医药人如何写好各种报表?升职加薪必看!
专栏作者/曹典君
一本正经吐槽的医药行业君,擅长于将产业分析与鸡血狗血一同乱炖成一篇篇杂文。
SFE做的最多的事是什么?
做表绝对榜上有名!
各周报表你数得出还是数不出的。
此外,会议汇报也离不开SFE的身影。
难怪业界有闻:
日会、周会、月月会,会会无脑。
周报、月报、各种报,报报难搞。
下面就是从SFE角度来看,各种报表怎样填才算得上“报表达人”。
日报
日报有什么技术含量的技巧呢?本君认为还有以下提升空间:
1、多使用序号,每行尽量精简
个别同仁为了描述上的完整性,喜欢用大段的文字去阐述一件事情。但其实人是会有视觉疲劳的,大家如果看到大段的文字,就不太会仔细地阅读了,非常容易错过重点信息。所以日报一定要忌讳啰嗦。
最佳的方式就是先写大段的文字做草稿,再来对大段的文字进行序号标注拆分,同时对内容进行筛减,提炼重点话术。
2、不要进行开放性描述,一定要有闭环
什么叫开放性描述?比如,今天主任出差了,今天药事会延期了等,类似这种没有原因、没有结论、没有后续动作的语句称之为开放性描述。
大家看到开放性描述的时候,通常都会很懵:药事会延期了到底要不要紧?是某一环延期了,还是整体延期了?为什么延期?有没有解决方案?方案变更对产品上会有没有影响?影响有多大?
这些信息如果都看不到,大家就会很焦虑,汇报者就要回复大家的各种疑问,增加沟通成本又浪费大家的时间。
那啥叫闭环呢?不是说给一个解决方案就叫闭环,而是要把这件事挖到底,做到做无可做的时候,给出的结论叫闭环。
这样无论是问题的根本原因,还是信息同步、解决方案以及后续时间规划都能清晰地反馈出来,大家会更容易看懂。
日报的内容,很多时候反映出了一个人的业务自我管理能力,需要刨根问底,追本溯源,才能将自我管理做到极致,真正帮助团队解决问题。
3、要着眼全局,日报开头写总结性话语
日报虽然记得东西很多,但是对于整个营销环节来说,其实仅仅是一个点,想要通过日报这个点去追踪单个科室、整个产品营销整体情况,其实比较难。
那些通过日报来了解项目的人,很难通过一个个点去想象项目的整体情况。
这时候就要看填表人的功力了:在日报的总结上适当将点汇总成面,从全局角度来让上级了解目前产品的营销整体情况,痛点和难点在哪,给看日报的人做一个输入,为看日报的人对整体情况树立了一个感观。
其它各种报表
日报天天见。把日报用好,可以避免很多额外的问题。但除了日报,我们还有很多的周报、月报、季报、年报……其实那么多的报是有共通点的。只要一通就百通了。
1、基于主题出发,体现个人工作成果
写报表的目的,无非几种:汇报进度;汇报阶段性成果;同步信息;暴露变更、问题和风险;领导要求,公司要求,干系人要求等等。
但这些都是外在目的,真正写报的内在目的是什么呢?
排除掉形式主义的外壳,报表的根本作用就是将信息共享给相关方,而我们通过报表的形式来展现工作成果与价值。
因此,每次写报表前,先确定报表的主题目的,以目的为导向,填充具有价值的内容。报表写得好,升职加薪不用愁。
2、时间维度决定了内容细致度
日报的颗粒度最细,并且可以涵盖很多细节,而周报、月报,应该根据时间维度有选择性的将最重要的内容挑出来,加以总结,构成了“X报”的鲜明特色。
时间跨度越长的报告,通常会用整体数据来体现,例如增长率,同一周期的销售额比较等,对总结性要求也越高,同时就要弱化对事件的详细描述。
鉴于我国的“赢”的团队文化,每次报表都要问问自己,比上次汇报,自己进步了多少?!
3、巧妙运用数据指标与图表
如何用数据玩出花就是职场功力了。数据可以通过直接的数字表达,也可以通过图表表达,尤其对于长周期的X报,图表可以更清晰的反应趋势和比例。
当然,不是说堆的数据图表越多越好的,在什么地方用数据图表、用什么样的数据图表,都有套路:
4、过于详细的数据可以作为附件放入,不要让领导陷在数据的海洋。而且数据越细越容易被人找到bug,到时开会变成大家来找bug就不好了。
说到数据指标与图表,又不可避免要说到基础数据的维护,没有基础数据,啥都出不了,请坚持认真准确地填表。
4、形式多样,因地制宜
X报的形式有很多种:群、邮件、word、PPT。不同的使用场景,不同的使用目的,不同的展现方式体现不同的风格。
鉴于报表的多样性,汇报的时间、对象不同,需要因势而异、因人而异,这意味着大家要根据自己的需要和经验去进行定制不同的模板应付。
比方说,给BU老大汇报要用高大上的PPT,图表配色要高端大方上档次;给上司汇报可以用word+excel,用一句话+数据指标;不同风格的老板/客户用不同的模版、背景——说到底就是“投其所好”。
不要小看这些细节,既然汇报的职责逃脱不掉,那就好好享受过程,把它利益最大化,给上司们留下好印象,拿到你想要的结果。
以上就是各种填表的小技巧,仅供参考。
你,今日填表了吗?
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