怎样从大量Word模板中提取数据生成Excel数据

大家在日常工作中可能会遇到把对应数据填写到一个固定的模板中，这时候大家可能都会选择使用Word的邮件合并功能。但是如果需要把大量相同模板中固定位置提取出不同数据导入到Excel中来便不好操作了。

今天本文主要介绍这个操作。

从以下Word模板中提取出各个位置的数据

如果每个Word文件里只有一页表格，数据是存在多个Word文件里面的，可以先把这些Word合并到一个文件里。具体操作步骤（以Word2007为例）：首先点击上方菜单栏的“插入”——“对象”——“文件中的文字”，然后找到你所要插入的文件。如要按顺序插入，可以先选中第一个文件，然后按住Ctrl键，依次选中剩下的文件。

步骤1：打开Word文件，打开替换窗口（Ctrl+H）——点击左下角“更多”——“特殊格式”——“段落标记”，此时查找内容栏显示：^p。

点击“全部替换”按钮，这一步是为了清除多余的段落标记，便于后期操作。

步骤2：全选整个文档（Alt+A）——剪切（Alt+T）——选择性粘贴——无格式文本——确定。

操作完以后效果如下图所示

此时发现表格已经没有 ，注意此时每行数据中间只有空格区域了，每行末尾都是段落标记符号。

步骤3：把中间的空白区域和末尾的段落标记替换为一个特殊符号，必须是文档中没有的符号！这里我用“@”符号替换。

① 把空格区域替换为特殊符号

先随便选中一个空格区域，然后复制（Ctrl+C）——打开替换窗口（Ctrl+H）——粘贴（Ctrl+V）——在替换窗口里输入特殊符号“@”——点“全部替换”。

②把段落标记替换为特殊符号“@”

打开替换窗口（Ctrl+H）——点击左下角“更多”——“特殊格式”——“段落标记”，此时查找内容栏显示：^p。

在“替换为”栏里输入特殊符号“@”，最后点全部替换。

替换安成后效果如下图所示

看起来很乱啊

步骤4：把标题内容替换为段落标记。

选中标题内容——复制（Ctrl+C）——打开替换窗口（Ctrl+H）——在查找内容里把标题粘贴上（Ctrl+V）——在替换为栏里输入段落标记符号“^p”（输入方法同上）——点全部替换。

这样是为了让每个人的数据分成不同的行，便于往Excel中导入数据。

完成后效果如下

可以看到每个学生的数据已经分成不同的段了，数据中还有连续两个或三个特殊符号在一起的，可以通过替换都改成一个（不替换也可以）。

替换步骤如下图所示

三个特殊符号“@”替换为一个

两个特殊符号“@”替换为一个

步骤5：新建一个文本文档（txt格式），把文档中的全部内容复制到TXT文本文档中并保存。

步骤6：新建一个Excel文件，作为导出的数据保存的位置。然后把文本中的数据导入到这个Excel中。

①打开Excel文件，点击页面顶部菜单栏——数据；

②在打开的数据栏里选择“自文本”；

③在弹出窗口里从文件存储路径里选中保存的文本文档（TXT）文件

④ 在弹出窗口里直接点击下一步；

⑤ 在其他栏里输入特殊符号“@”，然后点击下一步；

⑥如果有身份证号码等长数字内容，一定要把该列数据格式调整为“文本”格式，如果没有这一类数据可不用管，直接点击“完成”，在弹出窗口中继续点“确定”就可以了。

⑦ 可以看到在Excel中数据已经排列整齐了；

步骤7：在需要用到的数据列上输入好表头，不需要的数据列可以直接删除了。从Excel数据中可以很清楚的看出每一列的数据表头是什么。

至此已经完成把多个相同Word模板里的数据导出到Excel中了，编辑好这些数据可以便于数据的重新整理及修改，修改后可以使用Word的邮件合并功能生成新的文件。

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