小强升职记：时间管理故事书
小强升职记：时间管理故事书
第一章 你的时间去哪了？
你真的很忙吗？
如何记录和分析时间日志？
避开时间黑洞的小策略：
关掉MSN、关掉QQ
关掉邮件到达提醒
保持办公室的整洁
给水杯里倒满水
做一张任务清单
选一张不错的椅子
尽量地隔离自己
要事第一
无法集中精力时先休息一会
设置任务的最后期限
2. 老付工作四步法
第一步：将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候交给我的任务，统统放进工作篮里
第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成
第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表；将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒；将需要现在处理的事情摆在办公桌上
第四步：在自己最高效的时段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排
3. 老付的话：提高工作效率的技巧
找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作，先看看今天工作的重点是什么，哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成
回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美，自己编写的材料就是自己的名片，在这上面不要吝啬时间，或许它们能让别人对你刮目相看
看新闻用RSS。现在很多网站包括Sohu在内都提供RSS的阅读方式。这样的好处是你不用频繁地在地址栏输入URL，更重要的是RSS广告很少，也没有铺天盖地的超链接，能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是用罗盘在大海里航行，方向始终掌握在自己的手中
减少检查邮件的次数。每天两次足够了，并且应该注意，往往在网上聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件，因此，应该找些事做来分散自己的注意力
能休息的时候就休息：有午休时间的人是幸运的。一般情况下，在休息时间我会设置一个闹铃，时间定为半小时，在这半小时中脑子里什么都不想，好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复
找到自己的职业价值观
第二章 无压工作术
传说中的“四象限法则”
4. 处理四象限事务的原则
第一象限：重要而且紧急。立即去做！
第二象限：重要但不紧急。有计划去做！
第三象限：不重要但紧急。交给别人去做！最好能放权交给别人去做，如果自己就是基层的执行者怎么办呢？委婉地拒绝！
第四象限：不重要而且不紧急。尽量别去做！
5. 应用“猴子法则”走出第三象限
甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上
明确职责，确定这只猴子不是你的
注意沟通方式，明确、坚决、不生硬
如果经理们非要把他们的猴子甩给我，怎么办？那就一定要沟通清楚他对这件事的想法，还有预期的结果，不要不明不白地就接下来
6. 第二象限工作法
时间管理的三大杀手——信息不够、拖延、预期结果不明确
时间管理
二、绝招：衣柜整理法（GTD方法）
7. 捕捉：清空衣柜
收集篮：被打断的杂事记在其中（捕捉）
我们应该在工作时尽量追求一种“心静如水”的境界
收集的关键是将“一切引起我们注意的东西”放在“收集篮”里，在清空大脑的同时达到“心静如水”的境界
使用收集工具的几条军规
捕捉工具越少越好
保证5秒钟进入录入状态
定期清空这些工具
8. 明确意义：为衣物分类
先迅速分辨出收集篮里的杂事，哪些是“可以行动的”，哪些是“不能行动的”
处理收集篮的几大原则
从最上面一项开始处理
一次只处理一件事情：处理完一件事以后再去处理下一件
永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）
三类“不能行动”的任务
垃圾：这类事情千万别去做，浪费时间，浪费生命
将来某时：比如“哪天有空去打羽毛球”
参考资料：比如“上个月市场推广费用明细报表”，分类归档
六类“可以行动”的任务
2分钟行动：打一个电话是2分钟可以解决的事情，立即去做
项目：多步骤、多部门协调的事情
任务：多行动，几乎是自己要解决的事情
行动：可以直接去做的事，有空的时候就立即搞定它
指派给别人完成的事：把猴子甩到别人身上，并且告知何时需要完成
特定时间做的事：写在日程表
9. 脑袋里只装一件事
专注
成就感
摆脱压力
更好的结果
10. 脑袋里只装哪一件事？
