流程图模板就像一个模子,影响着每个流程设计的水平

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上周,我去湖南为某企业提供流程工作第一阶段咨询辅导。过程中,有一个看似不起眼的小问题再次引起我的思考,那就是有关流程图的画法。

周日,我抽时间快速做了一个补充整理,并把这方面的内容快速完善到《流程图要素及20+常见问题实例》网课课时中。

说明:课程详情请直接点击左下角“阅读原文”。

很多企业不重视流程图模板设计,或者也没有意识到流程图的重要性,而且直接在word或excel中画流程图的企业也不是个别现象。

实际上,流程图可以反映并引导全员做全面且正确的业务流程设计与思考,同时也是业务流程设计的重要质量管控标准框架。否则,如果流程图的要素不完整,就很容易让全员在业务流程设计与管理时“丢三落四”。

  • 比如,不重视接口关系表达,就很容易导致上下游流程之间存在部分空白地带;

  • 比如,不重视管控要素(如时效)的表达,就容易造成大家只关注流程设计不重视流程执行效果;

  • 比如,不重视活动节点的执行方式(系统/邮件/电话/线下),就容易遗漏一些过程节点,只关注线上节点等,无法真实地反映业务现状;

  • 比如,不重视活动节点岗位信息的描述,就容易造成活动节点颗粒度过大,甚至部分活动节点实际上是一个子流程;

  • ......

在流程图画法上,我也总结了20+常见问题实例:

  • 一字型流程,而非二维泳道图;

  • 仅关注线上审批部分,忽略完整业务流程;

  • 按部门及岗位重要度做活动节点排序;

  • 2-6级流程表达混乱,不重视分级分段;

  • 活动节点描述过于宽泛;

  • 活动节点描述太冗余;

  • 错误使用流程符号,不利于理解;

  • 连续时间内由同一岗位完成的活动被拆分为多个动作;

  • 多个类似流程被简单粗暴集成表达;

  • ......

所以,我愈发认为企业要好好做好流程图模板设计,这对全员流程设计思维会造成很大影响,而且这些影响是潜移默化及长期的。

流程图的画法有很多标准,但我认为只有满足本行业及企业特点和业务管理要求的才叫专业。一个好的流程图,一是新人能看懂,二是能传递绝大部分业务管理信息。

流程图的要素至少应该包含哪些方面呢?

  1. 流程名称

  2. 流程图版本

  3. 活动节点

  4. 活动节点之间的逻辑

  5. 关键产出物,如表单等

  6. 部门与岗位

  7. 活动节点的执行方式

  8. 核心管控要素,如时间要求

  9. 关键质量与风险管控点标识

  10. 与上下游流程的接口

  11. 阶段信息(复杂流程图需要划分阶段)

案例1:某电商企业流程图,没有按照一般所谓的标准画法设计模板,而是每一个活动节点都有五个子框组合而成,时效要求+岗位(泳道图中的角色名称只细化到部门)+活动节点名称+执行方式(系统/邮件/电话/手工)+文档(根据需要显示)。

案例2:某知名企业流程图,非常强调上下流程接口表达,“开始”与“结束”图形框必须连接并说明清楚上下游流程名称,包括流程过程中也要表达清楚与其他流程之间的嵌套关系,避免产生部门间的职责及活动空白地带。

有时候,你不重视一些细节,是因为还没认识到这些细节的本质及重要性。

问题征集:你企业的流程图模板是什么样子呢?有哪些好实践心得和困惑?把模板及思考都邮件我 630011134@qq.com,我可以给你提些建议。

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