【项目纪实】某企业职能人员定岗定编项目开展纪实
客户行业 机车维修制造业
问题类型 定岗定编
【客户背景】
A公司是一家以机车修理为主、零部件制造为辅的国有企业，占地约300多万平方米 ，现有职工7000余人，其中专业技术人员 2200余人，中高级职称约800 余人。公司致力于大型铁路工程机械制造业务的发展，具备年检修1000台机车的能力，检修产品包括内燃机车、电力机车等国内主要机型，同时，公司也具备了机车关键部件的制造能力，是目前国内检修机车品种最多、客户分布最广的专业化机车修理和装备制造企业。
【客户现状及问题】
在业务发展的同时，企业遇到了外部市场环境与上级政策调整带来的双重压力，为了保障生产，降低整体成本，对职能部门的职能发挥提出更高要求，作为老牌国企，历史原因导致有不少职能部门员工处于闲散状态，提高了人工成本。企业希望通过与华恒智信合作，对职能部门进行定岗定编，解决相关问题。经过分析发现，目前主要存在以下问题： 1、职能部门分工过细、岗位设置随意性较强 通过前期对公司各职能部门关键职责与工作流程的梳理，对比各部门岗位配置现状后分析发现，该公司在职能部门的职责划分上分工过细。较为明显的现象是，职能部门需要临时做一件事或新增加了项职责时，优先考虑的不是如何将职责分摊到有着类似职责的现有部门员工身上，而是会向人力资源部门要求增设某个职位或多配置几名员工。 慢慢地，职能部门的职责划分越来越细，由此引发了两个问题，一是很多员工只做专项事，对部门未开展的工作置之不理，主动性比较差，二是职责划分过细，拥有相似职责的岗位会将职责相互推诿，反而不利于工作的开展。 2、职能人员整体的工作都较为不饱和 通过对职能部门工作行为的观察以及员工有效工作时间的计算，得出了以下几个结论： ①职能部门的员工工作量普遍不饱和，每个部门除了少数几个核心人才的饱和度比较高，大多数员工的饱和度在40%左右； ②职能人员很多无效工作时间都花在走流程、等待审批、重复返工等事项上； ③职能人员的拖沓现象较为严重，很多2个小时就能完成的事情要拖至5个小时才完成； ④员工普遍缺乏主动找事情做的意识，手头工作结束了就开始做工作无关的事情，不会主动找活做，被动等待工作的现象较为明显。
【华恒智信问题分析】
通过对以上两个的问题梳理和进一步分析，我们认为此次定岗定编的关键主要有以下两点： 一是结合公司实际情况，找到符合公司职能部门的科学的定岗定编依据，避免每次岗位增设都是其他部门与人力资源部门进行谈判，人事部门由于不了解对方的工作，提不出有力的依据来判断要不要加人，最后扛不住压力就增设岗位、增设编制。人力资源部门需要用科学的依据对其他部门提供支持，更要从公司整体上去控制人工成本。 二是要提高职能部门整体的工作效率，一个人可以做的工作不让两个人去完成，从制度上引导和激励员工主动找活干，提高自己的饱和度，提高自己的工作效率。
【华恒智信解决方案】
一、梳理部门及岗位中的各项职责，制定完成关键职责的员工数量基准
职能人员的工作成果很难像生产部门的员工一样用数量去衡量，并根据工作成果去制定单位工作成果的标准时间。相对来讲，职能人员的工作成果比较难以衡量。基于这个特点，我们首先梳理了各职能部门需要完成的关键职责以及部门员工在完成这些职责时投入的有效工作时间，以此来确定完成部门关键职责需要的员工数量，制定一个相对基准（针对关键职责的工作量统计）。
二、梳理部门非重要工作，减少对非重要工作的频次要求
在梳理部门主要工作时，我们也发现，部门投入到非重要工作时间的比例超过了投入在完成关键职责时花费的时间，基于这个问题，我们优先梳理部门的关键职责，但同样重要的是如何合理控制和计算非重要工作。
因此，根据每个部门工作开展的具体情况，梳理了各部门非重要工作清单，详细规定了每项工作的频次、时间及达标要求。并在非重要工作清单的基础上，计算完成这些工作需要投入的时间以及员工数量，也制定了一个相对基准（针对非重要职责的工作量统计）。
三、增加部门核心职责、拓展工作范围，提升部门整体饱和度
虽然职能部门的整体工作量都不够饱满，但通过调查发现，职能部门很多关键工作并没有得到有效开展或者效果不佳，职能部门目前做的基础工作比较多，缺少进一步专业化地开展工作。因此，针对整体饱和度不高的情况，各部门应该增加体现部门核心价值的工作，提高整体服务支持能力，提升部门饱和度，而不是被动等待工作。基于这一点，项目组对部门各个关键岗位提出了职责未履行、或需要新增职责的说明，并由部门领导负责落实、督促，将各项工作安排下去。