下一步行动：某一件事情的下一个可以直接去做的事情。比如“制作项目进度计划”可以分解出若干行动
任何复杂的事情都是由简单的“行动”组成的
写行动的秘诀
动词开头：打电话给某某
内容清晰：早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划
描述结果：早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划，说服与会者认同我的营销方案
设定开始时间、周期、最后期限是什么
11. 行动、任务、项目的区别
行动、任务、项目，都要从下一步行动开始执行，但决定下一步行动的方式不同
行动就是可以直接去做的事情，决定它的下一步行动其实是决定执行时机，不同的时机去做，就会产生完全不同的结果
任务是由多个行动组成的，项目也一样，但是它和项目的区别是，任务下的行动基本由自己独立完成，而项目可能是由多个人共同完成，并且它们关注的重点也不一样，做一个任务关注的重点是事情本身，而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。这一点很重要！决定任务的下一步行动是分解任务和以终为始
项目不但由多个行动组成，并且需要多人或者多部门协作，所以如果你是项目的负责人，那么你的重点就不是分解任务并执行，而是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架
行动关注事情的执行，搞定任务的重点是先想清楚实现事情结果的路径，做项目既要知道怎么搞定人，还要把握好这些人的执行情况
12. 组织整理：将分类的衣物重新储存（3+1的组合）
日程表：特定时间要做的事情，比如开会、约会，等等
将来清单：放在效率手册最后的位置，每周回顾的时候翻开看看，有没有什么事情可以孵化成行动
行动清单：这是每天的主要清单，排在最前面，在每天工作的时候把效率手册放在右手边，随时记录，完成后随时划掉
项目清单：比较复杂，有时还需要随时补充资料，通常会有专门的区域来存放和项目相关的一切
清单
13. 深思：对衣物做到心中有数
对清单进行深思至少有下面三个好处
孵化杂事。对于将来清单，将那些我们已经不感兴趣的事情从清单中划掉，将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步的思考
产生灵感。低头赶路的同时，不忘抬头看路
提升高度。对自己一周的工作进行总结
恰当的深思时间
每天下班问自己四个问题：今天做了些什么？对哪些比较满意，哪些不满意？推进了哪些重要的事？明天的规划是什么？
每周回顾（比如周日早晨6:40）：清空收集篮（邮件收件箱、桌面上纸张上随手写下的东西、整理办公桌、收拾家里环境）；检视将来清单、行动清单、项目清单
检视日程表
本周收集到印象笔记里的内容
年度目标：每检视年度目标一次，就被点燃一次
行动：选择最佳方案（David Allen提出的“六个高度”）
原则（五万英尺）：价值观、原则和目标，比如：高效率，慢生活
愿景（四万英尺）：3-5年的工作目标（我想要什么？哪些人已经做到了？他们是如何做到的？那时候我的工作和生活会是怎样的？）
目标（三万英尺）：比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果
责任范围（两万英尺）：工作上的角色；生活中的角色；兴趣爱好上的角色。扮演好自己的角色，以拉近现实和期望的距离
任务（一万英尺）：包含了任务和项目
下一步行动（跑道）：最为细枝末节的事件，全部放进行动清单，然后一一消灭
选择执行行动的标准：重要性（职业价值观、四象限）；环境（打电话、计算机旁和外出处理等，一次将同一场景的工作全部解决，提高效率）；时间（考虑现在有多长时间可以用来处理手头的事情）；精力（张弛有度、劳逸结合）
第三章 遇到问题怎么办？
14. 臣服与拖延
番茄工作法（不要过度使用，容易消耗大量精力）
选择一个行动：一定是很明确，可以立即执行的行动，而不是任务
倒计时25分钟作为一个番茄时间，你预估完成行动需要吃掉几个番茄，然后在番茄时间内不间断工作
每吃掉一个番茄休息5分钟，连续吃掉三个休息15分钟
《游戏改变世界》中游戏具有吸引力的四大特征
目标：通过沟通，把目标搞明确。如果你不能把事情明确地写下来，那么就极有可能做不到。把一个终极目标，分解成若干努力就能达到的小目标，逐个搞定
规则：自己给自己定规则，养成习惯后就不容易分心
及时反馈：自己建立一套反馈系统，奖励自己的每一次小小的成功，写“微梦想”清单
自愿参与：从“要我做”到“我要做”，这是一个心态上的调整，所有的任务、事情，不是在给别人做，给公司做，而是做这件事情的同时在积累经验，创造机会
项目转变为游戏
使项目明确、量化、可追踪
设置里程碑，相当于游戏里的Boss
写下搞定Boss的奖励，然后一定要兑现它
15. 如何做到要事第一？
