛苦
又是一年教师节。不仅教师很辛苦，教务人员同样也很辛苦。他们每天都要处理大量重复且耗时的工作任务，费力又伤神。
如何提高教务人员的办公效率，将他们从枯燥耗时的工作中解放出来？
某私立学校正在通过部署RPA，优化后台操作，以改善教务人员的劳动环境，降低劳动强度，提升他们的业务效率。
对象业务
财务前端系统注册业务
项目背景
为了集中管理财务部各部门的经费，该学校专门开发了一个财务前端系统。然而，在评估和验证前端系统的过程中，发现了以下问题：
1．输入操作本身需要耗费大量时间。
人工手动输入（包括确认），需要耗费10分钟左右才能完成一项注册操作。会计的日常业务繁多，在单项操作中耗费如此多时间，引发了员工的不满。
2．培训员工使用前端系统也要耗费时间。
执行输入操作的人员中，有许多是缺乏经验的临时员工（派遣人员）。学校要花费更多时间来培训他们。然而，在业务过程中花大量时间进行培训也不太现实。
3．需要在现场执行避免输入错误的操作。
凡是有人为干预的操作都可能会出错。在实际操作中，业务质量也会在部门之间发生变化。如果某个人离开，其他人无法执行输入操作，那么有些业务可能因无法交接而停滞不前。
此外，以上这些问题还会导致加班和劳动力成本的增加。仅是处理这些问题，就会大幅降低实际工作中的业务效率，从而给学校带来沉重的负担。
解决方案
为了提高财务前端系统注册业务的效率，该学校开始导入RPA技术，并进行了验证。
具体业务流程
1．员工在每个部门创建Excel文档，并将Excel文档放入指定文件夹中。
Excel文档采用统一格式，编入了能够对输入内容进行简易检查的程序。员工在Excel文档中输入必要信息，形成数据库管理的编号，将Excel文档放入各部门的指定文件夹中，即可完成工作。
2．RPA机器人自动查找Excel文档读取并处理文档。
将机器人设定为BOR类型，在操作器上预先设定好启动时间。当机器人启动时，先到各部门文件夹中查看Excel文档是否存在，再进行读取、处理文档。若文件夹中没有Excel文档，则移动到下一个文件夹，直到检查完所有文件夹。
3．由RPA创建用于独占控制的文件。
如果多个机器人同时查看并处理同一文件夹，则会出现双重注册。在这种情况下，设置排他控制，以便其他机器人不会获取正在处理的文件夹。
4．RPA可在 SAP 中创建读取文档。
将获取的文件夹中的文件逐个处理，读取必要信息，并过账到 SAP 浏览器。过账完成后创建它，再转到下一个文件。
在业务流程中，配置多个进行同样动作的机器人，可在某个机器人出现故障时避免业务停滞。
此外，为防止机器人将错误信息输入前端系统，学校还采取了以下对策。
使用Excel内的功能，编入只能以规定格式输入指定项目的处理。一旦项目的背景和文字的颜色发生变化，员工很容易发现输入错误。
机器人与数据库相配合，检查确认处理状态，只处理符合要求的文档。
在 SAP 注册期间，服务器可以检查错误数据， 以确保输入的准确性。
始终配备一名操作管理人员，以便在发生错误时与员工保持联系。
实施成果
该私立学校的RPA项目，经过半年运营，处理业务量高达10万件，节省工时约20000小时，业务效率大幅提高。今后，学校还打算将RPA推广到其他业务流程中。
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