关于工作效率的3大误区

小企业的资源余量有限，因此管理者会更注重与工作效率相关的因素。但正因为如此，在效率的管理上也常常存在一些误区。以下就是其中最常见的3个误区。

 误区1: 开放式办公更有效率

铺开一排电脑，美其名曰“开放式办公”，是许多公司的通病。管理者一边窃喜能在办公室装修上省下一大笔费用，一边一厢情愿地希望这么做能够加强沟通和协作，打造出更高效的团队。

事实上，开放式的办公空间虽然给沟通提供了便利，但如果周围的环境过于嘈杂，这种便利反而会成为负担，容易导致员工分心，不利于员工在协作以外的时间专心工作。美国办公用品销售商Staples曾经做过一项调研，开放式的办公空间里，其他员工的音量过大是导致员工在工作中分心的主要原因（56%），仅次于同事主动闲聊（47%）。

而且对于管理者增强团队互动通的意图，员工也未必都能“体谅”。根据《哈佛商业评论》在2019年的一份调研，当公司转为开放式办公环境之后，员工之间面对面的直接沟通实际上减少了7成。尽管开放式办公空间确实提高了沟通和协作的效率，但这种情况下，员工反而更喜欢使用电子工具进行沟通。

合理建议：

在程序员推崇的开放式办公和大部分企业白领身处的小隔间之间，还是有办法达成平衡的。问题在于，员工对空间的需求是会变化的。当需要集中精力，全神贯注地工作时，他们会喜欢保留一定的私人空间；但当需要与团队中的其他人进行沟通和协作时，他们又会喜欢开放式的空间。所以，同时拥有这两种办公环境是最理想的。

 误区2: 频繁休息会降低工作效率

10月底，快手公司被人曝出在卫生间加装计时器的照片，事件在网上引发热议。不少网友批评，为了员工效率，连带薪如厕也要监视，这种做法实在太夸张。

这种做法虽然极端，但限制员工离岗时间的想法在国内的一些管理者中并不鲜见。几年前，广东还有一些工厂连如厕的总时间和次数都要加以限制。这些企业的管理者的思路很“简单”——在工作中途经常停下来，工作量必然比不上那些在岗位上一待就是几个小时的人。

然而现在已经不是单纯靠压榨员工时间就能提高产出的时代了。在越来越讲究发挥员工积极性，充分挖掘员工创造力和创新精神的当下，省掉休息时间可不是明智之举。根据心理学的研究，定期离开岗位去休息，能够帮助你记忆新的信息，重新调动积极性，改善身心健康，进行更清晰地决策，提高创意和生产力水平。

合理建议：

其实员工的工作量，不是单纯以时间为变量的线性关系，在单位时间内是否保持高度的集中力也会极大地影响工作效率。企业不如堂堂正正地设立员工休息室，邀请员工自行选择时间休息。甚至可以通过视频会议，邀请不同分公司的同事开个“远程茶话会”。这样将有利于员工保持持续的战斗力。

这里我们推荐讲究“劳逸结合”的番茄工作法。即弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种时间管理方法。考虑到人能够集中精神，保持高强度连续工作的生理极限，以25分钟划分为1个“番茄时间”，每个番茄时间完成被细分的某项任务，然后进行短暂的休息（5分钟），并依次循环。如果连续完成了4次循环，则最后一次的休息时间可适当延长为15分钟。番茄工作法可以在单位时间内有效地提高集中力和注意力，使得员工以旺盛的斗志投入到工作中去。

误区3:承担的工作越多,就越能出成果

眼看快下班或者到周末了，如果有哪个员工手头的工作在这之前就能做完，那么管理者很可能倾向于给他们追加更多的工作，让员工手头总有任务“有待完成”。换句话说，“不能闲着”。这种想法也导致管理者形成一种误解，即认为每天最早到公司，最后一个关灯走人，这样的员工是最能出成果的，也是应该优先提拔的人选。

