费用报销管理细则

费用报销管理2021 年 7 月费用报销管理第一章 总则第一条    目的为规范公司费用报销流程，做到有计划、合理地控制费用支出，节省资金，促进企业健康发展，依据企业实际情况，特制定本细则。第二条  适用范围本细则适用于全公司第二章 管理原则及职责第四条   管理原则（一）费用报销的内容应当真实、合理；报销的凭证应当合法、有效；报销的手续应当健全、严格。（二）各项费用开支一律凭证式发票报销。（三）费用发票要求开票单位填写清楚，大、小写相符，不得涂改，要素齐全，要素包括：发票抬头（公司完整开票信息）、商品名称、数量、单价、金额、日期、开票单位发票章、发票监制部门监制章。不符合要求的发票，不予报销。（四）办理报销必须根据不同费用类型填制报销单据。对支出内容填写不清的、单据填写金额与附件不一致的，不予报销。（五）当月费用当月及时报销，不得跨月报销。（六）根据公司薪酬福利管理制度，对于已享受公司各类补贴、津贴的人员， 不再报销其与补贴、津贴范围重叠的相关费用。（七）对于公司统一管理、发放、结算的各类费用事项，参照相关对应制度执行，由公司统一与合作单位结算的，不再另行向员工支付相关款项。（八）本细则所涉及报销人费用使用标准的级别为公司人力资源部制订的职级。第五条   管理职责（一）报销人：对申请报销的内容真实性、完整性负责。（二）报销人所在部门负责人：对报销内容的真实性和合理性进行审核。（三）财务管理部：对原始票据的合法性、有效性，报销金额的准确性以及报销内容是否符合报销规定进行审核。第三章 具体实施细则第六条   行政类费用（一）费用定义一般是指因日常运营发生的行政管理类的费用。此项费用由各公司行政部进行统一管理。主要包括：办公费用、电话费用、信息运维费用、车辆费用、水电费用、维修保养费用、租赁费用、物业管理费用、办公区域装修费用、低值易耗品购置费用等。（二）费用报销标准各项行政类费用按照对应管理部门的相关管理规定据实结算。（三）附件要求1、各项费用报销均需提供发票原件或公司内部自制表单；2、日常办公文具、低值易耗品、劳保用品等批量采购的物品和书籍购置， 需提供审批通过的采购申请单或钉钉审批流程截图，入库清单或明细订单；3、车辆费用中维修、保养同时需提供维修清单，车辆保险费用报销需注明保单保管人，根据使用年限、行驶里程和车况，达到大修标准的车辆，应事先由驾驶人员提出报告，经行政部及上级领导同意后方可送到具备修理条件的定点厂家进行修理；4、固定资产购置后报销，需在设备接收后 7 个工作日内将设备接收单提交至财务部，费用报销时需提供相应入库单设备接收单复印件，注明固定资产编号、使用人、接受时间；5、租赁费用报销，同时需提供租赁合同复印件。6、水电费用及物业费报销，如先付款后到票的情况需提供催缴单作为附件并在备注中列明费用所属时间段，如发票直接开具给物业公司，需提供物业公司开具的费用分割单；第七条  交通费用（一）费用定义因公务需要，在办公常驻所在地外出乘坐公共交通工具所发生的费用。且按公司出差流程进行提前申请，对应钉钉外勤考勤双项前提下，所发生的交通费用予以审核报销。（二）报销范围1、因公务需要，外出乘坐市内公共交通工具：公交车、地铁等所发生费用；2、因公务需要，外出乘坐出租车、网约车，需符合以下条件：（1）外市出差的出差地；（2）公司加班（指因工作需要加班，并已提前报备加班申请，经上级审批通过的加班）至 21 点之后；（3）领导安排的紧急事务；（4）出差出发时间 7 点之前及返回时间 21 点之后；（5）相应职级人员，发生的市内交通费用。3、不得报销范围：（1）极短途行程（小于 3 公里）；（2）上下班产生的市内交通费；（三）费用报销标准：实报实销。（四）附件要求：发票原件。（五）其他要求1、除出租车、协议网约车外，其他市内交通费用应一人一报，不得多人汇总报销。