医药人如何写好各种报表?升职加薪必看!

专栏作者/曹典君

一本正经吐槽的医药行业君,擅长于将产业分析与鸡血狗血一同乱炖成一篇篇杂文。

SFE做的最多的事是什么?

做表绝对榜上有名!

各周报表你数得出还是数不出的。

此外,会议汇报也离不开SFE的身影。

难怪业界有闻:

日会、周会、月月会,会会无脑。

周报、月报、各种报,报报难搞。

下面就是从SFE角度来看,各种报表怎样填才算得上“报表达人”。

日报

日报应该是大家非常熟悉的报表了。
从管理层面来说,市场推广和上级都想通过日报去获得他们想要的“准确”且“有用”的情报信息。
日报说到底,其实就是叙事关键要素:时间、地点、人物、事件。

日报有什么技术含量的技巧呢?本君认为还有以下提升空间:

1、多使用序号,每行尽量精简

个别同仁为了描述上的完整性,喜欢用大段的文字去阐述一件事情。但其实人是会有视觉疲劳的,大家如果看到大段的文字,就不太会仔细地阅读了,非常容易错过重点信息。所以日报一定要忌讳啰嗦。

最佳的方式就是先写大段的文字做草稿,再来对大段的文字进行序号标注拆分,同时对内容进行筛减,提炼重点话术。

2、不要进行开放性描述,一定要有闭环

什么叫开放性描述?比如,今天主任出差了,今天药事会延期了等,类似这种没有原因、没有结论、没有后续动作的语句称之为开放性描述。

大家看到开放性描述的时候,通常都会很懵:药事会延期了到底要不要紧?是某一环延期了,还是整体延期了?为什么延期?有没有解决方案?方案变更对产品上会有没有影响?影响有多大?

这些信息如果都看不到,大家就会很焦虑,汇报者就要回复大家的各种疑问,增加沟通成本又浪费大家的时间。

那啥叫闭环呢?不是说给一个解决方案就叫闭环,而是要把这件事挖到底,做到做无可做的时候,给出的结论叫闭环。

这样无论是问题的根本原因,还是信息同步、解决方案以及后续时间规划都能清晰地反馈出来,大家会更容易看懂。

日报的内容,很多时候反映出了一个人的业务自我管理能力,需要刨根问底,追本溯源,才能将自我管理做到极致,真正帮助团队解决问题。

3、要着眼全局,日报开头写总结性话语

日报虽然记得东西很多,但是对于整个营销环节来说,其实仅仅是一个点,想要通过日报这个点去追踪单个科室、整个产品营销整体情况,其实比较难。

那些通过日报来了解项目的人,很难通过一个个点去想象项目的整体情况。

这时候就要看填表人的功力了:在日报的总结上适当将点汇总成面,从全局角度来让上级了解目前产品的营销整体情况,痛点和难点在哪,给看日报的人做一个输入,为看日报的人对整体情况树立了一个感观。

其它各种报表

日报天天见。把日报用好,可以避免很多额外的问题。但除了日报,我们还有很多的周报、月报、季报、年报……其实那么多的报是有共通点的。只要一通就百通了。

1、基于主题出发,体现个人工作成果

写报表的目的,无非几种:汇报进度;汇报阶段性成果;同步信息;暴露变更、问题和风险;领导要求,公司要求,干系人要求等等。

但这些都是外在目的,真正写报的内在目的是什么呢?

排除掉形式主义的外壳,报表的根本作用就是将信息共享给相关方,而我们通过报表的形式来展现工作成果与价值。

因此,每次写报表前,先确定报表的主题目的,以目的为导向,填充具有价值的内容。报表写得好,升职加薪不用愁。

2、时间维度决定了内容细致度

日报的颗粒度最细,并且可以涵盖很多细节,而周报、月报,应该根据时间维度有选择性的将最重要的内容挑出来,加以总结,构成了“X报”的鲜明特色。

时间跨度越长的报告,通常会用整体数据来体现,例如增长率,同一周期的销售额比较等,对总结性要求也越高,同时就要弱化对事件的详细描述。

鉴于我国的“赢”的团队文化,每次报表都要问问自己,比上次汇报,自己进步了多少?!

3、巧妙运用数据指标与图表

如何用数据玩出花就是职场功力了。数据可以通过直接的数字表达,也可以通过图表表达,尤其对于长周期的X报,图表可以更清晰的反应趋势和比例。

当然,不是说堆的数据图表越多越好的,在什么地方用数据图表、用什么样的数据图表,都有套路:

1、数据指标与图表的使用都要体现出增长趋势——“我们就是一直在赢”;
2、在使用数据指标和图表之前要有1-2句的总结说明,帮助解读;
3、一张数据指标或图表中所涵盖的维度不要太多,1个维度就够了,因为很多人有阅读图表困难,一张表能说明一个问题就可以了;

4、过于详细的数据可以作为附件放入,不要让领导陷在数据的海洋。而且数据越细越容易被人找到bug,到时开会变成大家来找bug就不好了。

说到数据指标与图表,又不可避免要说到基础数据的维护,没有基础数据,啥都出不了,请坚持认真准确地填表。

4、形式多样,因地制宜

X报的形式有很多种:群、邮件、word、PPT。不同的使用场景,不同的使用目的,不同的展现方式体现不同的风格。

鉴于报表的多样性,汇报的时间、对象不同,需要因势而异、因人而异,这意味着大家要根据自己的需要和经验去进行定制不同的模板应付。

比方说,给BU老大汇报要用高大上的PPT,图表配色要高端大方上档次;给上司汇报可以用word+excel,用一句话+数据指标;不同风格的老板/客户用不同的模版、背景——说到底就是“投其所好”。

不要小看这些细节,既然汇报的职责逃脱不掉,那就好好享受过程,把它利益最大化,给上司们留下好印象,拿到你想要的结果。

以上就是各种填表的小技巧,仅供参考。

你,今日填表了吗?

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