开好沟通会议的5点经验分享

 出品 | 社工客（ID：shegongke）

作者 | 王嘉喜

    单位 | 广州市增城区乐众社会工作服务中心

最近我们收到有长者提出晚上就餐时间提早的申请，长者反馈居住地离就餐点较远，冬天天黑较快，下午17：00领餐后已经天黑，回家不太安全，希望下午能提前半个小时就餐。

目前只有单个长者申请提前领餐，考虑有其余长者面临因距离遥远存在太晚归家的安全隐患，同时也希望长者能够参与到制度建设的讨论里，参考参与式会议的方法，我们尝试召集多位长者参与沟通会，集中讨论是否有提前半个小时领餐的需求。

参与者筛选的原则

我们筛选参与者会议的服务对象时，曾考虑全部都是居住地址较远的长者，但是会发现这样没有长者参与的意义和培育成效。

因此我们从档案库中筛选了居住地址较远的、居住地较近的长者们，通过电话联系对方，说明本次沟通会议的背景，邀请对方参与，而长者表示愿意参与这类活动。

好的约定能够推动会议有效开展

会议开始之前，我们简单说明本次会议，考虑长者讨论时会容易激动且停不下来，我们与长者约定“当我举起大拇指时候，各位叔叔阿姨要安静，然后看向我们”，不过真正举起大拇指时，长者还是特别激动的讨论。后期讨论发现，我们与长者的约定比较生硬地表达，长者不一定听明白，做约定的方式可以用一些长者容易明白和接受的方式。

例如:如果大家过程中有什么听得不清楚或者不明白，需要姑娘再说多次，可以挥一挥手，姑娘就会看到，然后停下来，认真听大家讲。我们人数比较多，大家看到姑娘挥手叫大家名字时，就看回姑娘这边，看看姑娘有什么要和大家讲，大家可以接受吗。

做好情况介绍，再进入讨论

在这次的沟通会议里，我们做完自我介绍后就直入主题了，导致长者在讨论过程中会提出别的疑问，如“超过18：00是不是不能吃饭”、“周六日为什么不吃饭”等内容，还有些长者只知道要开会，但不知道为什么开会，因此讨论方向很容易出现偏离。

在会议开始前，我们可以按照自己的会议框架列举议题，例如第一个议题，大家有什么特别的情况需要提出；第二个议题详细介绍一下长者饭堂的运作和细则让大家更了解；第三个继续让大家提问以及总结。完成上述内容再清晰地表达议题，可以让参与者加深一下印象，更好进入会议角色。

提问可以考虑变成选项

在会议最后，我们重复议题“了解大家的情况，X叔也说明了自己的居住距离现况，我们也想问一下大家的意见，是否接受这类因距离原因的长者提前半个小时取餐”，因为这个议题是封闭性提问，长者一个个表达时会说完自己的答案后聊别的内容，如阿叔误解议题回应“谁要提前吃饭就去你那登记就好，你们分时间做餐，不要影响饭菜温度”。

提问可以变成选项的，说明第一选项是什么，第二选项是什么，写在黑板上，这样大家就先听明白再举手表态。

沟通会议结果公示的必要性

我们在这次会议中一致达成了共识“距离远的长者可以提前半个小时领餐”，但是还有很多长者是没有参与讨论中的。

为了让大家都了解这个“提前半小时”的共识是由社工和长者一起讨论出来，而不是工作员单方面决定，我们现场对整个会议的前因后果及表决情况整理，并陈述整个公示的内容后由长者签名或盖手印，进行了为期三天的公示，并安排前台的工作人员协助宣传。

同时，我们与参与的长者约定，他们会协助说明会议的情况，通知有需要提前半个小时领餐的长者前往申请。

在日常工作中，尤其是一些有场地管理需求的服务，我们会经常收到服务对象的建议，很容易习惯于解释很多“为什么不可以”或“我会反馈”的内容，服务对象感觉提出建议却看不到成效，出现不好的情绪，觉得我们有很多框框条条，而我们做决定时也经常觉得为难，也不习惯与服务对象商量，导致有些制度出来后实施困难。

可以考虑用参与者会议等方式，鼓励服务对象参与我们的场地建设、制度梳理过程，让服务对象能感受到自己有协助的权利。

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