琐事优先的三个原因
简单、明确
即时满足
不愿改变
要事第一原则：做完必须做的琐事，就立刻回到要事上来
要事第一的方法：就是琐事优先的原因
简单、明确：谋定而后动，会让事情简单和明确，易于执行
即时满足：把一件大任务拆解开，做到“断点续传”，也有利于“即时满足”
不愿改变：在相对固定的时间段去做最重要的事情
两个问题
哪些事情是要事：重要但不紧急的事情
在当前工作的层面上，“要事”通常和绩效直接相关
在职业生涯层面上，“要事”和下一个目标直接相关
相对比较大块的时间在哪儿
早晨8:00-8:30
中午11:00-11:30
16. 如何应对临时突发事件？
处理事情之前先处理好情绪，活在当下，下一步行动是什么
需要一些经验，给自己一个底线，比如45分钟必须改完，否则手上工作交给别人或和对方协商折中的解决办法
做事靠系统，不是靠感觉
建立预案系统，把每次遇到的意外都做到预案系统里，防止下次出现同样问题
高效番茄会议
会前
我们为什么开这次会
确定议题（不超3个）
确定相关人
确定会议记录人
预约会议室
发送会议邀请、通知
设置行事历，提醒自己提前10分钟到场
会中
会议组织者的角色之一是会议节奏控制者
设置“番茄会议”倒计时，每25分钟必须休息5分钟
会议不超过1小时
站着开会
最后5分钟用来总结会议，确定每个议题都有行动计划、责任人、时间底线
会后
会议记录员发送会议纪要给与会成员，会议纪要符合金字塔原理：先写行动计划、责任人、时间底线，再写讨论过程
第四章 如何养成一个好习惯
时间不是节省出来的，而是创造出来的
培养习惯的秘诀是少、慢，而不是多、快
17. 培养习惯首先找到驱动力
第一件事是问自己“我为什么要养成这个习惯？”并且写下来
驱动力>约束力
18. 再微不足道的成就都要大肆庆祝
成就需要庆祝
19. 培养习惯不是一个人的事！
自律即自由！——康德
第五章 如何让想法落地？
20. 用S.M.A.R.T法则厘清目标
S——Specific
这里指的是目标一定要明确，不能够模糊
M——Measurable
目标的可衡量性。是否有一个实现目标的标准
A——Attainable
目标的可实现性。一个目标必须是可以实现的，或者说经过努力是可以实现的
R——Relevant
目标必须和其他目标具有相关性。完成这个目标对你的其他目标有何帮助
T——Time-based
目标必须具有明确的截止期限。即一个目标只有在一定的时间内达成才有意义
转换成问题（例子：创办社群）
你想创办一个什么样的社群
怎样才算成功创办了这个社群
你觉得可以做到吗
你创办这个社群的目的是什么
打算在什么时间之前完成这件事
21. 用思维导图梳理计划
项目的下一步行动是梳理框架
第一轮：在纸上写出项目需要考虑哪些因素，不需要太细致，就像目录一样，这就是所谓的框架
第二轮：针对每一个因素进行发散思维，这期间可能会冒出新的想法，先记录到便签纸上，所有因素发散完之后，再做讨论
第三轮：做减法，哪些是不适合在刚起步的时候做的，哪些能再做精简
22. 用甘特图掌控进度
第一步：这个项目有哪些里程碑和任务？里程碑和任务不同，里程碑是关键节点，通常关键节点的进度如何滞后，就要重新调整计划，而任务在短时间内的超前、滞后都没有关系
第二步：每一个里程碑和任务的时间期限是什么？这是计划进度，很考验做项目的经验，设置好之后如果总是调整，那就很有挫败感
第三步：分别由谁负责？分工明确，如果有多个人负责同一个任务，那就需要标明谁是主要负责人
23. 用九宫格平衡人生
分别在“井”字格子里写上（冒号后为举例）
心灵/成功日记：每天一篇成功日记
心灵/微梦想：完成10个微梦想
心灵/事业：写一本书；每周更新一篇博客
情感/人际关系：和这些朋友至少每月沟通一次
情感/家庭：每周煲汤给家里人喝；带家里人出去旅游一次
心智/阅读、技能：读50本书，写50篇读书笔记
健康：每天6:30起床；每周有氧运动2次
财务：保密
中间格子是个人价值观、使命和愿景
价值观：行动、利他、系统化
个人愿景：高效率、慢生活
使命：还在寻找中
原则-愿景-目标-角色-项目-行动
SMART-九宫格-思维导图-甘特图-行动清单
优秀的人有优秀的系统，普通的人有普通的系统，失败的人没有系统
第六章 建立高效办公区
24. 衣柜整理法：把资料分成4类
待处理
委托他人处理
整理归档
扔进废纸篓：在过去的6个月没有用过的东西，现在也不确定今后是否用得上，就直接扔掉
25. 桌面系统
电话放左侧，以便接电话时右手记东西，电话旁准备便条和笔
桌面正前方区域为办公区，平时保持空、净
前方左右两侧可以放当天需要处理的资料、文档、待办事项本，处理完后每天清空这两个区域
常用文具放右手边前方比较好拿的位置
工作相关资料可以用透明文件盒搭配文件夹来整理，竖起来摆放，也可放一个搁架，下面放文具和笔记本
番茄工作法用的倒计时器
整天都用电脑的，就放在正面，不是整天用的就放在侧面
建立时间管理系统
全文完