【Excel】从文件夹中提取符合条件的记录，只需一键

先来看数据源，在快递寄送信息表的文件夹中，存放了多个结构一致的工作簿：

打开一个工作簿看看，里面就是每一年度的详细记录了：

再来看看汇总表，这里使用数据验证（数据有效性）功能制作了一个下拉菜单，在下拉菜单中可以选择不同快速公司的关键字：

接下来就以Excel 2019为例，来看看如何按照咱们所选的关键字，从文件夹中获取信息。

步骤1    

单击汇总表A2单元格，将数据加载到数据查询编辑器中，并且选择仅创建连接。

步骤2

依次单击【数据】→【获取数据】→【自文件】→【从文件夹】，找到存放数据源文件夹的位置，在导航器界面中单击【转换数据】，将数据加载到数据查询编辑器。

步骤3    

选中最左侧两列，右键→删除其他列，然后插入自定义列。公式为

=Excel.Workbook([Content])

这个公式的作用是从[Content]字段中展开信息。

步骤4

依次展开列，获取到详细的数据列表。

将[Content]字段删除，再将第一行用作标题。

步骤5

此时会得到两个查询，一个是来自查询表的关键字，一个是来自文件夹的全部记录。

接下来需要建立两个查询的关系。先依次添加自定义列，公式=1。

这样做的目的是给两个查询加上一个共同的字段，使来自文件夹的数据后面都加上查询表的关键字。

依次单击【主页】→【关闭并上载至】，同样选择仅创建连接。

现在，从工作表的右侧，就可以看到【查询&连接】的任务窗格了。

双击任意一个连接，再次返回数据查询编辑器界面中。

步骤6

接下来选择【合并查询】→【将查询合并为新查询】，两个查询的匹配字段选择刚刚添加的自定义列。

步骤7

展开合并后得到新列，这样就在每一个记录后面加上咱们要查询的关键字了。

步骤8

添加一个条件列，来判断数据信息表的【快递公司】字段中是不是包含表1的【快递公司】字段，也就是看看是不是包含咱们指定的关键字。

步骤9

筛选条件列结果为1的记录，选择【关闭并上载至】，仅创建连接。

步骤10

在工作表右侧的【查询&连接】窗格中单击要存放结果的起始位置，右键单击名为“Merge1”的连接，右键→【加载到】。

现在，只要我们通过下拉菜单选择不同的关键字，然后在汇总区域中右键刷新一下，就可以得到最新的结果了。

如果在文件夹中添加了新的工作簿，咱们也只是需要右键刷新一下就OK。