然而事实是反直觉的，要想提高员工的工作效率，最直接、见效最快的方法就是减少工作任务。根据咨询公司Gartner的说法，大多数员工效率最高的时候，其工作负荷大概处于70-80%的水平。如果继续增加工作负荷，反而会导致工作效率下降，白白耗费更多时间精力。

合理建议：

按照80%的负荷水平去规划并管理日常工作，将使得所计划的工作100%地得以执行。在规划阶段给整个计划留出余裕，才能让工作进度按照预定的步骤完成。如果按照120%的负荷水平去规划，不仅永远完不成目标，还会为此空耗更多的精力，员工也会觉得自己没能达成目标，从而积极性受到打击。当然，如果本身是处于成长期的小企业，加班加点的情况很难避免，但不宜过于频繁，而且最好不要对加班这种行为本身进行鼓励或奖励。

 正确地衡量效率

这些误区之所以大行其道，往往是由于管理者对于员工的工作进度无法掌握所导致的恐慌心理在作祟。虽然数字化让企业的管理者可以获得大量的数据，却又让他们陷入了新的“数据陷阱”——由于管理者的精力有限，如果关注所有指标，实际上等于哪个指标都没时间细看，也因此无法发现问题的潜在征兆，也无法采取措施纠正。Gartner公司也指出，更多的KPI指标并不一定等于更好的项目管理。只有能帮助你弄清在具体目标上的进度，这样的KPI才是有用的，否则追踪这种KPI只是浪费时间、精力。

明白了症结所在，我们所要做的就是找到正确的方法来衡量效率。尽管企业关注的项目管理KPI与组织具体的目标相关，但笔者建议，小企业可以重点关注以下4种通用KPI，从而有效地衡量工作进度。

1.投资回报率（ROI）：有助于管理者量化项目的价值，衡量某项投资获得利润的能力

可以用这个项目管理KPI来比较不同类型的项目所能预期的“回报”，从而决定短期和长期应分别将资金投入到哪些项目中。Gartner公司认为，衡量投资回报率的目的在于量化项目价值，并掌握投资活动的盈利能力。

计算方式：

投资回报率（ROI）=（投资收益-投资成本）÷投资成本

注：差旅费用、各部门预算和员工薪酬都可算作投资成本。

2.成本绩效指数（CPI）：显示对项目资金的利用效率

可以用这个项目管理KPI来更好地理解与某个项目相关的实际成本。追踪这一指标，就可以预测项目未来的表现，在不同项目之间更好地分配资金。

计算方式：

成本绩效指数（CPI）=挣值÷实际成本

注：挣值是指实际已经完成的工作量的价值。实际成本是指到一定时间点为止的工作所产生的实际成本。如果计算得到的比值大于1，那么项目能够按照预计的成本如期完成。如果得到的比值小于1，项目最终很可能会超支。

3.进度绩效指数（SPI）：掌握项目执行的进度

可以用这个项目管理KPI了解团队的工作节奏，有助于未来更加准确地规划项目推进的时间表。这一指标让管理者能够知道自己的团队按照特定的速度，能在预定的时间完成多少工作，对于企业竞标尤其有用。

计算方式：

进度绩效指数（SPI）=挣值÷计划价值

注：挣值是指实际已经完成的工作量的价值。计划价值是指截止到某个时间点，计划完成的工作量的价值。如果计算得到的比值大于１，表示项目的实际进度比计划的有所提前；如果比值小于１，则表示项目的进度落后于预期。

4.资源能力：组织可以在项目中投入的人力

管理者常常高估了自己的企业能够调用的人手，而这有可能带来灾难性的后果，导致某个项目不能顺利完成，甚至出现连锁反应。可以使用这个项目管理KPI了解可在项目中投入多少全职员工（FTE）。然后，领导者可以根据项目的优先级分配资源。

计算方式：

资源能力=（人数）×（可用情况）

注：将企业可调用的员工人数乘以可投入到项目中的时间就得出了项目的资源能力。但是需要注意的是，大部分员工能够全力以赴地投入到项目中的时间实际上不会超过当日工作时间的一半。

作者／秦岭

世界经理人媒体原创工作室成员。