第八条   业务招待费（一）费用定义行政职能部门因工作需要招待客户所产生的包含但不限于各种餐饮、送礼等费用。（二）费用报销标准餐饮招待费报销标准餐饮招待、接待费用执行标准（单位：元）招待性质标准单次招待人均 200 元/人单次招待总额 2,000 元对同一对象一年内累计招待、送礼总额 5,000 元一次招待，人均超 200 元或单次招待总额超过 2,000 元；对同一对象一年内累计招待、送礼金额超过 5,000 元，需经过美年大健康集团合规部审核方可报销。招待费应严格执行招待标准，接待用餐时应合理控制陪同人数。（三）附件要求1、各项招待费用，凭发票原件报销；2、有经授权主管审批的业务招待申请单。（四）其他要求1、业务招待费用需先审批后使用，需先在每刻报销中填写业务招待审批单， 有授权的主管审批后实施。2、报销业务招待费用时，报销内容中应注明招待何单位、招待客人数及陪同人数，并关联事前提交并通过的业务招待申请单。3、公司任何员工，一律不得将个人招待消费纳入招待费用内报销。4、业务招待费严格执行一事一报的原则，同一事项支出不允许拆分审批和报销。第九条   差旅费用（一）费用定义因公务需要，离开办公所在城市的行程产生的费用。主要包含交通费用、住宿费用、异地市内交通费、出差补贴。（二）费用报销标准1、差旅费用报销标准一览表差旅费用报销标准一览表项目级别交通标准住宿标准误餐补贴标准飞机动车或高铁市内交通特殊地区省会城市及其他一般地区外勤出差总经理<7.5折一等坐席不限700650600实报实报副总经理<6.5折一等坐席出租车或网约车（专车级）600550500实报或30元/顿实报或100/天部门负责人<5折二等坐席出租车或网约车（快车级） 大巴地铁40036032030元/顿100元/天职能部门人员<4.0折二等坐席大巴地铁25020016020元/顿60元/天1）、月度经营会议、年度会议或第三方组织举办的会议住宿标准及餐费按会务组统一公布的价格为准，报销时应提供证明文件，无补贴；2）、2 人及以上人员同行差旅标准从级别最高人员；2 人同住 1 间时，以级别较高人员住宿标准*1.5 倍确定 2 人的住宿标准；3）、特殊地区指：北京、上海、深圳、广州；4）、省会城市及其他指：各省省会城市、厦门、青岛、大连、苏州、天津、重庆、宁波、温州、东莞；5）、一般地区：指上述城市之外的其他城市；6）、午餐补贴天数计算规则为：以机票或者火车票、长途汽车票出发时间为准，若工作日时间出差不满半天按0.5 天计算补贴，不满一天超过半天按照 1 天计算补贴；若非工作日时间出差不满半天没有补贴、不满一天超过半天按 0.5 天计算补贴、满一天按照 1 天计算补贴。下午从 13 点以后开始计算、上午至 12 点截止。（三）附件要求审批结束的出差申请单为差旅费报销的必要附件凭证，差旅各类费用的具体附件要求如下：1、交通费：发票原件；2、住宿费：发票原件及酒店入住清单；3、异地市内交通：发票原件（网约车需提供清单、时间、目的地必须一致）；4、出差补贴：体现实际出差日期的审批完结的出差申请单。（四）其他要求1、员工出差，无论何种类型的出差均需在系统中发起出差审批流程，员工的差旅费报销，需同步附上系统中审批完结的出差申请流程作为报销依据；2、差旅行程中发生机票，由公司统一预订；住宿行为，出差人可在商旅系统中按照个人职级进行预订；3、所有人员严格按照《差旅费用报销标准一览表》规定的标准执行，超出标准部分的费用由员工个人自行承担，情节严重的按违纪处理。4、商务出差是工作行为，不是玩乐旅游，出差的工作安排必须紧凑、饱满且有工作成果产出。杜绝低效、无效出差，严厉惩戒任何假借出差名义到地方公司旅游观光玩乐的行为。5、出差人员乘坐飞机要从严控制，出差目的地有动车高铁且行程不超过八小时，需选乘动车高铁出行；6、无论任何原因、任何情况，自行预订机票均不予报销；第十条   会务费用（一）费用定义因公需要，参加外部会议或组织会议而发生的相关费用，包括会议期间租用的场地费用、车辆费用、资料印刷费用、物资费用、住宿费、餐费，往返交通费等。