采购说：我买了一套天价软件！
有故事.有方法.有工具
这是2019年第33篇原创文章
总185篇原创文章
全文2231字，阅读时间4-7分钟
转发、“在看”、留言...都是鼓励
Credit: Photo by Jimi Filipovski on Unsplash
有一年，一个采购VP考虑上一套采购管理系统，几家供应商都表示有兴趣。其中还有一家是世界500强。
下面是这个采购VP跟这家世界500强销售GM（总经理）关于系统价格的对话：
销售GM：X总，我们的采购管理系统非常成熟，已经在多家国内企业部署并且反响很好！价格确实比国内供应商的要贵些，但是更易用，效率更高。
采购VP：谢谢X总！您把价格介绍一下。
销售GM：好的。这套采购管理系统包含六个模块，分别是“寻源招标”，“合同管理”，“询价报价”，“订单管理”，“交付管理”和“供应商管理”。每个模块单独上一个30万，打包上一个20万，共计120万。
采购VP：这个价格不便宜。还有其他费用吗？
销售GM：除了模块本身的价格，还有实施的费用。单独上一个模块的实施费用是40万，打包上是130万。
采购VP：啊？实施费用超过模块费用了？为什么？
“因为实施过程牵涉到很多工时，考虑贵司是第一次上系统...”销售GM赶紧补充。
“还有其他费用吗？”，采购VP面色凝重起来。
销售GM：还有就是系统的年度许可费用，单独上一个模块一年10万，打包上一年36万。因为我们的报价不含永久使用许可费用。其他可能的费用还包括定制化费用，上门服务的费用（通常我们只提供远程技术支持），另外限制用户数20个，如果超过需要额外购买。对了，还有付款周期是45天......
采购VP：系统打补丁、升级是免费的吗？我们上这套系统还需要新购置任何的软硬件吗？如果需要迁移一些原来的数据到新系统里需要额外收费吗？给用户培训免费吗？......
如果要上一套这样的系统，我们替这位采购VP算笔账：
模块费用120万
实施费用130万
年度订阅费36万
定制化费用XX
上门服务费用XX
增加用户数费用XX
-------------------------
总计：286万 + XX
还有一堆最后问题里提到的各种可能的费用...
注：这个是我亲身经历的真实案例。当然我们最后没有上这套系统。
Credit: Photo by NESA by Makers on Unsplash
对于专业采购来说，我们会从更全面和结构化的角度看总体拥有成本。下面以购买软件为例分析一下总体拥有成本的初始费用，运营费用和退役费用。
这里以现成的客户端软件为例进行分析。定制软件稍有涉及，对云端软件感兴趣的朋友可以留言讨论。
初始费用
软件：支持软件运行环境的成本和用户许可证。
硬件：运行软件的服务器和存储成本以及备份和灾难恢复等其他成本。
实施：设置，配置和测试软件的成本，以便可以在生产中使用。适用于所有软件，但使用定制软件时，配置通常是开发的一部分。还包括设置备份，灾难恢复等内容的成本。
数据迁移：将数据从旧系统移动到新系统的成本，包括数据格式的变化。
运营费用
培训：培训员工使用该软件的成本。适用于所有类型的软件。请注意，除最终用户外，还必须培训服务台和系统管理员。
外部系统接口成本：需要与组织中或者外部系统（比如一些电商平台）接口时产生的费用。
定制：一些公司根据他们的工作方式定制现成的软件。而定制软件升级时，可能存在自定义代码不再起作用的风险。有时，定制甚至可能阻止升级。
软件维护和支持：通常作为年度合同与现成的软件一起出售。为确保获得所有补丁和升级，通常成本约为每年总购买价格的20％至25％。使用定制软件，维护和支持是一项持续成本，并且通常远远高于产品生命周期内的初始构建成本。
补丁：应用安全性和错误修复补丁的成本。
用户许可证：随着公司用户数量的增长，必须购买新的许可证。如果用户数量减少，则合同期内不会退款，直到续签合同重新定义。
培训：来自公司业务增长和员工流动的新用户。
功能增强：适用于定制软件，公司必须向开发人员付费，以便根据需要提供新功能，例如，当业务环境发生变化或新法规生效时。另外文档和项目管理等也可能产生成本。
用户和管理员支持：这是服务台和系统管理员的成本，也可能是一些支持该系统的分析师/开发人员。这里请考虑使用满载的员工成本，并考虑管理它们的成本。
灾难恢复和随时可用性：包括从备份到热故障转移以及定期测试。对于现成的或定制的软件，热故障转移非常昂贵。
数据中心：在数据中心运行软件的成本，如电源，冷却和地板或机架空间。还应包括安全，数据中心维护，数据中心管理等间接成本。如果使用托管数据中心，则运行该软件使用的硬件的每月成本。适用于现成的和定制的软件。
宕机时间：软件不可用时的业务成本。定制软件的测试几乎与云或现成的软件一样，并且可能具有更高的宕机成本。现成的软件比云软件更容易瘫痪，因为云供应商会投资热门故障转移等技术。
折旧：根据财务制度定期折旧的费用。
升级：现成的软件通常在软件的整个生命周期内都有升级。这些项目可能庞大，昂贵，耗时且对业务构成实际风险。
安全：保持应用程序安全的成本，特别是如果应用程序在防火墙外可见的时候。
退役费用
由于软件相对长的生命周期，以及采购相对短的在职时间，软件退役成本常常被忽略。例如：一个软件需要退役了，但是出于合规性原因，它必须可以使用多年。这个在医疗行业，制药行业更为普遍，因为他们都要求相关记录保存10年至20年不等。
数据导出：你对导出的格式有要求吗？这是除了数据导出基本服务之外的成本。
存档系统：希望保留现成的或定制的软件以供参考？你可能需要使其在第三方的数据中心服务器上运行，这是成本。
非活跃许可证：如果需要保留系统上的所有用户许可证以保留审计跟踪，可能需要支付成本。
下一篇聊一下设备类的总体拥有成本。
欢迎留言讨论。
这里有个福利：对“软件总体拥有成本”案例感兴趣的朋友请转发这篇文章到朋友圈并保持24小时（全凭自觉，我一般不会验证），转发后请加我微信（sound2music）并且发给我截图。我将发给你“部署云软件和客户端软件网络解决方案总体拥有成本分析”案例。
版权声明：“KEEP精进”个人公众号的文章均为本人原创。未经本人许可，禁止进行转载、摘编及复制等任何使用。如需转载、引用或者有其它意向，请事先通过本公众号后台等方式申请并获得授权。原创文章中的部分文字、图片源于网络，如有任何问题请联系本公众号。