【参考学习】如何做好企业档案管理工作？

随着社会的发展，人们对于档案管理工作也越来越加以重视，通过它，可以记录下企业的发展历程，延续企业的文化及历史；又能帮助业务部门以档案材料为依据，吸取过往经验及教训，做出合理决策。

档案管理工作不仅仅存在于企业单位的管理工作中，在各个领域都有它的身影，那么作为档案工作者，该如何进行档案管理，才能在维护企业经验及成果的同时，辅助企业更快、更好地发展？今天我们一起来聊下~

1 做好前期准备

档案管理涉及的面繁杂、广泛，需要档案工作者预先做好准备，才能在后续整理及管理过程中有条不紊。

① 认识管理对象：什么是“档案”？并非企业经营过程中产出的所有资料，都能称之为档案。只有社会或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录，才能称之为档案。

档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案，可参考以下这三点：

◎ 此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中，那么就不属于档案；

◎ 此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件，本质上是资源浪费；

◎ 是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。

② 明晰管理范围：档案管理涵盖的范围很广，既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料，也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。与此同时，文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料，可以转化为档案的一部分；制度流程、企业文化等宣传色彩的材料，也是时常被归档的对象。

但并非将以上材料全部进行归档，应考虑企业的实际需求，做到档案范围划分科学合理。

③ 组织人员配置：档案管理不是单打独斗，而应「统一指导、分级管理」。

在设置专门的档案管理人员，负责拟定规划、制度及实施方法的同时，最好应在各部门配置相应的兼职人员，负责本部门材料的形成及收集。必要时，还应组织相关人员进行档案管理培训。

例如：人事部、财务部、业务部中涉及敏感内容的文件，可由其生成部门自行管理，档案部实施监管。

④ 确定场地支持：应存放在哪里？在具备条件、符合需求的情况下，可将档案放置在档案室内；没有条件的情况下，也可以设置带锁的柜子进行档案归置。

归置档案的场地及设备应根据企业自身情况而定，既要保证档案安全性、私密性与完整性，又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求，量力而行。

2 开展档案管理工作

开展档案工作，要求档案管理人员具备耐心、细心的同时，又得具备原则性，严格按制度、规则办事。可参考以下流程开展整理工作~

企业档案·文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收： 
1. 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
2. 文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
3. 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
4. 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

企业档案·文件整理

点收文件后，应依下列方式整理： 
1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 
2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3．文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

企业档案·档案分类

1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2．档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3．同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。
4．每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5．档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

企业档案·档案名称及编号

1．档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

企业档案·档号编定

1．案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2．案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3．档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。
4．档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。

企业档案·归档与档案清理

1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

企业档案·保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 
1．永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权状及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。
2．10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。
3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。
4．1年保存：结案后无长期保存必要者。
5．规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

企业档案·档卷清理

1．管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。
2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

3 后期利用

档案管理不是将档案整理完就算结束，让档案有效流通及利用，才是档案管理的终极目标。

① 建立查询、借阅等制度，让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用，文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用，档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同（公开、秘密、机密、绝密），制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

② 根据档案信息，为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中，就可收集相应的数据及建议。

◎ 文件审核过程，可检查公司各类工作流程；

◎  文件接收过程，可依据数量梳理各阶段业务活跃度；

◎  档案类别上，可看出各部门之间协作是否紧密； 

另外，档案管理人员还可对档案信息进行再加工，提供有效的档案产品。例如：对公司每年度打印机租赁费用进行汇总，为相关部门提供数据支持；对租赁合同进行分析梳理，可得出本年度公司设立了多少分公司，分局区域等信息。