（二）费用报销标准实报实销，交通、住宿、补贴和招待参照差旅费用和招待费用标准执行。（三）附件要求发票原件及参会批示或会议组织批示。（四）其他要求1、参加外部会议，应有部门负责人指定参会人员的批示，参会人员在费用报销时提供该批文；2、组织会议，应有会议组织相关的通知或批复生效的批文、会议流程说明、会议签到表等，会议批示应包括但不限于会议时间、地点、人员、议程及主题等。3、单次会议的相关费用应一次性报销完成，不得拆分多次报销。第十一条 培训费用（一）费用定义因公需要，安排或组织员工参加培训或员工申请参加与本岗位相关的培训所发生的培训费、资料费、差旅费，师资费等。（二）费用报销标准实报实销，如有住宿、交通等费用发生，参照本细则第三章第七条、第八条和第九条执行。（三）附件要求发票原件及培训通知/申请等。（四）其他要求1、参加外部培训，应有部门负责人指定参培人员的批示或员工经部门负责人批准的培训申请；2、内部组织培训，应有相应的培训通知；3、单次培训的相关费用应一次性报销完成，不得拆分多次报销。第十二条 中介费用（一）费用定义因公需要，外聘中介机构进行业务咨询、审计、评估、验资、公证等以及外聘企业相关业务顾问而产生的相关费用。（二）费用报销标准：实报实销。（三）附件要求：发票原件及合同复印件。第十三条招聘费用（一）费用定义1、服务费：猎头公司人才推荐费、招聘网站费、招聘软件费及其他招聘渠道费用；2、专项招聘费：面试场地费、宣传用品费、服务费；3、面试费：应聘者往返面试地点的交通及住宿费；4、入职费：体检费。（二）费用报销标准1、服务费&专项招聘费：实报实销；2、面试费：由人力资源部按照招聘岗位的级别，参照公司正式员工出差标准执行；3、入职体检费：员工转正后，可报销 100 元以内在公司体检机构入职体检费。（三）附件要求1、服务费&专项招聘费：发票原件及合同复印件；2、面试费：经人力资源部签字的面试确认表；（1） 交通费：发票原件及人选参照职级；（2）住宿费：发票原件、酒店入住清单及应聘的职级；（3） 本地交通费：面试期间本地交通费发票原件，面试人应在发票上签字。3、入职体检费：新员工本人签字的入职表（1）体检费：发票原件；（2） 住宿费：发票原件+酒店入住清单。（四）其他要求需同时报销多笔费用的，须附明细清单。第十四条专项费用（一）费用定义用于专项事项所产生的费用，主要是捐赠、赞助支出，行业协会会费支出， 购买大型软件及办公系统，及各类专项活动事项。（二）费用报销标准：实报实销。（三）附件要求发票原件及相关文件。公司各类专项活动事项还应提供相应合同或专项事项费用报告。第四章 具体实施流程第十五条 报销纸质单据粘贴规定（一）票据粘贴统一用 A4纸作为底纸，竖向粘贴。单据粘贴时，底纸左侧留出三公分装订线。票据较多时可使用多张底纸，但必须在每张底纸底端标注小计金额及页码，如：“小计：100 元，1/4”。（二）不同类型票据分类粘贴报销，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，按照类别由左至右、由上至下顺序粘贴。如果同类票据大小不一样，按照金额先大后小的顺序粘贴。（三）粘贴的原始单据相互不能覆盖、遮挡，每张平铺粘贴。（四）将胶水涂抹在票据背面，沿着底纸装订线内侧和粘贴纸的上、下、右三边依次均匀排开横向粘贴，避免将票据贴出底纸外。不要将票据集中在底纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订不整齐，达不到装订要求。第五章 附则第十六条 本细则由财务管理部进行制订。第十七条 本细则自发布之日起生效。第十八条本细则的解释权归财务管理部。